Специалист, занимающийся командировками сотрудников, рано или поздно столкнется с таким понятием как «тревел-политика». Это одно из основных положений в индустрии деловых путешествий. Рассказываем, что входит в тревел-политику, и объясняем, почему компаниям стоит контролировать командировки сотрудников.
Что такое тревел-политика?
Тревел-политика — это регламент, который определяет, как сотрудники компании планируют, отправляются и возвращаются из командировок. Этот документ предлагает четкую процедуру командирования и помогает структурировать систему управления деловыми поездками. Тревел-политика включает в себя не только непосредственные действия сотрудников, но и трехсторонние отношения между компанией, агентством делового туризма, которое организует командировку, и поставщиками конечных услуг – отелями, авиакомпаниями, ресторанами и так далее.
Что входит в тревел-политику?
Как правило, тревел-политика касается перелетов, гостиниц и представительских расходов. Например, компания может запретить сотрудникам бронировать билеты бизнес-класса и ограничить перелеты только экономом. Некоторые работодатели добавляют в тревел-политику рекомендации по питанию и чекам для финансовой отчетности, прописывают, какими услугами можно и нельзя пользоваться: например, не разрешают сотрудникам в командировках заказывать такси в онлайн-сервисах или бронировать жилье через Airbnb. Кроме того, в тревел-политику могут быть включены расходы на связь и развлечения: не компенсируют затраты сотрудника на экскурсии по городу, алкоголь или перерасход трафика мобильного интернета.
Зачем она нужна?
Ключевая задача тревел-политики — контролировать расходы и сокращать их. Правильно разработанная тревел-политика помогает компании экономить сразу несколькими способами. Во-первых, выставленные рамки позволяют направить выбор сотрудника на более бюджетный вариант: если компания не разрешает останавливаться в номерах выше определенной ценовой категории, сотрудник будет вынужден выбрать номер дешевле.
Во-вторых, снижаются организационные расходы. Прописанная структура действий, в которой указаны ответственные лица и распределены обязанности, позволяет снизить нагрузку на отдел по работе с персоналом, финансовый блок и административный департамент, которые также участвуют в процессе командирования.
Кроме того, тревел-политика используется как дополнительная защита компании от репутационных рисков.
Как составить тревел-политику?
Каждая тревел-политика индивидуальна, потому что создается с учетом конкретных особенностей отдельной компании, отражает ее цели и потребности. Тем не менее существуют универсальные принципы, которые следует учитывать при составлении.
Тревел-политика обычно состоит из трех разделов:
- Основные положения,
- Процедура организации командировки,
- Условия и нормативы расходов,
- Приложение с формами заявок и прочими документами.
В «Основных положениях» указывается, на кого распространяются требования (на всю компанию или только на выбранные отделы), определяются ответственные лица за этапы командирования.
Пункт «Процедура организации» подразумевает описание процесса командировки от создания заявки до сдачи отчета в бухгалтерию с указанием сроков и дедлайнов.
«Условия и нормативы расходов» содержат все ограничения, которые компания хочет наложить на сотрудников в командировках: как следует выбирать билеты и отели, нормы суточных, какие затраты компенсируются, а какие нет и так далее. Жесткость контроля определяется потребностями компании. Не рекомендуется вставлять в тревел-политику морально-этические советы, лучше ограничиться практическими требованиями.
В приложение выносятся необходимые формы и справки. Желательно, чтобы это была та документация, которая не подвержена частым изменениям.
Агентства делового туризма, которые специализируются на организации командировок, могут проконсультировать клиента и разработать эффективную тревел-политику. Для этого агентство собирает все данные по тревел-процессам заказчика и проводит аналитику, указывая, что оптимизировать и на чем сэкономить.
А можно ли обойтись без тревел-политики?
Некоторые компании могут справиться без тревел-политики. Чаще всего, маленькие предприятия с небольшим коллективом и редкими командировками — в таком случае расходы на поездки можно ограничивать «на словах».
Тем не менее, тревел-политика нужна большинству компаний прежде всего, чтобы упорядочить процедуру организации командировку для отчетности и точной подготовки поездок.