Ежегодно на каждого работника в HR-службе оформляют десятки бумаг – приказов, договоров, заявлений и не только. Большинство из них требуют собственноручной подписи сотрудника. Но что если компания переходит на электронный кадровый документооборот? Какую электронную подпись (ЭЦП, ЭП) использовать тогда?
Кадровый ЭДО теперь для всех
Понятие «электронный документооборот в сфере трудовых отношений» уже вводят в Трудовой кодекс РФ. Параллельно обсуждаются итоги экспериментов Минтруда, в рамках которых сотни компаний опробовали безбумажное взаимодействие с сотрудниками.
Но уже скоро всем работодателям придётся отказаться от привычного кадрового документооборота. Чтобы перейти на электронный, потребуется подготовить соответствующий локальный нормативный акт. В нём нужно прописать:
- в какой программе компания будет работать с кадровыми документами;
- с какой даты стартуют изменения в процессах;
- как именно будет предоставляться доступ сотрудников к кадровым документам;
- как планируется выдавать ЭЦП (ЭП).
Далее нужно уведомить сотрудников о переходе на электронный документооборот. В ответ они могут отказаться от изменений, на это у них есть целый месяц. И если таких противников будет меньше половины штата, то новшество должно распространиться на всех работников.
Какие кадровые документы можно подписывать электронной подписью
В список документов, который указан в планах Минтруда, вошли пять видов договора с изменениями к ним:
- Трудовой
- Ученический
- О материальной ответственности
- Ученический
- На получение образования без отрыва или с отрывом от работы
Также в перечне документов на подписание с помощью ЭЦП (ЭП) есть:
- Уведомление об изменении условий трудового договора
- Согласие на перевод
- Допуск к работе по охране труда
- Акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1
- Приказ или распоряжение о применении дисциплинарного взыскания
- Приказ или распоряжение об увольнении с работы
- Уведомление об изменении условий трудового договора
- Заявление на увольнение
- Отзыв заявления об увольнении
Подписание кадровых документов ЭЦП (ЭП)
Работодатель может подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной электронная подпись (УКЭП). В сертификате проверки такой ЭЦП (ЭП) должно быть указано наименование юридического лица – требование действует с 1 января 2022 года (согласно новому 63-ФЗ).
Однако также можно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). Сертификат ключа проверки этой подписи создают и применяют при получении госуслуг.
Сотрудник вправе подписывать документы как с помощью УКЭП, так и УНЭП. Но если он делает это на портале «Работа в России», то может работать с простой электронной подписью (ПЭП). Обычно ключ такой подписи формируется гражданами на Госулугах.
Фото: кадр из к/ф «Матрица», 1999 г. Реж.: бр. Вачовски, Warner Bros.