На рынке существует много предложений по описанию/оптимизации бизнес-процессов.
Мы решили ответить на вопрос - что является хорошим результатом работы специалиста по описанию/оптимизации бизнес-процессов. Для удобства будем называть его аналитик бизнес-процессов - АБП.
Для начала - зачем компании АБП?
Ранее мы уже говорили об аналитиках и их различии
Если кратко, то коренных причин всего две. АБП нанимают, чтобы получить:
- описанные документы: регламенты/инструкции/чек-листы
- оптимизированные процессы, сюда же я отношу аналитику по узким местам, расчет статистики т.к. они служат опять же для оптимизации и т.д.
Давайте разберем эти 2 пункта:
1. Описанные документы - как измерить хорошо или плохо они сделаны?
Ведь если перед нами лежит красивый документ с логотипом компании - это не значит, что он правильный.
! Критерии правильного документа:
- он написан на языке пользователя. У нас был проект, в котором мы переводили инструкцию для уборщиков на таджикский язык, потому что они не читали по-русски.
- при создании документа пользователя спросили "как ему будет удобнее/быстрее/проще", а руководителя спросили "как вы хотите контролировать результат этого процесса"
Итак, критерий хорошего документа - понятность для пользователя и прозрачность точек контроля по нему.
Что нужно сделать, чтобы составить такой документ? Например, регламент по закупке товара:
- пообщаться с исполнителями процесса - закупщиками - 1 день
- составить модель процесса со слов закупщиков - 1 день
- согласовать с закупщиками модель процесса - 3 дня
- составить документ с учетом модели, добавить в него конкретику - сроки, каналы связи, шаблоны заполняемых документов, модель процесса - 1 день
- согласовать документ с закупщиками и руководителем отдела закупок - 5 дней
Получается, чтобы составить документ, который понятен исполнителями и принят ими для работы - нужно минимум 10 рабочих дней.
Здесь кроется ответ на самый частый вопрос наших клиентов - почему работа с процессами это так долго?
Потому, что в процессах участвуют люди. И если эти люди не включены в создание регламента - при внедрении они будут его саботировать. Таков наш печальный опыт. Любому человеку очень просто визуализировать этот момент - к вам приходит начальник и говорит, вот документ - теперь ты работаешь так. А вам не удобно так работать, более того - не понятно, почему нужно делать именно так, а не как вы делали раньше.
У нас было 2 клиента, которые купили готовые документы у одной известной в их сфере консалтинговой компании и затем пришли к нам описывать процессы с 0. Потому что все процессы индивидуальны.
Итак, критерий хорошего результата - проработанные со всеми участниками документы. И, как признак, сроки от 10ти дней на 1 процесс. Документ не может быть создан за несколько дней.
2. Как получить Оптимизированные процессы?
Процессы считаются оптимизированными, когда показатели процесса (результативность, производительность, эффективность или качество) улучшились.
Для этого нужно сделать 6 стандартных шагов:
- зафиксировать исходный процесс вместе с проблемами и узкими местами(модели as is),
2. измерить текущие показатели процесса
3. решить выявленные узкие места,
4. зафиксировать целевое состояние процесса в документе(регламент to be),
5. согласовать целевой процесс с исполнителями и его исполнения.
6. замера показателей уже оптимизированного процесса
Получается, что процесс, оптимизированный на бумаге - это не оптимизированный процесс. Поскольку без исполнения мы не можем узнать все подводные камни нового процесса и уж тем более измерить, насколько улучшились показатели процесса.
Оптимизированный процесс должны принять сотрудники, начать по нему работать, не саботируя.
Вывод:
- Процесс нельзя описать супер-быстро. Если вам говорят, что опишут процесс за 1 день - вы не сможете пользоваться таким документом. Нужно согласование. Создать и согласовать документ за 1 день невозможно.
- Оптимизировать процесс без внедрения и тестового периода нельзя - просто невозможно замерить показатели нового процесса, если сотрудники еще не начали работать по нему.
Хорошая работа требует погружения ваших сотрудников в написание документов, времени на внедрение, замер показателей.
Только после этого можно сказать, что процессы оптимизированы и документы действительно помогают сотрудникам меньше ошибаться.
Статья была полезна? Ставь палец вверх и подписывайся на канал.
Читай также: