Переговоры с поставщиками: как провести их проще и сэкономить время с помощью ПО

Эта статья будет полезна не только ритейлерам, но и всем, кто проводит большие переговорные кампании. В этой истории руководители пошли по пути технических решений. Они оцифровали весь процесс переговоров с поставщиками — от подготовки менеджера до согласования договора.

Привет! Это блог «Первой Формы». Мы создаём платформу для управления бизнес-процессами, ВРМ-систему. И сегодня поделимся одним из наших кейсов.

Наш клиент — крупная сеть DIY-гипермаркетов с товарами для ремонта, дома и сада. Конкуренция в этой нише жёсткая, рынок «отгрызают» или широким ассортиментом, или низкими ценами. Поэтому буквально всё зависит от переговоров с поставщиками. Нам нужно было автоматизировали этот процесс, чтобы повысить его эффективность.

Вручную собирали данные за год,
чтобы подготовиться к переговорам

Наш DIY-ритейлер проводит переговорные кампании в конце года. Каждый менеджер отвечает за переговоры с десятками контрагентов.

Половину успеха гарантирует грамотная подготовка к переговорам. Раньше к ним готовились так: менеджер собирал данные о поставках и продажах за прошлый год, согласовывал желаемые объёмы и цены на будущее, а также «вилку», в пределах которой можно договариваться.

➡️ Проблемы было две: всё это делали вручную и бессистемно. Сотрудники постоянно перерабатывали, а руководители не могли отследить статусы и сроки переговорных кампаний.

Настроили единый процесс подготовки
к переговорам и ускорили его

Мы оцифровали процесс переговорной кампании и добавили его к CRM-системе клиента.

Теперь в конце года система автоматически создаёт менеджеру задачи на переговоры с каждым его поставщиком. В них автоматически загружаются данные о работе с партнёром за прошедший год и более поздние периоды.

До автоматизации данные приходилось искать и собирать вручную.

В каждую задачу менеджер вносит цели переговоров или желаемые условия на следующий год по заранее обозначенным пунктам. Например, по объёму товара на складе, бонусной системе, возможности отсрочить платежи и так далее.

В итоге задача превращается в чек-лист с вопросами и аргументами, по которому менеджер сможет вести переговоры с поставщиком.

✅ Читайте также: в 2 раза ускорили оценку поставщиков международной косметической компании →

Автоматизировали завершение переговорной кампании
и оформление договора

После встречи поставщик и менеджер подписывают протокол переговоров – документ, в котором зафиксирован ход встречи и её предварительные итоги. Его также загружают в систему.

Переговоры могут проходить в несколько этапов – система это учитывает и систематизирует протоколы.

Когда соглашение с поставщиком достигнуто, менеджер вводит результаты в соответствующую колонку задачи. Система автоматически сверяет результаты с целями и запускает один из двух сценариев:

1. Если условия хуже запланированных, система отправляет руководителю менеджера задачу на согласование. Он должен решить, готова ли компания работать с поставщиком на таких условиях.
2. Если условия совпадают с запланированными или даже лучше, менеджер за пару кликов формирует в BPM-системе приложение к основному договору. Основные поля в нём автоматически заполняются данными из задачи.
   
   Поставщику приложение отправляют через «Первую Форму» – это возможно благодаря интеграции с электронной почтой.

В задаче и договоре сразу указывают, работает ли от поставщика собственный мерчендайзер или нужен специалист со стороны сети. Если выбран второй вариант, в системе по шаблону формируют и подписывают график работы.

Иногда ритейлер и поставщик прибегают к факторингу: гипермаркеты получают товар с отсрочкой платежа, а поставщику сразу поступает оплата от банка или факторинговой компании. Такие условия тоже отмечают в карточке поставщика, и в процесс закупки добавляют ещё одного контрагента.

Переговорные кампании проходят быстрее и проще

• ✅ Ускорение переговорных кампаний – один из главных результатов оцифровки и автоматизации этого процесса в «Первой Форме». Теперь процесс никогда не встаёт на стороне ритейлера из-за долгих согласований или сбора данных.
• ✅ У отдела продаж есть единый маршрут, которому они следуют в переговорных кампаниях. В системе определено, что менеджер должен сделать на каждом этапе, с какими данными ознакомиться. В переговорах все действуют одинаково, обсуждая пункты из чек-листа.
• ✅ Статусы, сроки и результаты работ также фиксируются в системе и в любой момент доступны руководителю.

«Отчасти оцифровка процесса повлияла на то, что ассортимент ритейлера почти не изменился даже в 2022 году, когда у всех были сложностей с поставками», – отмечает руководитель проекта.