Привет, это Алексей Баранов. В рубрике вопрос-ответ спрашивают про конкретные действия, что делать с отрицательными остатками, если они уже появились.
Алексей, расскажите что мне можно сделать с отрицательными остатками. У меня магазин садовых инструментов и есть интернет-магазин. Отчёт по товарным остаткам — красный!
Шаг первый: провести инвентаризацию
Нам нужно соотнести цифры реальности с тем, что показывает программа. Это поможет понять масштаб трагедии. Поэтому проводим инвентаризацию торговой сети.
Если полная инвентаризация пугает — проводите категорийную. Обычно ошибки возникают из-за путаницы одного товара с другим. Легко ошибиться и пробить «нарезной батон», вместо «батон с изюмом», но пробить кефир вместо «батон с изюмом» сложнее.
Шаг второй: разбираемся с процессами
Главная задача разобраться «как должно быть» и «как это происходит на самом деле».
Часто предприниматель думает, что кладовщик, когда принимает товар — пересчитывает и взвешивает его, и только потом отдаёт. Вместо этого, кладовщик просто принимает товар.
Разбираться нужно во всех процессах, где задействованы товары, но с особой тщательностью разбираем поступление и выбытие товара из товароучётной программы.
Нюанс: аудит бизнес-процессов должен провести внешний эксперт
Наймите человека, который поможет провести аудит текущих процессов, выяснит «как надо» и «как происходит на самом деле». Круто, если он будет с опытом и работал на подобных задачах в десятках других бизнесах.
У нас были ситуации, когда бизнес-процессы приходилось строить с нуля, потому что никто не знал, что так можно и зачем это делать. Частая ошибка, когда у собственника есть продуктовый магазин и рядом стоит точка с шаурмой. В продукты приезжает грузовик с курицей, а менеджер из шаурмы забирает со склада магазина курицу к себе, это перемещение никак нигде не отражалось и по товароучётной программе в холодильниках было больше курицы, чем на самом деле, а финрезультат точки с шаурмой — космический.
Специалист со стороны лучше по многим параметрам:
- видит ваши процессы впервые и у него не замылен глаз;
- вне сложившихся связей внутри компании, а потому более честный и независимый;
- у него больше опыта, средний предприниматель видел учёт у 2-3 бизнесов, а специалист у 100;
- может подсказать, как улучшить тот или иной процесс;
- может выступить в качестве внешнего врага перед персоналом, защищая репутацию собственника.
Шаг третий: внедрение изменений в бизнесе, для борьбы с отрицательными остатками
В этом шаге много нюансов, но о них не расскажешь. Каждый новый бизнес — свой порядок и свои особенности внедрения. Если упростить, то — мы:
- приводим все процессы к единому регламенту.
- дисциплинируем ведение учёта.
- внедряем и дорабатываем программы, интегрируем товароучётку с CRM, добавляем ЭДО и многое другое.
Сколько это стоит и сколько займёт времени
Не получится чётко назначит цены и сроки, так как это зависит от множества факторов.
По кейсу на вторую половину 2021 года, мы работаем с продуктовой розницей. Годовой оборот — миллиард. Точка в хорошем районе. При магазине отдельное предприятие: пекут хлебобулочные, делают шаурму. Сотрудников около десяти. Мы наводили порядок и автоматизировали товарный учёт — заняло это 4 месяца и 600 000 ₽. Но стоит добавить пару других или дополнительных условий: другая ниша, другое законодательство, чуть другая номенклатура и цены и сроки изменятся.
Что же всё-таки делать с отрицательными остатками
- Провести инвентаризацию, узнать масштаб проблемы.
- Провести аудит бизнес-процессов.
- Привести процессы в порядок, улучшить их.
- Научить всех работать по новым правилам.
- Внедрить программу и сделать автоматизацию!
Если вам нужно избавиться от отрицательных остатков, разобраться в учёте — обращайтесь к нам, мы на этом собаку съели.
Читать по теме: