Деловое письмо – это основополагающая часть деловой переписки. Письмо является кратким документом, несущим в себе информацию коммерческого характера и затрагивающим один или несколько вопросов.
Виды деловых писем
- Информационные письма.
Их пишут, чтобы проинформировать, сообщить о предстоящем событии: о начале распродажи, о скидках и акциях, о доставке товара. Вид делового письма, который не предполагает ответа.
У информационных писем несколько подвидов:
- Письмо-извещение. Иначе письмо-уведомление. Его составляют, когда у компании произошли какие-то изменения: смена тарифов, цен, банковских реквизитов, условий отгрузки. Часто такое письмо используют для массовой рассылки всем контрагентам.
- Письмо-напоминание. В нем вы предупреждаете адресата о наступлении определенного момента: срока выполнения обязательств по оплате, срока окончания действия договора, срока, в течение которого можно воспользоваться скидкой или потратить бонус.
2. Коммерческое предложение.
Компания предлагает свои товары или услуги другой компании или лицу на определенных условиях, выступает инициатором будущего сотрудничества. Коммерческие предложения отправляют, чтобы расширить клиентскую базу, найти новых партнеров, заинтересовать и вызвать желание работать с вашей компанией.
В коммерческом предложении может содержаться таблица с расчетами и тарифами, или оферта – готовый счет на оплату, который включает в себя наименование услуги или товара, цену, срок поставки.
Коммерческие предложения отправляют конкретному адресату в продолжение телефонного разговора или встречи (пост-письма), или делают «холодную» массовую рассылку.
Узнайте обо всех видах деловых писем в статье на сайте журнала «Генеральный Директор». Там же сможете скачать примеры писем, чтобы использовать их в работе.