Если вы открыли ИП и наняли сотрудников, у вас появляются новые обязанности по оформлению кадровых документов. Их перечень во многом аналогичен списку кадровых документов организаций.
Что понадобится:
1. Правила внутреннего трудового распорядка. Здесь прописываются правила приёма на работу, перевода и увольнения. Нужно указать:
- режим работы,
- порядок и условия отпусков,
- время для отдыха и питания,
- меры поощрений,
- дисциплинарные взыскания и иные важные вопросы.
Копию правил нужно разместить на информационном стенде, на сайте и в других местах, доступных для всех работников.
2. Положение о работе с персональными данными сотрудников. Нужно определить:
- какие данные работников относятся к персональным (ФИО, дата рождения, пол, адрес, семейное положение);
- правила обработки;
- правила хранения и использования.
Также нужно указать, у кого из сотрудников будет доступ к персональным данным.
3. Штатное расписание. Это список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные). Нужно указать количество штатных единиц, размеры окладов, тарифные ставки.
4. Трудовые договоры. Заключаются с каждым из сотрудников. Нужно прописать:
- место работы;
- дату начала;
- функции работника;
- условия оплаты труда и прочие обязательные условия (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Обратите внимание, что трудовой договор заключается в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. Если условия договора меняются, нужно оформить дополнительное соглашение.
5. Трудовые книжки. Если сотрудник устраивается на работу впервые на него заводится электронная трудовая книжка. Такой порядок действует с 2021 года. Если у сотрудника уже есть трудовой стаж, и он не отказался от бумажной книжки, в ней нужно сделать запись, зарегистрировать в журнале и хранить до увольнения.
6. Инструкции по охране труда. Здесь прописываются правила техники. Они разрабатываются исходя из должности или вида выполняемой сотрудником работы. Если в штате более 50 человек, потребуется ввести должность специалиста по охране труда. Им может быть сам ИП, штатный сотрудник или сторонний специалист, оказывающий услуги по договору. Если деятельность связана с производством, а сотрудников больше 50, потребуется создать службу охраны труда.
7. Табель учёта рабочего времени. Здесь учитываются отработанные часы и дни, по каждому сотруднику проставляется количество явок и неявок на работу.
8. График отпусков. В этот документ заносятся все даты основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. График отпусков нужно составить с учётом пожеланий работников, но таким образом, чтобы это не сказалось на функционировании компании.
9. Приказы по кадрам. К ним относятся:
- о приёме сотрудника на работу (с 2022 года не является обязательным и выпускается на усмотрение руководителя);
- о переводе;
- о предоставлении отпуска;
- о направлении в командировку;
- об увольнении.
10. Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ). Даже если в штате ИП один сотрудник, он обязан проводить спецоценку минимум раз в 5 лет. Оценке подлежат рабочие места сотрудниками, работающими по трудовым договорам (за исключением удалёнщиков). По результатам СОУТ присваиваются классы и подклассы условий труда.
11. Журналы учёта и регистрации кадровых документов. Здесь регистрируются несчастные случаи на производстве, данные о том, что сотрудники ознакомились с локальными актами, прошли инструктаж и обязательные медосмотры.
По желанию ИП может вести должностные инструкции, графики работы, положение о командировках, аттестации, ненормированном рабочем дне, коммерческой тайне, если данные подробности не прописаны в трудовом договоре.
С какими вопросами при открытии своего дела вам приходилось сталкиваться? Делитесь в комментариях.
Читайте также: что проверят у ИП при первой налоговой проверке.