Продолжаем аккуратно пробираться по жутким лабиринтам менеджмента качества в локации ГОСТ Р ИСО 9001‒2015 и ГОСТ РВ 0015‒002‒2020.
Сегодня попытаемся поуправлять документами по стандартизации. Сразу оговорюсь, что для организаций, имеющих счастливый сертификат соответствия СМК требованиям ГОСТ РВ 0015‒002, есть необходимость управления и документами по стандартизации оборонной продукции. Есть ли смысл рисовать в этом случае два СТО (регламента, инструкции)? Не думаю, и Вам не предлагаю.
Начнем, как всегда, с терминов.
Обращаю внимание, что только для военной продукции предусмотрена роскошь наличия стандартов:
ГОСТ РВ 0001–006–2015 Система стандартизации оборонной продукции. Термины и определения
ГОСТ РВ 0001–005–2019 Система стандартизации оборонной продукции. Порядок внедрения стандартов на оборонную продукцию
Для общепрома таких стандартов нет. Однако, применительно к терминам, можно вполне свободно использовать термины по ДСОП и, для обычных ДС.
Например, на базе терминов из ГОСТ РВ 0001–005–2019 могут получится универсальные термины для Вашей СМК.
Предвижу вопрос: кто решил, что ДС и ДСОП нужно управлять? Ответ находим в «тёмных подземельях» новой редакции ГОСТ РВ 0015‒002‒2020:
7.5.2.2 Организация должна разработать порядок управления документированной информацией, включающую в том числе:
а) требования к содержанию, структуре и формату документированной информации;
б) порядок разработки документированной информации (включая записи), согласования и официального одобрения;
в) порядок приобретения, регистрации, учета, внедрения, хранения, актуализации, распространения, уничтожения документированной информации внешнего происхождения, определенных организацией как необходимые для функционирования СМК и ее процессов.
Примечание ‒ К документам внешнего происхождения могут относиться нормативные правовые акты, нормативно-технические документы, ДСОП, ТТЗ (T3), ТУ, контракты (договоры) и др.;
г) порядок контроля за внедрением и применением всех видов документированной информации....»
Понятно, что если военный ГОСТ говорит «люминий», значит и быть посему: разрабатываем СТО (инструкцию, регламент), устанавливающий процедуру (порядок) управления вышеперечисленными (см. примечание) документами...
Цели реализации процедуры управления ДС (ДСОП) не отличаются от целей управления документированной информацией вообще:
- обеспечение доступности и пригодности ДС (ДСОП) там, где и когда они необходимы;
- мониторинг соответствия деятельности требованиям, установленным ДС (ДСОП), внедренными в организации.
Процедура управления ДС (ДСОП) может включать следующие этапы:
- выявление необходимости приобретения ДС (ДСОП);
- приобретение ДС (ДСОП);
- регистрация приобретенных (поступивших) ДС (ДСОП);
- информирование подразделений и должностных лиц организации о приобретении (поступлении) ДС (ДСОП);
- распределение;
- изготовление необходимого количества копий, их учет и рассылка;
- разработка мероприятий для внедрения (при необходимости) и внедрение;
- реализация требований ДС (ДСОП);
- контроль реализации требований ДС (ДСОП);
- действия по результатам контроля реализации требований ДС (ДСОП);
- хранение и защита;
- актуализация;
- отмена, изъятие из обращения и уничтожение.
Часть алгоритма (у меня он получился на 4 листах) реализации процедуры может быть таким:
Выявление необходимости приобретения ДС (ДСОП)
Состав необходимых ДС (ДСОП), в общем случае, определяется:
- видами деятельности организации;
- особенностями изготавливаемой продукции.
Выявление необходимости приобретения дополнительных ДС (ДСОП) производится:
- при выявлении новых потребностей потребителей и заинтересованных сторон;
- при изменении законодательных и нормативных правовых требований сторон, имеющие по отношению к Вашей организации правоустанавливающие, директивные, контрольные и/или разрешительные права;
- при освоении новых видов деятельности и (или) новой продукции.
