Как показывает мой опыт, использование горячих клавиш Excel позволяет ускорить работу в несколько раз, поэтому стоит к ним привыкать и постепенно расширять свой арсенал.
Горячих клавиш в Excel очень много и вот лишь небольшой перечень тех, которые сильно облегчают мне мою работу.
Перемещение табличного курсора
Работа с электронной таблицей всегда связана с перемещением табличного курсора.
Да, можно просто ткнуть мышью в нужную ячейку или переместить табличный курсор с помощью клавиш управления курсором, то есть воспользоваться стрелками влево, вправо, вверх или вниз.
Это помогает при работе с небольшим диапазоном значений. Если же таблица большая или нужно быстро перейти в ее начало или конец, то добавляем к стрелкам клавишу Ctrl.
Это позволит быстро перейти в крайнюю ячейку диапазона в выбранном направлении. То есть Ctrl+⬆ переместить табличный курсор в первую строку диапазона, а Ctrl+⬇, соответственно, в последнюю. Тоже самое касается и стрелок вправо и влево.
Но именно так будут работать сочетания лишь при работе в неразрывном диапазоне значений. Если в таблице есть пустые ячейки, то перемещение курсора будет происходить лишь до разрыва (до первой пустой ячейки). Это также можно и нужно использовать.
Например, на одном листе есть несколько таблиц. Быстро перейти от одной к другой можно как раз с помощью сочетания клавиши Ctrl с одной из стрелок. Первое нажатие перемещает курсор к крайней ячейке диапазона, а повторное переводит курсор в следующий диапазон.
Так если по каким-то причинам диапазон со значениями находится где-то внизу листа, то намного быстрее перейти к нему с помощью комбинации клавиш Ctrl+⬇, нежели проматывать лист с помощью полосы прокрутки.
Ну а если нужно быстро перейти в ячейку А1, то нажимаем Ctrl+Home и табличный курсор из любой ячейки переместится в начало листа.
Выделение ячеек и диапазонов
Перед применением форматирования или в процессе создания формул всегда приходится выделять диапазоны ячеек. Здесь также большинство пользователей используют мышь, но часто намного эффективнее применять горячие клавиши.
При выделении смежных ячеек достаточно нажать Shift и стрелку с нужным направлением. Если же нужно выделить весь диапазон ячеек в каком-то направлении, то добавляем к сочетанию Ctrl. Выделение происходит до конца неразрывного диапазона.
Если же в диапазоне есть пустая ячейка, то выделение будет происходить до нее.
Ну а чтобы быстро выделить весь неразрывный диапазон значений достаточно с помощью мыши установить табличный курсор в любую из его ячеек и нажать сочетание Ctrl+A. Повторное нажатие этого сочетания выделит все ячейки листа.
Кстати, это сочетание может существенно облегчить задачу при выделении объектов на листе. Например, у нас на листе кроме таблицы есть диаграммы и нужно их удалить.
Обычно в таких случаях объекты либо удаляются поочередно, либо поочередно выделяются с помощью удерживаемой клавиши Shift, а затем удаляются. Намного проще выбрать один из объектов, а затем нажать Ctrl+A. Все объекты на листе будут выделены и можно будет их удалить или применить к ним какое-то общее форматирование, например, изменить ширину, чтобы у всех диаграмм она была одинаковой.
Ну и может возникнуть необходимость выделить всю строку или столбец листа целиком, вне зависимости от того есть в них значения или нет. Для этого достаточно, чтобы табличный курсор был установлен в любую ячейку строки или столбца. Для выделения всей строки листа нажимаем сочетание клавиш Shift+Пробел, а для выделения всего столбца используем сочетание Ctrl+Пробел.
Добавление/удаление строк и столбцов
Очень часто приходится расширять таблицу или диапазон с данными, вставляя новые строки или столбцы. Сделать это можно и мышью - щелкаем на заголовке строки или столбца для выделения и затем из контекстного меню выбираем соответствующий пункт - Вставить.
Новая строка будет вставлена выше той, которая была выделена, а столбец левее того, который был изначально выбран.
Аналогичные действия можно сделать без мыши и часто так даже быстрее. Табличный курсор устанавливаем в строку, над которой нужно вставить новую строку и нажимаем Shift+Пробел для ее выделения. Далее вставляем строку с помощью сочетания Ctrl и клавиши "+". При этом плюс удобнее нажимать на дополнительной клавиатуре, если вы работаете на настольном компьютере.
Если вы работаете на ноутбуке и дополнительной клавиатуры нет, то нужно будет нажать на сочетание Ctrl+Shift+=, так как сочетание Shift+= даст в итоге знак «плюс».
Со столбцом точно также - выделяем с помощью Ctrl+Пробел столбец, левее которого нужно вставить новый и нажимаем тоже сочетание клавиш - Ctrl+ +.
Для удаления строк и столбцов снова действуем в два этапа - выделяем строку или столбец, которые нужно удалить с помощью соответствующих сочетаний клавиш, а затем нажимаем Ctrl+ -.
