Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это возможность вести кадровую документацию исключительно на компьютерах, без дублирования в бумажном виде.
Хорошо это или плохо?
Огромный плюс закона – с его введением в действие жителю Камчатки можно будет поступить на работу хоть в Калининграде. Исчезнут препятствия в виде заполнения реальных бумаг, соискателю не придётся лично ехать к работодателю, чтобы поставить пару подписей. Удалённо оформить работника станет намного проще и безопаснее, а значит, работодатели начнут смелее нанимать людей из других регионов. Планируется, что подпись удалённый работник сможет поставить через портал госуслуг.
Тем, кто уже работает, дадут возможность выбора между обычным бумажным и электронным форматом. Если же на предприятии за электронное ведение проголосует больше половины коллектива, работодатель сможет перевести на него всю организацию.
При этом опять же имеется выбор: компания вправе приобрести или разработать собственную информационную систему либо работать на единой цифровой платформе «Работа в России».
Минусов закона пока три:
1. Он сырой. Полностью отказаться от бумажного документооборота пока не получилось. Например, приказ об увольнении всё ещё должен выпускаться в печатном виде и заверяться собственноручной подписью директора. На это пришлось пойти под давлением профсоюзов, чтобы у работника при необходимости было что приложить к исковому заявлению. Но по прикидкам экспертов, в течение двух-трёх кварталов закон скорректируют.
2. Программы и платформы для документооборота несовершенны. Один малюсенький сбой – и можно лишиться половины базы. А в кадровом делопроизводстве это и зарплаты, и режим труда и отдыха, и будущие пенсии людей. Резервное копирование – излишняя роскошь, по мнению многих бизнесменов, и как будут восстанавливать утерянные по техническим причинам сведения, пока не ясно. Очевидно, законотворцы рассчитывают, что основная масса работодателей начнёт использовать платформу «Работа в России». Ну, и базы Пенсионного фонда – какая-никакая гарантия.
Кроме того, компьютерная грамотность населения далека от идеала. Учитывая, что кадровый документооборот, бывает, ведут не самые образованные лица, трудно ждать, что всё необходимое окажется заведено в базу точно и в полном объёме. Отсутствие бумажного дубликата опять же поставит восстановление записи под большой вопрос.
3. Электронный документооборот имеет широкое поле для злоупотреблений со стороны работодателя. Внести в базу изменения в спорных случаях – пара минут, а у работника не останется ни шанса доказать жульничество, особенно, если он уже уволен, а работодатель ведёт кадровый учёт в собственной системе. Кроме того, переводить денежные средства работников на сторонние счета станет значительно проще, этим могут воспользоваться недобросовестные должностные лица.
Конечно, хотелось бы верить, что всё будет хорошо. Прогресс не стоúт на месте, приходится идти с ним в ногу. Да и борьба с безработицей – не последнее дело.
Но я бы посоветовала по возможности не отказываться пока что от бумажных документов, собирать и хранить всё, что удастся вырвать из отдела кадров. Вполне вероятно, это вам когда-нибудь поможет.
Закон в настоящее время передан в Совет Федерации. В случае его одобрения сенаторами он попадёт на подпись к президенту и вступит в силу со дня официального опубликования.
Так что ждём новую версию Трудового кодекса, который окончательно впишет в систему кадровый электронный документооборот в России