Внутренняя База знаний - это офигительный инструмент! Иначе даже нельзя сказать!
Не представляете, сколько всяких неловких моментов можно решить, внедряя подобную историю! А как это мотивирует к развитию!
Но компании не очень хотят вписываться в это, так как не понимают, кто будет ответственным, кто будет дополнять и так далее. Предлагаем разобраться в этом вопросе.
---------
Если ищите для себя источник сервисного вдохновения, то подписывайтесь на наш телеграм-канал "Сервисные истории". Два раза в неделю публикуем настоящие кейсы, добавляем конкретные рекомендации.
---------
Важное дополнение про Базу знаний
Данный инструмент - это народное достояние!
Самая большая ошибка, которая совершается - это простое потребление, при котором не возникает ценности. Именно поэтому мы и решились написать данную статью, чтобы Вы использовали Базу знаний как инструмент для внутренней корпоративной культуры.
Что надо делать?
Объяснить, какие материалы нужны
Начать нужно с того, чтобы понятно рассказать какие материалы нужны , что можно добавлять, присылать, в каком формате и так далее.
Как это обычно бывает - запускается База знаний, сотрудники начинают присылать какие-то ссылки и файлы.... А руководство: "Это не надо", "Не тот формат" и так далее. Раз так сказали, два сказали, никакой конкретики - сотрудники перестают действовать и активно учавствовать.
Поэтому , сразу, "на берегу" сообщите нужные темы, в каком виде информация должна быть предоставлена.
Надёжный канал коммуникации для отправки
Следующим этапом Вам надо наладить поступление предложений. Часто начинается путаница - кто-то отправил на почту, кто-то в мессенджер, что-то потерялось...
Сейчас есть куча инструментов, которые позволяют существенно повысить комфорт и эффективность, например, Яндекс форма! Все крайне просто - есть установленные пункты, обязательные поля, вся информация не потеряется. Это может быть и корпоративная почта, только какая-то конкретная.
Что-то из Базы разбирать на планерках или общих собраниях
Как повысить интерес со стороны сотрудников? Правильно - эффективный маркетинг!
Вы можете вести дайджест Базы знаний: что появилось, что особо рекомендуете. Можете ввести такую рубрику, как "Материал недели", что также привлечет интерес.
А самое лучшее - взять какую-то статью, разобрать её, перенести на текущую деятельность. И вот тогда сотрудники оценят прикладную ценность корпоративной Базы.
Поощряйте самых полезных
Никогда не премируйте тех, кто просто больше всех прислал. Ну сами подумайте: вот Вы запустили Базу знаний, кто-то пошел в поисковую систему, насобирал ссылок и прислал.
А потом начинаются конфликты, типа "то на самом деле первым прислал".. Оно действительно Вам надо? Фокус на количестве или качестве?
Пускай сотрудники тщательно продумывают, что хотят прислать и зачем. А самые клевые материалы можно поощрить (даже специальным значком).
Общественный аудит
Мало только добавлять материалы, нужно правильно "раскладывать по полочкам". И вот тут снова персонал придет на помощь!
Так как они постоянно пользуются этим инструментом, то будут конкретные рекомендации: добавить какой-то раздел, новые теги и так далее.
А также могут быть предложение по тому, какие статьи или ссылки можно удалить, так как потеряли актуальность.
Тут очень важно на практике поддержать такие инициативы, постоянно вносить изменения (читайте - вносить свежие элементы).
Итог
Базой знаний должны заниматься все! Вот тогда инструмент "заиграет новыми красками", будет реально жить, не потеряет со временем актуальность.