Одна из стратегических целей Федеральной налоговой службы – перевести отечественный бизнес на 100% электронный документооборот (ЭДО). Благодаря этому ФНС сможет эффективнее выполнять свои функции, а компании сократят налоговые риски и уменьшат непроизводственные расходы.
На бумажный документооборот страна тратит – только вдумайтесь – 3,4% своего ВВП. Чтобы бизнес активнее включался в ЭДО, к 2024 году ФНС планирует перевести в цифровой формат 70% накладных и 95% счетов-фактур.
На сегодня уже существует перечень документов, которые нельзя подавать в налоговую на бумаге. Поэтому важно понимать порядок и нюансы их представления.
Как отправить формализованные документы
При подаче документов руководствуемся приказом № ЕД-7-2/48@ от 16.10.2020. Одно из важных правил: когда налоговая отправляет требование онлайн, то и передавать документы в ФНС необходимо в электронном виде.
Представленные документы обрабатывают приемные комплексы ФНС. Поэтому все файлы должны быть единообразными (они так и называются – формализованными), чтобы машина легко считала все данные.
На ноябрь 2021 года утверждены форматы электронных документов ФНС:
- акт выполненных работ/оказанных услуг;
- товарная накладная по форме ТОРГ-12;
- акт о расхождении по форме ТОРГ-2;
- УПД;
- УКД.
Формализованные документы отправляют в XML-разметке, расширение – .XML.
В ближайшее время могут быть утверждены формат электронного договора и машиночитаемой доверенности.
А если документ есть только на бумаге?
Ситуация: ФНС затребовала электронный документ, который существует только на бумаге. Тогда его придется отсканировать, подписать усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) и отправить в налоговую с помощью ЭДО.
Не забудьте сохранить скан-копии в одном из разрешенных форматов: .PDF, .PNG, .JPG или .TIFF.
Как быть с документами без утвержденных форматов
На этот случай есть приказ ФНС № ММВ-7-6/16@ от 18.01.2017. Вот какие варианты можно применить по данному приказу:
1. Использовать конвертер от оператора ЭДО. В этом случае налоговая получит копию вашего электронного документа в формате .XML.
2. Отправить скан в формате .PDF, .PNG, .JPG или .TIFF. Для этого документ нужно распечатать, поставить подпись руководителя и печать организации, а затем отсканировать.
Какой бы варианты вы ни выбрали, для подписания нужно использовать УКЭП.
Отправлять онлайн-документы в ФНС можно не только через оператора ЭДО, но и с помощью онлайн-сервисов. Среди возможностей таких сервисов – представление документов на регистрацию организации или ИП, получение выписки ЕГРН, уточнение невыясненных платежей и т.д.
Иллюстрация: кадр из сериала «Настоящий детектив», 2014-2019 гг., реж.: К.Д. Фукунага, Д. Сакхайм, HBO. Источник: razorfine.com