Если же строки или столбцы нужно скрыть, то используем сочетания Ctrl+0 для скрытия столбцов и Ctrl+9 для скрытия строк.
Копирование данных
Заполнение табличных данных - операция рутинная и отнимающая много времени. Зачастую нужно вставлять данные, которые уже были введены выше. Если значение находится в ячейке в текстовом формате, при вводе данных в новую ячейку срабатывает автозаполнение.
Однако зачастую нужно копировать не только значение, но и его форматирование. Да и в случае с числовыми значениями автозаполнение не работает.
И вот тут крайне полезным будет сочетание Ctrl+D. Оно позволит полностью скопировать значение из ячейки сверху, включая и формат ячейки, и формулу, если она была в ячейку подставлена.
Можно предварительно выделить ячейки или даже целую строку таблицы, чтобы с помощью Ctrl+D создать копию.
Аналогично можно копировать данные из столбца, который находится левее. Для этого используется сочетание Ctrl+R.
Таблица, фильтры, сортировка
При работе с данными в Excel в большинстве случаев я предпочитаю использовать умные таблицы.
Быстро преобразовать неразрывный диапазон значений в умную таблицу можно с помощью сочетания клавиш Ctrl+T. То есть просто устанавливаем табличный курсор в любую ячейку неразрывного диапазона и нажимаем Ctrl+T на клавиатуре.
Умные таблицы автоматически формируют заголовки столбцов и у нас появляется возможность фильтровать и сортировать данные.
Если по каким-то причинам диапазон нельзя преобразовать в умную таблицу, а фильтры нужны, то используем сочетание Ctrl+Shift+L. Оно позволяет включить фильтры у первой строки неразрывного диапазона значений, которая по умолчанию принимается за строку заголовков.
Фильтры применяются также, как и в умных таблицах. Убрать их можно повторным нажатием сочетания Ctrl+Shift+L.
Форматирование
Я довольно часто использую числовой формат в своей работе и для вызова окна Формат ячеек очень удобно использовать сочетание клавиш Ctrl+1.
И еще одна замечательная функциональная клавиша F4 позволит значительно сократить время при работе с простыми диапазонами значений. Она позволяет повторить последнее действие, которое вы сделали в Excel.
Например, нужно вручную пройти список и пометить какие-то данные цветом. Применяем формат к первой ячейке, а затем просто выбираем следующую ячейку или целый диапазон и нажимаем F4.
Ну или вы объединяете ячейки для создания какого-то бланка. Выбрали и объединили первую группу ячеек, а затем выбираете следующие и просто нажимаете F4.
Область применения этой клавиши крайне обширна и я уверен, вы приспособите ее под решение ваших задач.
Автосумма и итоги
Подведение итогов - одна из наиболее частых операций при работе с данными в Эксель. И для этих целей стоит использовать сочетание Alt+=, которое активирует автосуммирование.
Устанавливаем табличный курсор в ячейку под столбом со значениями и нажимаем Alt+=. Автоматически создается формула с функцией СУММ и в нее подставляется неразрывный диапазон значений из ячеек, находятся выше.
Можно предварительно выделить всю строку ниже таблицы и при нажатии Alt+= будет вставлена строка с итогами.
Аналогично автосумма работает и со столбцами - подсчитывается сумма всех значений слева от ячейки с автосуммой.
Мгновенное заполнение
Еще одна замечательная возможность Excel - мгновенное заполнение. Если вы пользуетесь мгновенным заполнением, то не забывайте про сочетание Ctrl+E.
Например, есть список с полными именами людей (1), а нужно создать список с фамилиями и инициалами. В первую ячейку столбца рядом вводим шаблонный текст (2), а затем нажимаем Ctrl+E для вставки данных по шаблону (3).
Таким образом можно быстро привести данные к нужному вам виду.
Интерфейс
Ну и несколько лайхаков по использованию интерфейса Excel.
Часто мы располагаем данные на отдельных листах и быстро переключаться между ними можно не только с помощью соответствующих ярлычков, но и с помощью сочетаний Ctrl+PageUp и Ctrl + PageDown.
Если листов очень много, то перейти к последнему или первому можно удерживая Ctrl и щелкнув на соответствующей стрелке в нижней части окна программы.
Если же данные находятся в отдельных книгах, то быстро переключиться между открытыми документами можно с помощью сочетания Ctrl+F6.
Ну и при работе с большими документами всегда хочется расширить рабочую область по-максимуму. Сочетание клавиш Ctrl+F1 позволит быстро скрыть и затем отобразить ленту с инструментами.
Также можно воспользоваться мышью и удерживая нажатой клавишу Ctrl с помощью колёсика изменить масштаб документа, чтобы отобразить все нужные данные на экране.
Итак, это была небольшая подборка горячих клавиш и приемов, которые я используют в своей работе.
Ну а какие горячие клавиши в Excel используете вы?
Буду рад если поделитесь в комментариях.
Ссылки на мои ресурсы по Excel