Когда меня на полном серьёзе спрашивают, как я всё успеваю, я внутренне улыбаюсь и отвечаю коротко: "Никак". Всё — это настолько неподъёмное количество дел, что ни один живой человек не справится. Если так ставить задачу, никакой тайм-менеджмент 80-го уровня не спасёт.
Главное тут — успевать главное. Простейшая мысль, но из неё вырастает следующий вопрос: как выбрать-то это главное? Надо и работу завершить, чтобы от начальства не прилетело, и про семью не забыть, и хобби не забрасывать, и отдохнуть бы... За что хвататься первым делом?
Ответы могут быть разными в зависимости от человека и ситуации. В нашем вчерашнем опросе большинство ответило, что выбирает дела по настроению.
А если я скажу, что это неправильный подход?
Ну ладно-ладно, так тоже можно. В конце концов, надо же иногда плыть по течению, а не преодолевать ежесекундно. Но если хочется поднять свою продуктивность до максимума, то делать стоит ровно наоборот: отдавать первый приоритет задаче, которую обычно делать не хочется.
Расскажу на собственном примере. Я стараюсь избегать авралов, поэтому задачи на день, помимо встреч, имеют примерно равный приоритет. Тут можно сидеть, как буриданов осёл, и два часа решать, чем заняться — ведь всё на первый взгляд равнозначно. А потом устать и пойти пить чай. Шансов на продуктивный день при таком подходе будет мало, поэтому среди учёбы, написания постов, составления техзаданий, ответов на письма и обратной связи ученикам я выбираю задачи, связанные с учётом финансов. Не самая простая часть повседневных дел для меня, но довольно интересная, и именно её хочется закрыть в первую очередь.
У этой стратегии есть несколько плюсов:
1) Получаешь заряд энергии от того, что сделано что-то сложное, или неприятное, или просто непривычное. Казалось, что ты не в состоянии выполнить эту задачу — а тут раз, и всё сделано. Дальше останутся более понятные и привычные задачи и работа пойдёт легче.
2) Чем чаще делаешь то, что вызывает сопротивление, тем легче оно даётся в будущем. Действие становится знакомым и привычным, развивается навык, ты чувствуешь, что владеешь ситуацией и тебе ничего не мешает, а значит меньше прокрастинируешь.
3) Справляешься с делами, которые кочуют изо дня в день (если вообще не из года в год). Очень легко и весело делать привычные задачи, которые даются легко: я иногда сама попадаю в эту ловушку, часами конспектируя лекции вместо того, чтобы запустить рекламу, например. Это создаёт иллюзию продуктивности: вроде полезные дела делаются, но в то же время остаются "висяки", которые никак не разгребаются, хотя избавиться от них нельзя и когда-нибудь придётся встретиться с ними лицом к лицу. А если пользоваться стратегией "самое непривычное — первым", то эта проблема разрешается — смотри пункт 1.
Такой подход лучше всего работает, когда у тебя не горят дедлайны и нет спешки: все задачи более-менее равны по срочности, надо просто делать всё по очереди. В идеале — когда чувствуешь силы на эффективную работу и можешь выложиться на все 100%. Выбирая самое непривычное, ты экономишь время и силы, которые были бы потрачены на бесконечные размышления "а с чего бы начать".
Это, конечно, только один способ расставить приоритеты. Если хочешь, разберу ещё несколько моих любимых подходов — дай знать реакцией ;)