Привет! Меня зовут Лиза Корчагина, и я старшая продуктовая дизайнерка ВКонтакте 📚
Я рисую макеты и передаю их в разработку. А ещё решаю много других задач: выявляю проблемы и обсуждаю их с продакт-менеджерами, ищу решения, формулирую гипотезы и тестирую их в UX-исследованиях, сопровождаю разработку, провожу дизайн-ревью.
Чтобы сохранять спокойствие, я научилась превращать информационный хаос в порядок. Расскажу, как мне это удалось.
Проблема: много общения, мало ресурсов и тревога
Мне приходится часто общаться со специалистами из разных команд. И со временем это стало доставлять неудобства.
Всё началось с малого: нужно было несколько раз в день отвечать на вопросы, иногда — обсуждать задачи по видеосвязи. Но постепенно коммуникаций стало так много, что перестало хватать времени на, казалось бы, самое важное — проектирование. Целый день я скакала с одного созвона на другой, а в перерывах разгребала личку с вопросами от разных членов команды.
Я осознала, что не могу контролировать огромный поток вопросов, ничего не успеваю и ощущаю тревогу. И тогда поняла: пора с этим что-то делать.
Чтобы справиться с ситуацией, я провела несколько ловких и нехитрых манипуляций. Мне не удалось остановить информационный поток, зато получилось оседлать его и успокоиться 🌝
Делюсь пошаговым планом, как сохранить баланс между коммуникациями и профильными задачами, а ещё снизить тревогу. Это полезно для всех, кто хочет построить карьеру в большой компании: информации и общения здесь особенно много.
Шаг № 1. Определитесь с сущностью «задача»
Любые дела, которые вам предстоит разруливать, — это задачи. Сюда же относятся и внутренние коммуникации. Ведь чтобы ответить даже на небольшой вопрос: «Как там дела с нашей таской?», придётся проделать работу — переключиться, вспомнить контекст, оценить состояние макета или степень проработки документации, сформулировать ответ. Всё это — труд, который требует времени.
Шаг № 2. Определите источники задач
💆♀️ Иногда кажется, что информация сыпется отовсюду. Но на деле количество её источников ограничено — и их не так трудно пересчитать. Если это сделать, становится не так страшно: появляется ощущение контроля.
Информация может поступать из любых, даже самых неожиданных источников. Например, можно разговориться с прохожими на улице и получить от них важное замечание о продукте.
Шаг № 3. Записывайте все задачи
Стоит помнить, что наша голова не резиновая и «оперативка» может очень быстро кончиться. Попытки удержать все задачи в уме приводят к постоянному чувству, будто что-то забылось, — даже если сперва кажется, что всё в порядке.
Это сравнимо с ощущением, когда уже едешь в аэропорт и судорожно пытаешься вспомнить, всё ли взял с собой. Если на руках есть чек-лист вещей, которые нужны в поездке, становится намного спокойнее.
Принцип пригодится и в работе. Лучше записывать все входящие задачи — особенно те, о которых вы договорились на словах. Так получится не только разгрузить голову и полностью сосредоточиться на вопросе, но и тщательнее проконтролировать процесс. Также появятся силы отфильтровать задания по приоритетности и адекватности: иногда задача сперва кажется важной, но в итоге не окупает затраченных на неё ресурсов. А главное — не придётся делать всё одновременно.
📝 Для записи задач подойдут канбан-доски. Методология помогает фиксировать сроки, назначать ответственных, определять приоритеты. Но больше всего я ценю возможность визуализировать статус задачи. Становится легче отслеживать, какие дела пора разобрать, что уже в процессе, а к чему ещё предстоит вернуться позже.
Например в моём канбане есть шесть базовых столбцов.
Backlog — это скопление вообще всех задачек, которые нужно сделать. Приоритизирую их я по важности — Low, Medium, High и 🔥. Есть ещё ⭐️ — это задачи, которые важны лично для меня, и я могу поставить их в обход других: например, разобрать UI-кит, из которого потом смогу собрать все остальные макеты.