При этом, Ваша организация имеет право (не забываем!) принимать решение о применении или неприменении отдельных ДС (ДСОП), если это не противоречит применимым законодательным и нормативным правовым требованиям.
ГОСТ РВ 0001–005–2019 требует перечня внедренных в организации ДСОП, причем перечень подлежит согласованию ВП и, никаких допущений: закреплено ВП за Вашей организацией или нет!
Новенькое, по сравнению с предыдущей версией ГОСТ РВ 0001–005 – требование о выпуске извещений об изменении к вышеупомянутому перечню. Форма извещения, как его учитывать и аннулировать – про это молчок: работайте, ребята!
Если ведется «военный» перечень, весьма полезно вести перечень и остальных ДС, внедренных в организации, только без военного фанатизма: в электронном виде, без извещений и согласования с ВП...
Приобретение ДС (ДСОП)
ДС (ДСОП) относятся к ресурсам (информационным), необходимым для надлежащего функционирования СМК. Приобретение ДС (ДСОП) производится, как правило, на основании:
- решений Совета по качеству применительно к достаточности ресурсов;
- приказов руководителя организации по результатам анализа СМК применительно к достаточности ресурсов;
- заявок должностных лиц, руководителей подразделений, согласованных с генеральным директором (главным инженером).
В свою очередь, основаниями для оформления вышеуказанных документов в части приобретения ДС (ДСОП), помимо вышеуказанного, являются:
- государственные контракты (контракты, договоры) на поставку продукции;
- ТТЗ (ТЗ) на НИР, аванпроект, ОКР и их составные части;
- Сводный перечень ДСОП и изменения Сводного перечня в части, касающейся выполняемых работ и или заявленных видов деятельности при лицензировании;
- утвержденные КД и ТД на изделия ВТ, изготавливаемые Вашей организацией.
Для обеспечения организации необходимыми ДС (ДСОП), служба стандартизации в III квартале ежегодно готовит проект договора на обеспечение ДС (ДСОП) и изменений к ним на следующий год с Российским институтом стандартизации (ФГБУ «РСТ», г. Москва) или его представительствами.
Допускается для обеспечения ДС (ДСОП) заключать договоры с другими организациями, имеющими право на распространение официальных версий ДС (ДСОП) и изменений к ним.
Дополнительные требования к порядку обеспечения организаций ДСОП установлены ГОСТ РВ 0001‒004‒2015.
Регистрация приобретенных (поступивших) ДС (ДСОП) производится обычно службой стандартизации по журналу – устанавливаем его форму.
Информирование подразделений, должностных лиц организации и ВП о приобретении (поступлении) ДС (ДСОП) также производит служба стандартизации. На этом этапе службе стандартизации важно получить предложения по внедрению, необходимости ОТМ и т.д.
Помним, что основаниями для внедрения ДСОП являются (по ГОСТ РВ 0001‒005):
- подготовка к лицензированию по установленным видам деятельности или к участию в конкурсах;
- подготовка к проведению и проведение работ, предусмотренных ГОЗ по разработке (модернизации) оборонной продукции;
- постановка на производство и производство изделий ВТ;
- обновление номенклатуры закупленной продукции для ведения производства изделий ВТ;
- получение извещения об изменениях КД (по ГОСТ 2.503) на изделия ВТ, изготавливаемые организацией, содержащего ссылки на ДСОП, ранее не внедренных в организации;
- принятие новых (пересмотренных) ДСОП и изменений ДСОП, относящихся к сфере деятельности Вашей организации.
Вышеуказанные основания следует учитывать (если применимо) и при подготовке предложений о необходимости внедрения остальных ДС.
Подготовка внедрения ДС (ДСОП)
Получив предложения (и не получив – тоже), служба стандартизации готовит приказ о подготовке внедрения ДС (ДСОП).
Если для внедрения ДС (ДСОП) проведения дополнительных мероприятий и оформления плана ОТМ не требуется, в проекте приказа о подготовке внедрения ДС (ДСОП) отражается это обстоятельство.
В проект приказа руководителя организации о подготовке внедрения ДС или ДСОП (группы ДС или ДСОП) включают:
- обозначение, наименование ДС (ДСОП), дату его введения;
- оборонную продукцию (продукцию), процессы разработки, производства и виды деятельности, на которые распространяется ДС (ДСОП);
- подразделения организации (должностные лица), привлекаемые к работам по внедрению ДС (ДСОП);
- подразделение организации или должностное лицо, ответственное за внедрение и оформление отчетных документов о внедрении;
- указание о том, кто разрабатывает план ОТМ, срок разработки;
- мероприятия по обеспечению внедрения ДС (ДСОП) в случае нецелесообразности разработки плана ОТМ;
- указания об использовании ранее изготовленных изделий, взамен которых будут изготавливаться изделия по внедряемому ДСОП;
- указания (при необходимости) о количестве копий ДС (ДСОП);
- должностное лицо, на которое возлагается контроль внедрения.
Контроль внедрения, как правило, возлагается на службу стандартизации. Приказ по ДСОП согласовывается с ВП.
В план ОТМ, как правило, включают следующие мероприятия:
- внедрение межгосударственных и национальных стандартов, в том числе общетехнических и организационно-методических стандартов, нормативные ссылки на которые приведены во внедряемом ДС (ДСОП).
Примечание ‒ Межгосударственные и национальные стандарты, нормативные ссылки на которые приведены в государственных военных стандартах, внедряются и обязательны к применению и исполнению только в части положений, фрагментов положений, отдельных показателей и их значений, совокупности показателей и их значений, графического материала и т.п., на которые приведены нормативные ссылки в государственных военных стандартах.
- разработка или корректировка ДИнф организации (КД, ПД, ТД, СТО, инструкции, положения, записи и др.), связанной с внедряемым ДС (ДСОП);
- работы, связанные с материально-техническим обеспечением внедрения ДС (ДСОП);
- работы, связанные с освоением и выпуском продукции (изделий), отвечающей требованиям внедряемого ДС (ДСОП);
- работы, связанные с постановкой на производство ВТ, соответствующие требованиям внедряемого ДСОП (доработка КД, ПД и ТД на изделия ВТ для промышленного производства, проведение испытаний ВТ, изготавливаемой по внедряемому ДСОП, совершенствование системы контроля качества продукции и системы метрологического обеспечения и др.);
- порядок использования изделий (деталей, сборочных единиц и др.), изготовленных по документации, действовавшей до внедрения ДС (ДСОП);
- выполнение других работ, согласно предложениям подразделений, должностных лиц и ВП (по ДСОП).
Кроме вышеуказанных мероприятий, в план ОТМ могут быть включены следующие:
- проведение испытаний опытных образцов ВТ, изготавливаемых (при необходимости) по внедряемому ДСОП;
- составление, в случае необходимости, таблиц соответствия типоразмеров изделий по действующей в организации документации с типоразмерами по внедряемому ДС (ДСОП);
- другие мероприятия, вытекающие из особенностей внедрения ДС (ДСОП) в конкретных условиях организации.
Дату внедрения ДС (ДСОП) устанавливают в соответствии с датой введения ДС (ДСОП) или в соответствии со сроком начала проведения в организации работ, при выполнении которых требуется применение данного ДС или ДСОП (5.2.2.1).
Организации-исполнители ГОЗ до наступления даты введения ДСОП (или в сроки, устанавливаемые в плане ОТМ) обязаны привести в соответствие с ним КД, ТД и иную техническую документацию, подлежащую уточнению или переработке. Сразу замечу, что не нужно бросаться сломя голову корректировать ТД, если у Вас не откорректирована КД... Кролика нужно есть последовательно.
Изготовление необходимого количества копий ДС (ДСОП), их учет и выдача
На основании приказа о подготовке внедрения ДС (ДСОП) заказывается необходимое количество копий. Экземпляру ДС (ДСОП), полученному от внешних организаций, присваивается статус «контрольный». Надпись «контрольный» наносится на обложку. Этот экземпляр хранится в службе стандартизации и не подлежит выдаче исполнителям для работы.
На копии ДС (ДСОП) наносится надпись «Экз. № ____ ».
