Централизованный бэк-офис помогает повысить эффективность вспомогательных функций, упорядочить многие бизнес-процессы и, что немаловажно, сэкономить. Крупные компании уже давно используют преимущества единого центра. А как этот опыт могут перенять предприятия малого и среднего бизнеса?
Для справки: централизованные бэк-офисы ввели такие крупные центры обслуживания, как «Центр корпоративных решений НМЛК», «ОЦО Норникель», «ЕЦО МТС», «Сибур ЦОБ».
Что же такое централизованный бэк-офис? Это подразделение компании, которое выполняет все непрофильные (вспомогательные) функции. Обычный набор функционала бэк-офиса включает в себя логистику, бухучет, управление персоналом и т.д.
Можно предположить, что наибольшую выгоду от внедрения корпоративного центра получают крупные компании. Однако на примере платформы GANDIVA видно, что эффект может получить и средний, и малый бизнес.
Итак, перечислим 4 шага к его созданию.
Первый шаг. Осознайте необходимость перемен
Какие вспомогательные функции жизненно необходимы для обеспечения профильной деятельности компании? Составьте список этих функций и проанализируйте расходы на них поддержание. Проверьте по следующим критериям.
1. Растет ли динамика расходов на бэк-офис? Как она соотносится с ростом доходов всей компании?
2. Есть ли у филиалов вашей компании бэк-офисы, которые работают по собственным бизнес-процессам?
3. Довольны ли сотрудники скоростью работы бэк-офиса? Насколько быстро выполняются заявки? Нужно проанализировать ситуацию в IT-отделе, бухгалтерии и всех остальных подразделениях.
4. Существует ли потребность в более эффективном использовании ресурсов?
Проверив компанию по этим критериям, вы можете увидеть, что централизованный офис вам просто необходим! Необязательно выделять его в отдельное юрлицо. Если масштабы бизнеса невелики, можно просто объединить функционал бэк-офиса в едином, уже существующем отделе.
Второй шаг. Унификация и стандартизация
Необходимо унифицировать алгоритмы работы в компании. Например, IT-обслуживание во всех филиалах должно идти по единым стандартам. За счет этого ненужные бизнес-процессы можно будет ликвидировать, а все остальные – оптимизировать. Впоследствии можно задуматься об их автоматизации.
Третий шаг. Выбор цифровой платформы
Вряд ли у вас получится централизовать бэк-офис без внедрения цифровой системы. Вот основные требования, которые вы можете использовать в процессе выбора.
· Простота, функциональность. Система должна быть интуитивно понятной даже для тех, у кого компьютерная грамотность на минимальном уровне. Пример: сотрудник собирается подать заявление на отпуск. Он может это сделать по стандартной форме в системе «Гандива» и точно знать, когда будет выполнен его запрос.
· Омниканальность. В систему можно зайти по разным каналам: не только посредством компьютера, но и на планшете, смартфоне, через интернет-портал, электронную почту, мессенджер. Причем заявка, внесенная на одном носителе, сразу же отображается на другом.
· Совместимость. Сейчас в каждой компании используются базовые программы, к примеру, «1С». Цифровая платформа может с ними интегрироваться.
· Удобная коммуникация между отделами. Бывают проекты, в которых необходимо взаимодействие большого количества людей из разных департаментов. Эффективная цифровая платформа отмечает ответственных за тот или иной процесс, отслеживает сроки выполнения задач.
· Формирование отчетности, система контроля. Цифровая платформа имеет счетчики и автоматически формирует отчеты с результатами работы как сотрудников, так и каждого отдела.
Четвертый шаг. Отслеживайте динамику изменений
Внедрив цифровую платформу, вы будете отслеживать динамику позитивных изменений и сравнивать с исходными данными (о них мы рассказали в первом шаге). Цифры наглядно покажут, что расходы на содержание вспомогательных отделов заметно снизились.
В том случае, если изначального анализа не было, за точку отсчета можно взять момент формирования единого корпоративного центра. Цифровая платформа будет подсчитывать финансовые показатели. Таким образом можно будет детально перестраивать работу в целях повышения эффективности каждого подразделений бэк-офиса.
Узнайте, как объединила офисные функции многопрофильная ГК «САКСЭС»
Подписывайтесь на наш канал, чтобы узнать, что еще вы можете предпринять для улучшения работы офисных подразделений вашей компании.