Кадровый аудит — это проверка кадровых документов и локальных актов на соответствие требованиям закона. Аудитор смотрит, есть ли в компании обязательные кадровые документы и локальные акты, а также проводит экспертизу этих документов. Кадровый аудит следует проводить минимум раз в год, а также перед каждой плановой проверкой ГИТ. Кадровый аудитор всегда начинает проверку с уставных документов. Какая информация из устава нужна для кадрового аудита [4]: наименование компании, в том числе как оно пишется — заглавными или строчными буквами; 95 наличие сокращенного наименования; полномочия исполнительного органа юридического лица; наличие печати в организации. К сожалению, бывает и такое, что в кадровых документах наименование компании указывают неверно или используют сокращенное наименование, которого нет в уставных документах. Кроме того, не всегда генеральный директор может утверждать локальные акты организации. При аудите нередко выясняется, что локальные нормативные акты утверждает работник, который не имеет на это права. Это может стать причиной того, что такие документы в случае проверки ГИТ признает недействительными. Чтобы провести кадровый аудит, можно прибегнуть к услугам профильных специалистов в этой области, а можно справиться собственными силами [7]. Важно определить цель аудита, так как от нее зависит, какой аудит нужно провести: выборочный или сплошной, аудит конкретной кадровой процедуры или документов работников, в отношении которых запланированы кадровые мероприятия. Если планируется провести кадровый аудит самостоятельно и делается это впервые, то целесообразно сначала провести выборочный аудит, который покажет наличие системных ошибок и необходимость проведения более глубокого анализа кадрового делопроизводства [1]. Правила внутреннего трудового распорядка, по сути, являются основным документом в сфере трудовых отношений конкретного работодателя [6]. Поэтому любая ошибка в них может привести к проблемам с управлением трудовой дисциплиной. Например, если неверно прописывается режим рабочего времени, то не сможете наказать сотрудника за прогул. Или неверные сроки выплаты зарплаты приведут к штрафу ГИТ. Нарушений, которые встречаются в ПВТР, достаточно много. Разберем типичные нарушения, которые на аудитах встречаются чаще всего [3]: 1. Список документов при приеме на работу. Часто встречается, что в ПВТР устанавливается обязательное предоставление при трудоустройстве дополнительных документов: свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, свидетельства о браке. Перечень документов, которые работник должен предоставить при приеме на работу, установлен статьей 65 ТК, и работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные законодательством. Такая ошибка в ПВТР может привести и к более серьезным последствиям. Например, за копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе или свидетельства о браке в личном деле работника компания может получить штраф Роскомнадзора 50 000 руб., ч. 1 ст. 13 .11 КоАП. 96 2. Срок испытания. Другая популярная ошибка — это срок испытания, который не предусматривает статья 70 ТК. Часто срок увеличивают с трех месяцев до полугода. В диалоге кадровики обычно ссылаются на то, что директор и работник договорились об этом еще до момента заключения договора. Кадровая служба, в свою очередь, просто оформила документы, и перечить директору кадровик вообще боится. 3. Режим рабочего времени. Не прописывают все составные элементы режима рабочего времени, ст. 100 ТК. Зачастую общие формулировки есть, но бывает, что про подразделения с разными режимами работы просто забывают. Получается, что, судя по тексту ПВТР, у всех сотрудников один режим работы, хотя это не так. В таком случае надо смотреть еще и трудовые договоры, но в них, как правило, содержится отсылка к ПВТР. Такой подход сводит к нулю возможность наказать сотрудника за опоздание или прогул. Еще одна проблема: бывает, что в ПВТР у работника один режим рабочего времени, а по факту — совершенно иной. В такой ситуации будут расхождения с табелем. Например, работник должен трудиться по восемь часов с понедельника по пятницу, а по факту у него режим «два через два». Если это так, то надо прописать режим рабочего времени сотрудника в дополнительном соглашении или вносить правки непосредственно в ПВТР. 4. Продолжительность рабочей недели больше 40 часов в неделю. Так случается, если не указали время перерыва для отдыха и питания, а бывает, что при разной продолжительности ежедневной работы кадровики просто не вычислили сумму рабочих часов в неделю. А между тем это время может расцениваться как сверхурочная работа. Если сотрудник перерабатывал, то ему необходимо оплатить это время с учетом компенсации за задержку выплаты по ст. 236 ТК. 5. Время отдыха. Не перечисляются конкретные выходные дни при пятидневной рабочей неделе. Общим выходным днем является воскресенье. А вот второй выходной день при пятидневной рабочей неделе необходимо установить в ПВТР или коллективном договоре. 6. Основания увольнения. Указываются основания увольнения, которых нет в Трудовом кодексе. Это ошибка, которая позволит работнику взыскать с компании заработок за вынужденный прогул, если его уволят по такому основанию. 7. Нерабочие праздничные дни. Дают право руководителю организации переносить нерабочие праздничные дни, хотя эти полномочия есть исключительно у чиновников из Правительства, ч. 5 ст. 112 ТК. 8. Сроки выплаты заработной платы. Не указываются сроки выплаты заработной платы или прописывают их неправильно. 97 9. Ежегодные отпуска. Указывают обязанность сотрудников брать отпуска пропорционально отработанному в рабочем году времени. Между тем отпуск рассчитывают за рабочий год, а делить его на части возможно только по соглашению между работником и работодателем, ч. 1 ст. 125 ТК. 10. Расчет при увольнении. Устанавливают условия выдачи работнику трудовой книжки и сумм, причитающихся при расторжении договора. 11. Дисциплинарные взыскания. Придумывают виды дисциплинарных взысканий, которых нет в ст. 192 ТК. Например, материальное наказание. Если применяли несуществующие виды дисциплинарных взысканий, их необходимо отменить. Чтобы устранить нарушения, необходимо внести изменения в ПВТР. Если нарушений много, удобнее оформить новую редакцию документа. Для этого издается приказ, в котором будет информация о том, что прежний вариант документа утратил силу и с конкретной даты действуют ПВТР в новой редакции. Когда вносятся изменения в ПВТР, следует помнить, что если какие-то нормы содержатся также и в трудовых договорах, например сроки выплаты заработной платы, то необходимо внести соответствующие изменения и в трудовые договоры [5]. Для этого нужно заключить с каждым работником, в договоре с которым есть некорректная формулировка, дополнительное соглашение. Если в компании есть профсоюз, то все изменения в ПВТР сначала согласовываются с ним. С новой редакцией правил необходимо ознакомить всех работников под подпись, ст. 22 ТК. В случае, когда работник отказывается подтвердить своей подписью факт того, что он ознакомлен с документом в новой редакции, составляется об этом акт [6] . Следующий документ, который нужно проверить, — это локальный акт, который устанавливает систему оплаты труда. Такой локальный акт должен быть у каждого работодателя по закону, ч. 2 ст. 136 ТК.