Время планирования на долгие годы вперед прошло. Если компания хочет оставаться успешной, ей, прежде всего, нужно стать гибкой и адаптироваться к изменениям. Структура бизнес-процессов – один из важнейших пунктов для развития – необходимо анализировать и менять бизнес-процессы в соответствии с текущими задачами и целями. Так компании могут сохранять высокую эффективность и оптимально расходовать имеющиеся ресурсы. С этим поможет методика улучшения бизнес-процессов.
Улучшение бизнес-процессов — эффективный инструмент, который может быть использован в организации на любом уровне. Его могут использовать менеджеры, меняющие несложныйпроцесс внутри своего отдела, руководители, внедряющие новую инициативу для увеличения продуктивности компании в целом.
Такой инструмент помогает держать под контролем ключевые бизнес-процессы и оптимизировать их для достижения наилучших показателей. Разберемся детальнее, почему важно улучшать бизнес-процессы.
Почему важно улучшать бизнес-процессы?
Все компании рано или поздно стараются повысить экономическую эффективность своей деятельности. Но только там, где используется системный и осознанный подход к управлению бизнесом, эти действия приносят результат.
Улучшение бизнес-процессов помогает при минимальных затратах, используя внутренние ресурсы компании, повысить экономическиепоказатели и получить дополнительныепреимущества:
• время сотрудников контролируется и не тратится на лишние действия;
• компания работает на опережение, устраняя проблему, а не следствие;
• клиенты счастливы и доказывают это, приобретая услуги и продукты компании;
• сформирована корпоративная культура, где каждый сотрудник участвует в достижении успехов компании.
Шесть этапов улучшения бизнес-процессов
Качественный менеджмент бизнес-процессов даёт значительные преимущества любой команде или организации.
Здесь очень важно системно подойти к вопросу. Если начать хаотично внедрять методики, вероятно, никаких изменений вы не увидите или всё станет еще хуже. Чтобы улучшение бизнес-процессов прошло легче и эффективнее, эксперты рекомендуют работать по следующей схеме:
1. планирование: выберите бизнес-процесс, который собираетесь усовершенствовать, определитесь с задачами и масштабами изменений, соберите команду;
2. анализ: тщательно изучите бизнес-процесс, который собираетесь усовершенствовать;
3. редизайн: определитесь с тем, какие именно изменения вы собираетесь внести в процесс;
4. привлечение ресурсов: обеспечьте наличие персонала, оборудования и других ресурсов, необходимых для осуществления намеченных изменений;
5. внедрение: внесите необходимые изменения;
6. непрерывное улучшение: регулярно оценивайте эффективность выбранного процесса и при необходимости вносите дополнительные изменения.
Конечно, если вы планируете улучшить довольно простой процесс в вашей компании, то можно пропустить такую тщательную подготовку – будет достаточно спланировать изменения и обозначить метрики (показатель успешности отдельного параметра), по которым вы будете оценивать результат.
Например, вы хотели бы оптимизировать процесс принятия решений в одном из отделов. До этого приходилось беседовать с каждым членом команды, что отнимало много времени и сил. Для улучшения процесса вы можете предложить собираться один раз в неделю на фиксированный период времени и решать все ключевые моменты, выслушивая мнения коллег. В результате предпринятых изменений вы сэкономите время, которое потратите на более продуктивную деятельность. Таким образом, без долгой подготовки и финансовых затрат вы уже улучшили один из процессов.
5 способов улучшения бизнес-процессов:
Шесть сигм (Six Sigma)
Six Sigma, или Концепция «Шести сигм» – это подход к управлению проектами в компании, при котором устраняются все помехи для успешного ведения бизнеса или производства. Появилась концепция Шесть сигм, когда компания Motorolaначала терять много денег из-за постоянного брака на производстве. Тогда инженер Билл Смит придумал целую систему, чтобы свести число этих дефектов к минимальной математической погрешности.
Основные принципы концепции: искренний интерес к клиенту и удовлетворение его потребностей, управление на основе данных и фактов, командная работа и вовлечение персонала.
При внедрении шести сигм используется два алгоритма:
1. DMAIC (Определить –Измерить–Проанализировать–Улучшить –Контролировать): применяется, если компания улучшает бизнес-процессы, что включает: снижение стоимости, увеличение качества, результативности и эффективности;
2. DMADV (Определить–Измерить–Проанализировать–Спроектировать–Проверить) – применяется, если компания создает что-то новое, например, новый продукт.
Всеобщее управление качеством (TotalQuality Management, TQM)
Total Quality Management, TQM, или Всеобщее управление качеством — это метод управления, основанный на предоставлении качественных с точки зрения заказчика услуг. Главная идея TQM состоит в том, что компания должна работать не только над качеством продукции, но и над качеством работы в целом, включая работу персонала. Постоянное параллельное усовершенствование этих трех составляющих – качества продукции, качества организации процессов и уровня квалификации персонала – позволяет достичь более быстрого и эффективного развития организации.
Качество определяется такими категориями, как степень реализации требований потребителей, рост финансовых показателей и повышение удовлетворенности работников организации своей работой.
Бенчмаркинг
В основе этой схемы лежит сравнение бизнес-процессов внутри организации с регламентами аналогичных действий в компаниях, добившихся лучших результатов.
В ходе анализа специалисты выясняют, что негативно влияет на работу компании. Исправление этих ошибок помогает улучшить качество товаров или услуг, повысить финансовые показатели. Это довольно простой и дешевый способ улучшить бизнес-процессы, хотя иногда сложные задачи можно решить простыми и очевидными путями.
Бенчмаркинг позволяет достичь снижения затрат и длительности цикла процесса, а уровень ошибок снижается на 20-50%. Но при этом всегда есть вероятность скопировать только внешнюю оболочку успешных процессов, не разобравшись глубоко в их сути, что приведёт к неверным решениям. Например, многие компании пытаются скопировать бизнес модель Tinkoff банка, но как утверждает сам Олег Тиньков, это невозможно, так как основной секрет успеха – менеджеры, которые полностью занимаются управлением бизнес процессами. В то время, как Олег Тиньковзанимается только долгосрочным планированием и стратегическим развитием «экосистемы».
Реинжиниринг процессов бизнес-процессов (BPR)
Методика менеджмента бизнес-процессов, улучшающая бизнес-процессы внутри одной компании и между разными организациями.
Это очень сложный и затратный метод. Его используют либо компании, находящиеся на грани банкротства, либо компании-лидеры, чувствующие потребность оставаться на первом месте и расти быстрее конкурентов.
Сначала схема каждого процесса создается в идеальном варианте, а затем ее оттачивают с учетом конкретных обстоятельств, финансирования и других ресурсов. Цель команды – приблизить реальность к идеалу настолько, насколько окажется возможно. Затем все процессы согласуются между собой, создаётся или обновляется корпоративная стратегия, определяются и контролируются критерии эффективности.
Роботизированная автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация – это передача программным роботам части рутинных и монотонных задач, выполняемых по алгоритму.
Автоматизация помогает минимизировать ошибки при выполнении задач, при этом освобождая время сотрудников для стратегически значимых задач. Кроме того, автоматизация создаёт и поддерживает одинаково высокий уровень сервиса.
Часто сотрудникам не объясняют шаги выполнения и ожидаемый результат, например, в каком формате сделать отчёт или как будет удобно получить контакты клиентов. Поэтому результат часто разочаровывает. С автоматизированным решением таких проблем не будет — результат всегда гарантирован и предсказуем.
Хорошим примером автоматизации процессов внутри компании может быть работа с контрагентами и клиентами, обработка заказов, ответы на электронные письма, выставление счетов и другое.
