Во время командировки работодатель продолжает нести ответственность за здоровье и безопасность своего сотрудника, в какой бы части мира он не находился. Крупные компании относятся к этому очень серьезно. Чтобы обеспечить защиту своим подчиненным, они разрабатывают специальные «Руководства по безопасности в командировках», или Security Guides, которые потом становятся частью тревел-политики. В руководствах четко прописаны требования к отелям, организации перелетов, аренды авто, наличии страхового полиса особенно, если речь идет о поездке за рубеж. Например, в Security Guides могут включить ненадежных авиаперевозчиков, не отвечающих требованиям безопасности из-за устаревшего флота, частых инцидентов или других факторов, и запретить сотрудникам бронировать билеты этих авиакомпаний.
С приходом пандемии помимо соблюдения стандартных процедур на работодателя накладываются еще и дополнительные обязательства. Рассказываем, о чем следует подумать при подготовке деловой поездки, чтобы снизить риски для компании в период коронавируса.
Куда безопасно ехать?
В первую очередь, необходимо проверить, какие ограничения действуют в том регионе, куда направляется командированный сотрудник: что требуется для въезда, есть ли карантин для приезжающих, введен ли локдаун, что нужно для заселения в отель, работают ли кафе и рестораны, что с общественным транспортом и так далее.
Проверить ограничения можно с помощью порталов-агрегаторов, которые собирают информацию из множества открытых источников. К таким агрегаторам, например, относятся интерактивная карта от Sherpa, сайт Международной ассоциации воздушного транспорта (IATA), официальный ресурс Евросоюза Re-open (только ЕС) или портал «Аэроклуба», где собраны ограничения на въезд в самые востребованные среди деловых туристов страны. Тем не менее, как бы вы не доверяли агрегатору, всегда перепроверяйте данные на официальных ресурсах: порой информация меняется так стремительно, что ее не успевают вовремя обновить. Если на правительственных сайтах нет нужных данных, лучше сделать запрос в посольство или другое административное учреждение, где смогут дать четкий ответ.
В различных регионах России действуют разные правила для приезжающих, поэтому проверять ограничения на въезд необходимо не только по зарубежным, но и по внутренним направлениям. Если этого не сделать, поездка окажется под угрозой: командированного сотрудника могут отправить на карантин по приезду; не заселить в отель; оштрафовать, если путешественник по незнанию нарушил комендантский час или санитарные нормы. Узнать, какие требования введены в регионах России, также поможет портал «Аэроклуба».
Следить за изменениями стоит на протяжении всей командировки: с момента появления необходимости в деловой поездке и до возвращения сотрудника домой, — потому что ситуация может поменяться в любой момент.
Где безопасно жить?
При выборе отеля стоит проверить, какие регламенты безопасности в нем приняты. Сетевые отели, как в России, так и за рубежом, внедряют программы по защите постояльцев от Covid-19 и обещают путешественникам высокий уровень безопасности, однако все зависит от сознательности персонала каждого конкретного отеля.
Как правило, такие протоколы включают в себя: бесконтактное заселение, выезд и оплату; масочный режим; доступность санитайзеров и антибактериальных средств; обеспечение социального дистанцирования; усиление мер профилактики и поддержания чистоты, например, дезинфицирование номеров и постельного белья; снижение числа контактов между персоналом и постояльцами и так далее.
Информацию о принятых мерах можно найти на сайте отеля или гостиничной цепочки — обычно новые стандарты вынесены в отдельный раздел. Некоторые публикуют такую информацию на площадках типа TripAdvisor.
Как безопасно долететь?
Как и отели, авиалинии тоже вводят свои программы безопасности. Пассажиров приглашают на посадку группами; рассаживают в специальном порядке, чтобы обеспечить рекомендованную социальную дистанцию; предлагают продезинфицировать руки перед подъемом на борт; ограничивают передвижение по салону.
В некоторых случаях на пассажиров накладываются особые ограничения. Так, на всех рейсах из Германии и обратно требуется носить хирургические маски и маски типа FFP2, FFP3, KN95 или N95; все другие на борту недопустимы. А некоторые авиакомпании перестали предлагать пассажирам еду и напитки: например, у «Уральских авиалиний» питание входит в стоимость билетов только на ограниченном количестве направлений. Об этом нужно узнавать заранее — информация располагается на сайтах авиакомпаний.
Несмотря на программы безопасности, многие путешественники опасаются летать, потому что думают, будто на борту высокий риск заболеть: ведь на протяжении всего полета все пассажиры дышат одним и тем же воздухом и, если кто-то чихнет или покашляет, бактерии будут циркулировать в салоне до конца полета. На деле, все самолеты обычно оснащены высокоэффективными фильтрами, которые очищают воздух от пыли, бактерий и вирусов и удаляют до 99,9% частиц. При этом в салоне остается только 40% такого очищенного воздуха, остальной поступает извне. Воздух на борту обновляется каждые 2-3 минуты: это куда чаще, чем в больницах (каждые 10 минут) или в офисе (20 минут). Например, авиакомпания Lufthansa Group уверяет, что качество очищенного воздуха в салонах их самолетов соответствует стандартам операционных залов.
Как безопасно передвигаться по городу?
При планировании деловой поездки стоит позаботится и о том, как путешественник доберется от аэропорта до отеля, от отеля до места командировки. Чтобы соблюдать меры безопасности, деловым туристам рекомендуется использовать индивидуальный транспорт. Так пассажиры контактируют с меньшим числом людей, чем при поездке на общественном.
В некоторых странах и регионах деловые туристы и вовсе сталкиваются с трудностями при передвижении на городском транспорте. В первую очередь это касается невакцинированных и не болевших пассажиров, которым запрещено пользоваться автобусами без отрицательного ПЦР-теста с ограниченным временем действия.
Куда безопаснее — и для туриста, и для работодателя в целом — обеспечить путешественнику трансфер. Как правило, российские трансферные компании действуют согласно рекомендациям Роспотребнадзора, а также дополнительно вводят программы безопасности: дезинфицируют поверхности автомобиля после каждой поездки, обеспечивают пассажиров антисептиками, обязывают водителей всегда носить маски и перчатки. Зарубежные трансферные компании внедряют похожие регламенты.
А если вдруг стало небезопасно?
Даже при тщательной подготовке к командировке что-то может пойти не по плану. Важно, чтобы в сложной ситуации путешественник не оставался один и знал, к кому обратиться. Для этого многие работодатели создают «горячую линию», куда командированный сотрудник может обратиться за помощью и консультацией. На линии обычно круглосуточно дежурят тревел-координатор и представитель агентства делового туризма. Если у компании есть корпоративный веб-инструмент или мобильное приложение для командировок, то чаще всего там размещают кнопку, через которую путешественник может быстро обратиться за помощью.
Кроме этого, перед поездкой сотруднику нужно сообщить экстренные номера полиции, пожарной службы и общественной скорой помощи того региона, куда он отправляется, и, если речь идет о заграничной командировке, передать контактную информацию Российского Посольства.