Оптимизация электронного документооборота

Оптимизация и функциональные требования к ЭДО

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимая составляющая любого предприятия. Требования к ней выставляются со стороны законодательных органов властей. Она обязана выполнять все задачи, поставленные пользователем с точки зрения функционального наполнения и технологического исполнения. Лишь в этом случае можно рассчитывать на эффективную работу с документами. Автоматизация рабочих процессов осуществляется существенно проще в случае использования СЭД.

Почему стоит заняться оптимизацией СЭД

Эффективность автоматизации процессов обусловлена возможностью сократить время на обработку документов внутри компании. Нужно добиться максимальной скорости принятия качественных решений. Это позволит повысить эффективность работы компании.

Цифровые системы работы с документами — качественные системы данных, с помощью которых можно значительно упростить работу с документами в течение всего жизненного цикла. Это касается:

• создания;
• изменения;
• хранения;
• поиска;
• классификации
• и прочих элементов стандартных процессов, которые выполняет сотрудник в течение типичного рабочего дня.

Нужно учитывать особенности деятельности компании. Особенно это касается законодательного уровня.

Осуществить отказ от бумаги можно в 90 процентах случаев операций

Предприниматели продолжают считать, что без бумажных документов нельзя осуществлять деятельность компании. Но проблема заключается в том, что большинство предпринимателей не решается перевести все в электронный вид. Цифровыми документами становятся лишь кадровые учеты, к которым предписаны конкретные требования. Это же касается и документов длительного хранения.

Лишь 10 процентов документов внутри компании должны оставаться в бумажном виде, все остальные можно спокойно переводить в цифровой формат. Но стоит отметить, что для разных типов документов потребуется разный объем предварительной подготовки.

Если от каких-то вариантов документов стоит отказаться, то это бумаги, которые относятся к контуру организационно-распорядительной документации. В этот отдел подаются заявления, здесь ведется управление нормативными документами и прочим. От этого можно легко избавиться, переведя все в электронный формат. Это позволит значительно упростить оформление и обработку в рамках конкретных бизнес-процессов. Нужно также продумать различные варианты использования простой электронной подписи, что поможет в значительной степени упростить исполнение различных бизнес-процессов и обеспечить возможность выполнения работы в удаленном режиме.

Система электронного документооборота имеет преимущества:

• простота внесения и хранения подписи. Больше не должно возникать проблем с приданием документу юридической значимости;
• благодаря СЭД можно обеспечить возможность легко контролировать обработку документов и их дальнейшее отслеживание по факту качества и следования всем строгостям процедуры заполнения;
• интерфейс работы СЭД един для всех документов. За счет этого осуществлять документооборот можно с любого устройства. Для обработки подойдет не только персональный компьютер, но и мобильный телефон, планшет или любой другой гаджет, имеющий подключение к интернету. Стартовать можно, имея простейшую лицензию. Для настройки рабочей среды не нужны навыки программирования. Можно легко внести изменение под специфику решения проблем конкретной организации.

Документооборот организации без бумаги

Одним из важных этапов перехода на электронный документооборот является избавление от бумаг контрагентов. Для решения проблемы уже предусмотрены специальные сервисы, операторы ЭДО. Нужно заключить контракт, условием которого будет переход на безбумажный документооборот с возможностью подключения к оператору.

Современный сервис ЭДО не просто позволит осуществлять обмен документов, но и сохранит их для дальнейшего использования в случае потери оригинала. Нужно лишь настроить необходимые параметры ЭДО, чтобы обеспечить полный цикл документооборота.

Чтобы устранить разрыв и сделать систему максимально контролируемой, необходимо объединить СЭД и сервис ЭДО. В СЭД предусмотрены специальные модули, предназначенные для интеграции ЭДО и настройки без использования языков программирования.

Все необходимые механизмы предусмотрены любой доступной в данный момент платформой СЭД. С помощью нее можно обеспечить полный цикл документооборота от инициализации до архивирования, включая обмен документами между контрагентами. Обращайтесь к нам прямо сейчас для подключения и настройки «Астрал ЭДО»/1С-ЭДО .