Учет ДС (ДСОП) производится путем оформления карточки, по форме, приведенной в приложении В ГОСТ РВ 0001‒005‒2019.
Сразу скажу, что указанная форма карточки для реальных «боевых» условий неудобна:
- - п. 6.1 ГОСТ РВ 0001‒005‒2019 допускает ведение карточки в электронном виде. Как там ставить подписи, предусмотренные формой;
- - вести одновременно учет внедрения и учет выдачи на одной «картонке» затруднительно;
- - в некоторых случаях вести учет выдачи ДС (ДСОП) удобнее по журналу выдачи.
Поэтому, я в своих СТО обычно ввожу формы для карточки учета внедрения и карточки абонента – это не противоречит требованиям ГОСТ РВ 0001‒005‒2019, поскольку приложение В – рекомендуемое, а порядок выдачи ДС (ДСОП) абонентам вообще не установлен.
Внедрение ДС (ДСОП)
Внедрение ДС (ДСОП) осуществляется путем реализации соответствующего плана ОТМ (при наличии) и мероприятий, установленных приказом руководителя организации о подготовке внедрения.
После выполнении плана ОТМ, руководитель подразделения (должностное лицо), определенный приказом ответственным за внедрение, оформляет акт (приложение А ГОСТ РВ 0001‒005‒2019) о внедрении ДС (ДСОП). Акт оформляется в единственном экземпляре, необходимое количество копий выполняется службой стандартизации для ВП и по запросам, с разрешения руководителя организации. Приложением к акту является оригинал плана (при его оформлении) ОТМ с отметками о реализации намеченных мероприятий.
Председателем комиссии по проверке выполнения условий для внедрения ДС (ДСОП) является, как правило, должностное лицо из высшего руководства, которому подчиняется служба стандартизации. Члены комиссии:
- руководитель подразделения (должностное лицо), определенный приказом генерального директора ответственным за внедрение;
- начальник службы стандартизации;
- представитель ВП (по ДСОП).
Акт (после утверждения) о внедрении ДСОП ответственный за внедрение представляет на согласование ВП.
По ГОСТ РВ 0001‒005‒2019 (5.2.2) срок оформления акта о внедрении не должен превышать одного месяца с момента выполнения всех мероприятий по внедрению ДС (ДСОП). На практике, вряд ли стоит затягивать с актом на такой срок...
При отсутствии плана ОТМ, после выполнения мероприятий, определенных приказом о подготовке к внедрению, руководитель подразделения (должностное лицо), ответственный за внедрение, оформляет акт (приложение А ГОСТ РВ 0001‒005‒2019) о внедрении ДС (ДСОП) без ссылок на план ОТМ.
Датой внедрения ДС (ДСОП) считается дата, указанная в акте о внедрении. Доведение до персонала факта и даты внедрения ДС (ДСОП) производится приказом руководителя организации о внедрении ДС (ДСОП). Проект приказа, на основании акта о внедрении, готовит служба стандартизации.
В проекте приказа, как правило, указывают:
- дату внедрения ДС (ДСОП) в организации;
- кому и для чего применять внедренный ДС (ДСОП);
- что делать с отмененными ДС (ДСОП).
Издание приказа о внедрении ДС (ДСОП) свидетельствует о том, что Ваша организация принимает решение (по согласованию с ВП – для ДСОП) применять документ по стандартизации, указанный в приказе, и он приобретает для организации характер нормативного документа.
Далее в гипотетический СТО (не забываем – это управление ДС, а не только его учет и внедрение) стоит включить одной строкой: кто и как реализует требования внедренного ДС (ДСОП). Можно это сделать, например, так:
«Реализация требований ДС (ДСОП) производится соответствующим персоналом организации непосредственно на основании ДС (ДСОП), либо на основании СТО, должностных инструкций (инструкций), положений и видах деятельности с внесенными в них требованиями внедряемого ДС (ДСОП).»
Если есть реализация требований, по закону PDCA, должен быть контроль этой самой реализации. Он и есть – п.5.3 ГОСТ РВ 0001‒005‒2019 «Контроль за соблюдением требований ДС (ДСОП)».