This Week — задачи из бэклога, которые я хочу сделать на этой неделе. Так я визуально обозначаю свою нагрузку и понимаю, могу ли поместить сюда что-то ещё. Недельное планирование помогает держать фокус и трекать достижения.
Pause — задачи, которые я начала делать, но их пришлось отложить, потому что появилось что-то более важное. Если задач в столбце становится слишком много, это маячок, что ситуация выходит из-под контроля. Возможно, вы постоянно откладываете задачи, не доводя ни одну до конца, и ваше внимание «прыгает» между ними.
In Progress — задача, над которой я работаю прямо сейчас. Она может быть только одна. Бывает, что задача совсем маленькая, например «Помогаю Диме с иконкой непрочитанного сообщения».
Blocked — задачи, которые пришлось отложить, потому что какие-то внешние силы их заблокировали. Например, чтобы продолжить работать над ними, вам нужно получить ответ от разработчика, показать макеты на ревью или дождаться картинок от иллюстратора. Если задачу заблокировали, её можно отложить в этот столбец и продолжить работать над другими делами.
Completed This Week — завершённые задачки на этой неделе. Удобно подводить итоги и оценивать, что удалось завершить. При желании эти задачи можно скидывать в какой-нибудь отдельный столбик типа архива или группировать архивные задачи по кварталам. Тут каждый может выбрать наиболее удобный для себя способ 🌺
Шаг № 4. Двигайтесь поэтапно
Если берётесь за задачу, фокусируйтесь на ней полностью. Велик соблазн отвлечься на очередное уведомление. Но так слишком легко запустить параллельные процессы. А многозадачность — противоположность эффективности.
При этом важно оставаться гибкими. Иногда задачи бывают срочными, и их нужно решать прямо сейчас.
🔥 На такой случай в нашей команде принято ставить эмодзи огонька в начале сообщения. Это помогает обратить внимание собеседника на горящую задачу в важном чате. Но такие ситуации происходят редко.
Если вы чувствуете, что вас не хватает, старайтесь не распыляться. Иначе вы замедлите свои мыслительные процессы и начнёте успевать ещё меньше. Как только вы подошли к моменту, когда задачу что-то блокирует, отложите её на потом. Но не забудьте вынести её в отдельную категорию на своей канбан-доске, чтобы не потерять.
Шаг № 5. Выделяйте время на «тихие часы»
Все задачи можно разделить на две группы:
• речевые — когда нужно что-то обсудить или дать ответ на вопрос в переписке или звонке;
• ручные — когда нужно самостоятельно что-то сделать руками: собрать прототип, написать документацию, нарисовать макет, протестировать гипотезу.
Речевые задачки могут приходить бесконечно. Иногда на то, чтобы разобрать личку, уходит целый день — а в это время появляется стопка новых сообщений. Пока отвечаешь на них, может создаться впечатление, что весь день прошёл впустую. Но тут есть подвох — а точнее, целых два:
- Нужно принять факт, что речевые задачи приносят много пользы и требуют ресурсов. Поэтому не вините себя, если за целый день ничего не нарисовали или не написали код. Вы всё равно сделали много важных вещей.
- Если вам нужно больше времени для ручных задач, выделяйте его искусственно. Здесь помогают «тихие часы». Это время, когда вы не ходите на созвоны и не отвечаете на сообщения, а занимаетесь своим делом.
Кто-то выделяет целую секцию в рабочем календаре для ручных задач, кто-то помечает их в личном календаре, а некоторые просто ставят таймер. Инструменты могут быть разными, но суть одна: нужно обозначить временные рамки механически. Простое «всё, с этого момента не читаю личку» не работает — всё равно срываешься на сообщения и новые задачи. «Тихий час» — это необычное событие, и для него нужно пространство в графике.
Надеюсь, эта статья поможет вам справиться с потоком информации и хаосом в голове, который он порождает. Берегите себя и не забывайте о качественном отдыхе — это тоже спасает от перегрузки 😌