Обязательные требования к системам документооборота в текущем году

Каждая фирма устанавливает собственные требования к СЭД. Они зависят от оказываемых компанией услуг и организации системы использования, создания и движения финансов и расчетных документов.

Согласно установленному государственному стандарту управление документооборотом для любой фирмы заключается в следующих действиях:

• осуществление введения в систему,
• установление времени хранения,
• присвоение класса доступа и защиты информации и т. д.

В общих чертах требования фирм к таким системам заключаются в:

• выполнении внесения и хранения обращений граждан, а также исходящих, внутренних, входящих и организационно-распорядительных документов;
• преобразовании хранящейся на бумаге документации в электронный вид, а именно сканировании и распознавании большого объема информации;
• распределении документов на классы;
• предоставлении и мониторинге прав доступа;
• жесткости и одновременной возможности моментального построения любых бизнес-процессов в любом формате;
• формировании отчетности;
• осуществлении обмена документацией между подразделениями, находящимися в разных зданиях, населенных пунктах, странах;
• выполнении поиска текста по всему документу с учетом особенностей языка или по реквизитам;
• подписании электронной подписью;
• обработке и учете файлов из архивного хранения.

Требования к СЭД при организации процессов сотрудников:

• разработка, утверждение и согласование проектов документации;
• обсуждение общих документов;
• разработка резолюций и поручений;
• мониторинг исполнительской дисциплины;
• разделение обязанностей между сотрудниками по исполнению документов;
• протоколирование действий;
• открытость — возможность корректировки и правки документации специалистами;
• мониторинг всех версий документации и т. д.;
• помимо прочего, СЭД должна соответствовать степени развития IT в фирме. Такое требование предполагает масштабируемость, введение новых функций, а также создание систем, распределенных на разных участках.

Система должна интегрироваться с информационной системой, используемой в компании, а именно:

• с электронной почтой сотрудников,
• с различным софтом и корпоративным порталом.
• с учетной системой организации

Такая возможность позволяет создать общее информационное пространство в органах исполнительной власти для отправки и получения файлов с системой межведомственного электронного документооборота, загрузки гражданских обращений, взаимодействия с сайтом.

Система должна осуществлять высокоуровневую защиту информации.

Какие основные функциональные требования предъявляются к системе

Типичный пользователь требует от системы:

• обеспечения хранения документации, ее описаний и жизненного цикла (то есть сохранности всех версий, информации о перемещении в архив, блокировке доступа и т. д.);
• изменения типов документов, а также создания и редактирования карточек пользователем;
• поддержки иерархии категорий;
• возможности получать информацию удаленно;
• выполнения поиска по информации из карточек документов или имеющегося текста;
• разделения доступа к документам отдельных уровней пользователей;
• наличия развитых систем администрирования;
• протоколирования событий, непосредственно связанных с работой системы и ее пользователей;
• поддержки технологии HSM.

Система должна соответствовать требованиям:

• обеспечения бесперебойной работы с помощью кластерных технологий;
• наличия поддержки территориально распределенных организаций;
• поддержки электронной подписи документов;
• использования алгоритмов шифрования при хранении информации и ее передаче.

Архитектура системы должна обладать:

• многоплатформенностью,
• доступом к документам с помощью браузера,
• тонким клиентом

СЭД должна интегрироваться с прочими системами:

• средствами потокового ввода документов;
• электронной почтой;
• стандартными службами каталогов для синхронизации и ведения пользовательских списков;
• приложениями, которые регулярно используют сотрудники офиса.

Требования к интерфейсу:

• возможность дополнения собственными компонентами,
• широкий спектр пользовательских функций,
• возможность адаптации под определенные задачи.

Использование для хранения атрибутов документации внешней базы данных потребует наличия средств работы с СУБД, а также полного описания структуры данных.

Выводы

Выбор системы электронного администрирования требует знаний требований к компании. Понимание, для чего требуется СЭД заурядному сотруднику, позволит выбрать систему, решающую максимум задач.

В результате сотрудники смогут:

• эффективно автоматизировать и подстраивать под себя процессы документооборота,
• достаточно просто управлять ими,
• создавать общую информационную среду для взаимодействия с документацией всего коллектива.