Электронный документооборот – эффективный способ ускорить все процессы делопроизводства в компании (на предприятии). Внедрение системы электронного документооборота позволяет построить легкую и удобную работу с документацией. Зная, для чего нужна СЭД, ее возможности и преимущества, можно облегчить работу всех подразделений, освободив время на важные задачи развития бизнеса и увеличения прибыли.
Для чего нужна СЭД?
Современная система электронного документооборота - единое информационное поле для централизованного доступа к достоверным корпоративным данным и отображения жизненного цикла каждого документа. С СЭД решаются многочисленные задачи:
- Хранение – сохранение на облачном сервисе объемных бухгалтерских, финансовых, юридически значимых архивов с быстрым поиском и доступом к ним.
- Документооборот - перемещение организационных и управленческих документов по защищенным каналам аттестованного провайдера с возможностью их электронно-цифровой подписи, уведомлением о получении адресатом, исполнении.
- Единая стандартизация – настройка единых шаблонов всех категорий документов для соблюдения установленных на предприятии типовых форм.
СЭД помогает избежать возникновения технических ошибок в составлении документации, финансовой отчетности.
Модуль ЭДиН:ЭДО для 1С - шаг в правильном направлении
Исходя из того, какие процессы поддерживает СЭД, можно выделить главные преимущества системы для отдельных отделов компании.
Для службы документационного обеспечения управления (ДОУ)
- СЭД позволяет сотрудникам службы ДОУ без затрат времени выполнять операции с документами:
- регистрацию согласно нормам, правилам и ГОСТ;
- контроль исполнения;
- хранение с возможностью получения необходимых данных сотрудниками разных звеньев без обращения в канцелярию.
Электронный документ является лучшей альтернативной бумажного носителя, экономя ежегодно крупные суммы на закупке канцелярских товаров.
Для руководителя
Электронный документооборот открывает широкие возможности для сбора информации в реальном времени и ее анализа для принятия взвешенных решений. Автоматизация контроля исполнения исключает срыв сроков исполнительской дисциплины. Выполнив в СЭД вход в систему, управленец может составить любой отчет, получить данные по работе каждой структуры. Благодаря широкому функционалу систему можно настроить под различные управленческие задачи.
Для бухгалтерии
Интеграция с 1С и другими финансово-бухгалтерскими программами позволяет:
- ускорить документообмен между структурными подразделениями, филиалами;
- предупредить потерю документов;
- осуществлять своевременный учет;
- следить за статусом документов (подписано, выполнено, передано, оплачено);
- работать с первичным бухгалтерским и финансовым архивом;
- проводить сверки, подготавливать отчетность;
- успешно проходить проверки.
Внедрение клиентской базы и настройка каналов связи позволяет отправлять, получать, подписывать накладные, счета-фактуры, акты, договоры от контрагентов, многократно повышая эффективность работы.
Для юриста
- СЭД в юридическом отделе достигает целей:
- быстрый сбор документов для участия в тендерах;
- получение лицензий с последующим контролем окончания срока их действия;
- подготовка ответов на претензии;
- своевременное внедрение в компании изменений нормативной и законодательной базы;
- создание базы договоров;
- оперативное согласование документации.
Важно!
Система электронного документооборота является универсальным решением, способным сделать бизнес без бумаг. Сервис ЭДиН направлен на адаптацию ресурса под любую сферу деятельности и масштабность компании. Убедиться в этом можно, заказав демонстрацию работы сервиса.
