Бывают ситуации, когда требуются документы, подтверждающие закупку товара, а их у организации нет.
Чаще всего такие ситуации происходят с организациями и ИП на УСН 6% или патенте.
Для чего могут потребоваться закупочные документы субъектам, которым они не нужны для целей налоговой отчётности?
✔️Их может затребовать таможенная служба, проверяющая не торгуете ли Вы нелегально ввезенным оборудованием,
✔️Их может затребовать налоговая инспекция, проверяющая продаёт ли организация реальные товары или вся её деятельность существует только на бумаге в целях, например, обналичивания денежных средств,
✔️В иных хозяйственных спорах, возникших, например, с покупателями товаров.
Здесь мы хотим напомнить, что законодательство РФ не запрещает организациям покупать оборудование и товары у физических лиц.
Более того, для таких операций существует вполне легитимная форма первичного документа - закупочный акт.
По форме Госкомстата закупочный акт (форма ОП-5) существует и обязателен к применению для компаний, оказывающих услуги общественного питания и покупающих с/х продукты у населения.
Для всех остальных ситуаций приобретения товаров у физлиц может применяться форма закупочного акта, разработанная самой компанией.
Возможность использования закупочного акта при покупке товаров у физических лиц подтверждал в свое время даже Минфин РФ в Письме от 04.08.2014 № 03-04-06/38361, указывая лишь на то, что документ в обязательном порядке должен содержать паспортные данные и адрес места жительства физического лица-продавца.
Таким образом, если появление у Вас того или иного товара вызывает чьи-либо вопросы, то вполне может оказаться, что Ваша компания купила этот товар у физического лица (скажем, на сайте Авито) и вы оформили с ним эту операцию закупочным актом😊
Закупочный акт - документ не новый и успешно используемый для подтверждения расходов как компаниями на УСН 6% и патентне, так и теми, кто применяет УСН 15% и ОСНО.
Однако, как и в любом деле, при оформлении покупок закупочными актами важно сохранять адекватность общей картины и не переусердствовать.
Переусердствовать - это значит наоформлять закупочных актов на неадекватные суммы со всеми своими друзьями и родственниками, пытаясь убедить всех, что на своих дачных участках они могли вырастить 5-6 тонн петрушки и укропа, которые впоследствии реализовали Вашей компании (именно в этом безуспешно всех пыталась уверить дама-предприниматель в деле АА04-7214/2021).
В случае, если сумма закупок, подтверждаемая закупочными актами, будет внушительная, то, помимо адекватности объёмов закупленного, при проверке этих операций налоговые органы исследуют также следующее:
▪️соответствие паспортных данных физлица сведениям, имеющимся у налоговых органов,
▪️наличие в акте подписи продавца,
▪️экзотичность приобретенных товаров и возможность наличия их у указанных в акте физических лиц,
▪️удаленность места жительства физлица от места нахождения организации или ИП (в случае, если не будет документов, подтверждающих доставку товара от продавца покупателю).
Ну, и, конечно же, не стоит забывать о том, что физических лиц, указанных в закупочных актах в качестве продавцов, инспекторы обязательно попытаются пригласить на допрос.
В этой ситуации лучшим вариантом будет, если физическое лицо сможет явиться по вызову и подтвердить сделку.
В остальном, механизм использования закупочного акта для подтверждения расходов вполне рабочий и полезный - советуем взять на вооружение.
