Один из основных инструментов, который позволяет увеличивать эффективность работы руководителей это применение в работе правил тайм-менеджмента. Само по себе понятие сводится к методике управления временем, как личным, так и рабочим.
Существуют множество методов самоорганизации труда, в данной статье приведем основные техники:
1. Анализ затрат времени;
Многие сталкиваются с тем, что весь день они выполняют множество задач и в конце рабочего дня остается очередной накопившийся багаж. Ненароком начинаешь задумываться: «Куда же было потрачено время?». В связи с этим руководителю для начала организации рабочего времени необходимо проанализировать какие задачи выполнялись в течение дня, начиная с крупных и заканчивая незначительными «перекурами» или отвлечением на социальные сети. А также, сколько времени было затрачено на выполнение каждой из них.
Для выполнения данного этапа существует понятие «хронометраж». В текущих реалиях имеются множества инструментов для фиксации времени, начиная с онлайн сервисов, приложений, таблиц Excel и заканчивая ручкой и бумагой. Как только у вас появится полная картина дел Вы сможете понять, например, какие задачи потребовали больше времени, чем вы планировали первоначально или как часто вы отлучаетесь, чтобы выпить чаю или переговорить с коллегами.
Рекомендуется выполнять данную технику в течение 2-3 недель, только тогда появятся статистические данные, которые вы сможете использовать на следующих этапах.
2. Планирование времени;
После того как мы собрали необходимую информацию о задачах, с целью избегания срыва сроков, необходимо их распланировать на день, неделю, месяц и т.д. в зависимости от специфики задачи. Планирование включает в себя:
- Установка сроков – у каждой задачи должны быть установлены конкретные даты исполнения. Также рекомендуется подстраивать задачи под свои биологические ритмы. Например, если вы жаворонок, вы будете продуктивны в первую половину дня – планируйте наиболее важные и «неприятные» задачи до обеда.
- Если задача слишком большая рекомендуется ее разбить на несколько частей, тем самым вам не придется весь день потратить на 1 дело: основную задачу вы сделать в течение дня не успеете, но получится выполнить ее часть, при этом останется время на другие менее важные задачи – общий объем при этом сократится.
- Планируйте только 80% рабочего времени – данный шаг необходим на случай возникновения непредвиденных и критичных ситуаций.
- Время, когда составлять план на определенный период: с утра или с вечера зависит от типа задач и типа команды, например, для удаленных команд рекомендуется ставить задачи с вечера.
- Запланируйте обязательные перерывы между задачами. Рекомендуется каждые 40-50 минут делать перерыв в 5 минут, для перерывов каждые 1,5 часа – 10 минут.
3. Расстановка приоритетов;
Перед выполнением запланированных задач их необходимо отсортировать по приоритетам. Наибольшее время руководитель должен отдавать важным и не срочным задачам. Рекомендуем дополнительно ознакомиться с Матрицей Эйзенхауэра.
Если в вашем списке имеются однотипные задачи, то их рекомендуется объединить и выполнять друг за другом, ведь переключение с одной разнотипной задачи на другую требует больше времени на включение в процессы. Таким образом, вы сэкономите время.
4. Делегирование задач;
Еще одной важной техникой является делегирование. Рекомендуется делегировать только срочные и неважные задачи, обычно именно они отнимают большое количество времени. Не забудьте в процессе установить сроки, стандарты качества и критерии оценки.
5. Контроль;
Конечно, хорошо составленный план и умелое распределение задач позволяют беспрепятственно достигать все поставленные цели, но даже они требуют контроля. К сожалению, мы никуда не денемся от внешних факторов, которые невозможно отследить и которые могут внести корректировки в наш план. В связи с этим необходимо постоянно следить за тем, чтобы не сходить с поставленного курса и вовремя его видоизменять, подстраиваясь под окружение.
Один из распространённых видов контроля, которым вы можете воспользоваться – это установка контрольных точек. При их наличии вы можете отслеживать качество выполненной работы и при необходимости вносить правки в намеченный план.
Завершающим пунктом тайм-менеджмента является итоговый анализ в конце дня, который включает в себя сверку по объему и качеству выполненных задач. Выводы придут сами собой. Совершенствуйте данный процесс, и тогда продуктивность увеличится в разы.
Статья оказалась полезной? Не забудь поставить лайк и подписаться - здесь много интересного. Спасибо!
#руководитель #тайм-менеджмент #менеджмент #Эйзенхауэр #управление #знания #опыт #делегирование #планирование