Исполнение требований по ведению трудовых книжек контролируется согласно Правилами хранения трудовых документов (от ноября 2015 года).
Для предпринимателя очень важно знать, как правильно прописывать изменения и корректировки в трудовых книжках своих сотрудников.
Вышеназванные правила чётко определяют этапы внесения правок в трудовые документы.
То есть:
- Если в содержании трудовой книжки выявлена ошибка, то над корректировкой неправильной информации должен работать непосредственно предприниматель, который ранее эту самую информацию вносил:
- если же работодатель (физическое или юридическое лицо) уже не является действующим исполнителем в организации, то вместо него ошибку исправляет его правопреемник;
- если изменению подлежат следующие данные:
- ФИО
- дата рождения
то правки вписываются работодателем согласно тем документам, которые подтверждают личность сотрудника (например, удостоверение личности или паспорт). Изменение фамилии может подтвердить наличие свидетельства о браке или напротив, документ о его расторжении.
Данные правки отмечаются на титульном листе документа. Некорректная информация перечёркивается одной линией, рядом прописываются верные данные. Ссылки на использованные документу указываются на внутреннем форзаце книжки, подтверждаются подписью предпринимателя или иного уполномоченного лица вместе с печатью (если у предприятия она имеется);
Далее процесс выглядит так:
Указывается порядковый номер, дата изменения данных и отмечается какая именно запись неправильная (графа 3), в 4 графе, в категории «Сведения о работе», также прописывается порядковый номер, дата и номер распоряжение работодателя, где и была указана ошибка.
Если происходит процесс нелегитимного расторжения трудового договора, то при устройстве на другое место работы, в трудовой книжке отмечается «Восстановление на прежней должности». Причину расторжения трудового договора также можно корректировать (прописывается новая причина в графе: «Прекращение трудового договора»). Эти данные обычно указываются в 4 категории раздела «Сведения о работе».
Изменения о трудовой деятельности работника должны вноситься согласно документам по трудовой деятельности (согласно Трудовому Кодекса Республики Казахстан; статья 35).
Запрещается зачеркивать неверную информацию в таких разделах трудовой книжки, как: Сведения о работе/поощрениях.
Изменения в трудовую книжку также вносятся в случае изменения названия предприятия с указанием нового наименования (включая дату официальной перерегистрации).
Следует помнить, что изменять информацию в трудовых книжках сотрудников нужно лишь в случае реального несоответствия информации, правки обычно прописываются на двух языках (казахский, русский).