Недавно разбирал старые записи и наткнулся на схему, которая описывала путь от миссии до плана дня.
Всё достаточно просто.
Понял, для чего родился, составил стратегию как этого достичь, поставил стратегические цели, составил для них план, из этих планов решил, что делать в текущем году или квартале, разбил на недели, запланировал на день.
Посмотрел на свой план и понял, что так бывает крайне редко. В основном он состоит из текучки – задач, которые поставила жизнь, а не я сам. Можно, конечно, посетовать, что так быть не должно, но это факт.
На этом же листе была схемка, которая объясняла, что делать, когда скопилось много задач (напишу об этом в следующий раз). И промелькнула логичная мысль – не допускать этого скопления, ограничивать задачи на входе. Как это сделать?
Поставить фильтр. Многослойный.
И родилась третья схемка. Да, я люблю рисовать фигурки со стрелочками.
Разберём её подробно. Но сначала про ошибки.
Как обычно поступают с новыми задачами
После того как мы составили план дня, жизнь подкидывает ещё задачки: спустило колесо, руководитель попросил срочно провести конъюнктурный анализ, друг приехал издалека всего на день и предлагает встретиться, супруга просит отвезти её в магазин и так далее.
Чаще всего эти задачки вытесняют из плана все остальные, потому что они кажутся срочными и важными.
Иногда их записывают в список задач, чтобы выполнить позже и там они «протухают». Пунктирная линия означает, что не всегда задачи из списка попадают в план дня.
Как фильтровать новые задачи?
Намного лучше, когда есть чёткий алгоритм, который помогает сортировать новые задачи.
Когда к вам попадает новая задача нужно задать ей несколько вопросов, которые подскажут, что с ней делать дальше.
Фильтр №1. Это моя задача?
Вопрос больше касается рабочих задач. Но и дома можно разграничить зоны ответственности: кто-то выносит мусор, а кто-то вытирает пыль.
Как говорит один мой коллега: «Лучше плохо делать свою работу, чем хорошо чужую». Если это не ваша задача не нужно её добавлять в план на день. И в список задач тоже. Переходим к следующему фильтру.
Фильтр №2. Задача соответствует стратегическим целям?
Допустим, задача вне зоны ответственности, но может она косвенно относится к жизненным целям. Например, вас попросили написать служебную записку, а одна из ваших целей написать книгу. Почему бы не потренироваться?
Фильтр №3. Задача открывает новые возможности?
Задача чужая, задача не приближает к важным целям, но может она открывает новые возможности?
Например, вас отправляют в командировку покупать оборудование. Это возможность познакомится с новыми людьми, побывать в новых местах, получить новый опыт.
Фильтр №4. Эта задача меня мотивирует?
Иногда нужно делать что-то для души. Перевести бабушку через дорогу, сделать самостоятельно ремонт в квартире, написать стихотворение.
Фильтр №5. Мне чем-то грозит невыполнение задачи?
Перед тем как отказаться от выполнения задачи задайте последний вопрос. Спущенное колесо и невыполненный конъюнктурный анализ могут аукнуться впоследствии.
Если задачу прогнали через пять фильтров, и она прошла хотя бы через один, то можно её добавлять в план дня, но лучше пропустить ещё через три дополнительных фильтра.
Фильтр №6. Задача соответствует моим принципам и правилам?
Неоднократно про это писал. Если задача нарушает ваши принципы, то выполнить её будет крайне трудно. Лучше отказаться сразу, даже если это грозит чем-то серьёзным, например, увольнением. Сделки с совестью ничем хорошим не заканчиваются.
Фильтр №7. Сегодня оптимальное время?
Возможно, сегодня не лучший день. Задач и так много, а новая не очень срочная. Ей можно назначить другой день или отправить в список задач. Но список задач нужно периодически просматривать.
Фильтр №8. Я точно должен выполнять эту задачу сам или её можно делегировать?
Анализ можно перепоручить подчинённым, а вот встречу с другом перепоручить не получится.
После того, как задачу делегировали, в план нужно добавить проверку выполнения.
После восьми вопросов в вашем плане дня и списке дел не будет лишнего и давление груза невыполненных задач будет чуть меньше. Удачи!