Что-то в ГОСТ РВ 0001‒005‒2019 немного переборщили с проверяльщиками... Например, по тексту ГОСТ, должностное лицо, ответственное за внедрение ДСОП, имеет право на проверку. А если это лицо, было ответственным за внедрение ГОСТ РВ по управлению КД, и попрётся проверять метрологический ГОСТ? Призмой по голове и калибр на шею?
Сие означает, что лучше создать комиссию, для ДСОП – с участием ВП. Кстати, ВП по ГОСТ РВ 0001‒005‒2019 имеет право контроля за соблюдением требований ДСОП без всяких комиссий (5.3.2), оформление обычно проводится в рамках летучего (периодического) контроля.
Работу комиссии по контролю за соблюдением требований ДСОП и не ДСОП нужно, естественно, планировать. Удобнее, я думаю, это делать общим планом работ по стандартизации – одним из разделов. При планировании полезно координировать проверки с внутренними аудитами.
С планом работ по стандартизации получается интересная штука. Базовый ГОСТ по СМК оборонной продукции – и не содержит требований по деятельности в области стандартизации. Нонсенс! Ссылка на ФЗ «О стандартизации» есть, но применительно к метрологии. Метрологи обязаны быть в организации, ресурсники – тоже (8.5.1.8 ГОСТ РВ 0015‒002‒2020), авторнадзорщики и технадзорщики – куда без них (8.5.2.2 ГОСТ РВ 0015‒002‒2020), ОТК – само собой... А вот про работы в области стандартизации и службы стандартизации уважаемые разработчики базового ГОСТ по СМК не слышали. Странно - боремся за качество, но без главного калибра - стандартизации...
Потом удивляемся, почему в организации стандартизацией увлеченно занимается менеджер по продажам...
Но, отвлеклись. Проверка соблюдения требований ДСОП оформляется актом (приложение Б ГОСТ РВ 0001‒005‒2019).
При выявлении несоответствий по результатам работы комиссии:
- несоответствия вносятся в акт (раздел «Предложения комиссии»);
- руководителю проверяемого подразделения (процесса, процедуры) назначаются сроки проведения необходимых коррекций и/или разработки плана корректирующих действий (раздел «Предложения комиссии»).
Отчет о реализации проведенных коррекций (корректирующих действий) руководитель проверяемого подразделения (процесса, процедуры) должен направить (это нужно установить Вашим СТО!) начальнику службы стандартизации в сроки, установленные актом или планом корректирующих действий.
Проверкой выполнения требований ДС (ДСОП) управление этими ДС (ДСОП) не заканчивается. Нужно уставить требования к:
- хранению и защите ДС (ДСОП), не забывая электронные варианты и форму акта при утере (утрате) ДС (ДСОП);
- актуализации ДС (ДСОП), не забывая отметки в карточке учета внедрения ДС (ДСОП);
- отмене, изъятию из обращения и уничтожению ДС (ДСОП)...
В ГОСТ РВ 0001‒005‒2019 появились по сравнению с версией 2006 года новые разделы, не забываем про них:
- особенности внедрения документов по стандартизации оборонной продукции на различных этапах жизненного цикла военной техники;
- требования к режиму секретности и обеспечению защиты государственной тайны.
Никто не отменял для процедуры управления ДС (ДСОП) действия в отношении рисков, возникающих при реализации процедуры.
Соответственно, никто не отменял и необходимость оценки процедуры по установленным Вами критериям. А кто помнит, где эта необходимость установлена? Правильно – Его Циклейшество Цикл PDCA.
Содержание стандарта для военной продукции «СТО 123456RW-139-2021 Система менеджмента качества. Управление документированной информацией. Документы по стандартизации» можно посмотреть здесь.
Содержание стандарта для общепромышленной продукции «СТО 8765RISO-139-2022 Система менеджмента качества. Управление документированной информацией. Документы по стандартизации» можно посмотреть здесь.
Перечень ранее опубликованного на канале можно посмотреть/скачать здесь.
6.11.2021