На днях я прочитал одну статью об одном из руководителей компании, который обнаружил, что сотрудники используют офисный копировальный аппарат в личных целях. Он создает записку, чтобы решить эту проблему. И он проходит три уровня доработки:
* Во-первых, устраните многословие;
* Тогда получите правильный тон;
* Наконец, проясните намерение;
Этот процесс пересмотра — это то, что мы можем применить как к нашему мышлению, так и к нашему письму. Давайте посмотрим на шаги, которые предпринял руководитель, чтобы сделать свой текст острее.
Первый черновик меморандума заключался в следующем: «Такая практика [использование офисного копировального аппарата в личных целях] противоречит политике компании и должна быть прекращена и прекращена немедленно… Соответственно, любой в будущем, кто не сможет контролировать себя, получит намек на сокращение.
Похоже, это написал робот. Поэтому он сократил его до: «Такая практика противоречит политике компании и приведет к увольнению».
Тон звучит немного пугающе, правда? Руководитель понял, что это прозвучало как ложная угроза. И он знал, что на самом деле не стал бы увольнять сотрудников за использование копировального аппарата. Поэтому он отредактировал: «Копировальные аппараты нельзя использовать в личных целях».
Записка была теперь четкой и лишенной лишних слов. Но это было похоже на слишком простое политическое заявление. Исполнитель задумался. Неужели он действительно хотел приводить в жизнь свою политику? Что бы он сделал, если бы люди все равно продолжали пользоваться копировальным аппаратом? Назначит ли он кого-нибудь для проверки оборудования?
Поэтому он подумал: каково настоящее намерение записки? И как можно ясно выразить это намерение ? Руководитель понял, что не хочет, чтобы сотрудники использовали копировальный аппарат по личным причинам, потому что это стоит денег компании. Итак, последняя записка звучит так:
«Мы пересматриваем нашу политику использования копиров в личных целях. В прошлом мы не поощряли персонал использовать их для таких целей из-за связанных с этим затрат ... Поэтому мы переводим эти копировальные аппараты на оплату по факту использования ... »
Сообщение действительно стало длиннее. Но мы видим эволюцию мышления руководителей. Он начинает со слов:
- «Сотрудники пользуются преимуществами компании. Я скажу им, чтобы они пришли в себя и пересмотрели свои действия или отправились искать другое место».
Но после исправлений он в конце концов приходит к выводу, что:
- «На самом деле, сотрудники способны разобраться в проблеме. Я установлю разумную политику и напишу памятку, объясняющую, как она будет действовать ».
Написав и пересмотрев свои мысли, точка зрения руководителя изменилась. Если бы он придерживался только своего первоначального впечатления, он бы разозлил своих сотрудников. И они могли продолжать пользоваться копировальным аппаратом втайне. Что не решает проблемы.
Так происходит все время. Вы хотите что-то сказать и думаете, как лучше всего это сказать. Но иногда вам не нужно сосредотачиваться на самом письме, грамматике или словах, которые вы используете. Вам нужно сосредоточиться на причине вашего сообщения.
Для меня это один из самых полезных аспектов письма.
Самое замечательное в письме то, что оно позволяет вам излагать свои мысли на бумаге (или на экране) и смотреть на них по-другому. Нашим идеям иногда не хватает ясности и перспективы, потому что они застряли в наших головах. Письмо вынимает эти мысли и помещает их туда, где мы можем объективно увидеть.
Этот процесс также тренирует наш разум, чтобы лучше использовать язык. Исправления заставляют нас спросить:
Мы ясно понимаем нашу точку зрения?
Наши слова сбивают с толку нашу предполагаемую аудиторию?
Как мы можем быть более убедительными ?
Когда вы решаете что-то записать, будь то официальный бизнес-план, предложение или просто произвольная запись в своем дневнике, вы даете себе возможность улучшить свое мышление. Проблема в том, что большинство людей не используют эту возможность. Они просто записывают первое, что приходит в голову.
Если вы хотите избежать этого и хотите более целенаправленно писать, попробуйте следующий процесс.
Три уровня пересмотра
Подобно руководителю и его служебной записке, мы можем «пересмотреть» свои мысли. Это помогает нам принимать более обоснованные решения и эффективно выражать свои мысли.
Это можно использовать для различных целей; создание презентации для потенциального клиента, написание сообщения в блоге и т. д. Обрисуйте свою основную идею. Затем пройдите эти три уровня написания, которые я адаптировал:
- Напишите это для себя — когда вы хотите написать что-нибудь, спросите себя: «Что я действительно хочу сказать?» А пока не думайте о мнении других людей. Не пытайтесь никому понравиться или впечатлить. Просто посмотрите, какую цель вы пытаетесь достичь. Вы хотите, чтобы кто-то действовал? Вам нужно записаться на прием? Вы хотите, чтобы кто-то купил ваш товар? Затем напишите так, чтобы достичь этой цели.
- Пересмотрите свое сообщение для небезразличных людей — не всех заботит то, что вы пишете. Слишком часто мы пытаемся писать для тех, кому все равно. Зачем пытаться произвести впечатление или понравиться? Это пустая трата времени. Когда вы пересматриваете свою работу, всегда помните, что люди, которым действительно важно, что вы говорите, имеют наибольшее значение.
- Доказательство ясности — никогда не стоит писать двусмысленно. Когда кто-то читает вашу работу и не сразу понимает ее, ваше письмо просто непонятно. Запутавшийся читатель — это читатель, которого вы потеряете. Так что попробуйте попросить читателей / аудиторию выделить части, которые им непонятны. И посмотрите, есть ли утверждения, которые вам непонятны. Если вы не уверены в слове, предложении или отрывке, вырежьте его полностью или перепишите.
Умение грамотно и лаконично излагать свои желание в письменном виде полезно для вашего ума (и для вашей карьеры)
Я всегда рассматривал письмо как средство улучшить свое мышление и жизнь. Это занятие, которое помогает мне очистить свой разум и получить лучшую перспективу. Вот почему я был сторонником улучшения навыков письма независимо от вашей профессии.
Мы общаемся письменным словом каждый день через чаты, электронные письма, сообщения в социальных сетях. Мы всегда так или иначе пытаемся поделиться своими мыслями или убедить других принять нашу линию мышления. Вот насколько письмо влияет на нашу жизнь.
Подумайте об этом: каждый раз, когда вы пишете, у вас появляется возможность улучшить свое мышление. Это как подняться по лестнице вместо лифта. Ты все равно идешь наверх, почему бы не подняться по лестнице, если тебе хорошо и у тебя нет проблем со здоровьем.
Когда вы пишете, найдите несколько дополнительных минут, чтобы переосмыслить свои слова. Когда вы делаете это изо дня в день, вы автоматически становитесь лучшим писателем, не тратя много времени на процесс.
#Сделаем мир вокруг нас лучше!