А у нас банкет заказывает секретарь, все вопросы - к нему!

Знакомо? Плавали-знаете?

Далеко не в каждой компании есть свой собственный штатный ивент-менеджер. А в условиях пандемии их вообще сократили одними из первых, посчитав, что не так уж они и нужны. Поэтому примите как данность, что брифовать вас будут секретарь или сотрудник, на которого в этот раз пал жребий. Но ничего страшного в этом нет.

Опять же, люди, которые до этого дня не имели опыта в составлении брифа по организации мероприятия, сами этому не рады, и им необходима помощь.

Поэтому заявка может содержать пункты, за которые вы потом получите гневную отповедь. Часто человек непрофессиональный заказывает мероприятие, исходя из своих личных предпочтений, и совершенно не учитывает, что «на вкус и цвет все фломастеры разные»: требует непременно «Оливье» с колбасой, минеральную воду только с газом, любит садовые розы. А гости могут быть любые – и вегетарианцы, и мусульмане, и аллергики, всего и не перечислишь.

Клиент. Если у вас премьера в сфере организации мероприятия, попросите коллег, которые уже это делали, помочь, или поройтесь в документах с предыдущего проекта. Не нашли – нестрашно. В большинстве ивент-агентств есть свой бланк для заполнения брифа, они вам подскажут, какие данные необходимы для составления предварительного предложения. Можете заранее подготовиться, потому что все равно спросят:

- Дата мероприятия

- Место проведения мероприятия (уже есть или нужно подобрать?)

- Количество гостей

- Предварительный бюджет

- Формат мероприятия (конференция, юбилей компании, тим-билдинг и т.п.)

- Тайминг

- Активности (кафер-группы, артисты, мастер-класс, презентация продукции, командообразование, экскурсия и т.п.)

- Питание на мероприятии гостей, артистов и технического персонала

- Трансфер до площадки и обратно (кто, откуда, сколько человек)

- Флористика, дизайн помещения (ваши подрядчики или привлекает агентство)

- Нужны ли печатные/жлектронные материалы и кто делает (приглашения, промо материалы и прочее)

- Шатры, мобильные туалеты

На этом, в принципе, для первоначального брифа достаточно, и остановимся, потому что следующие вопросы вам задаст агентство по мере разработки предложения, и предложит свои варианты видения мероприятия.

Ивент. Главное, что нужно сделать в данном случае – составить программу мероприятия так, чтобы учесть разнообразие интересов и предпочтений гостей. Образно, это как в ресторане, когда практически все блюда нам часто кажутся недосоленными – зато те, кто употребляет соль по минимуму, довольны, а любители специй перчат и досаливают. Да-да, мы делаем нечто среднее, увы, зато это может понравиться бОльшему количеству гостей.

Всегда имеем в виду, что если это не ваш постоянный клиент по договору, то каждая такая заявка – с большой вероятностью тендер или изучение рынка для снижения цены у своего постоянного партнера (тоже ой как бывает). Пока не подписан договор, комбинируем варианты, прописывая стоимость «каждого чиха», не стесняемся присылать побольше референсов, прописываем механику мероприятия – кто, как и что делает в каждый момент времени, выстраиваем в голове у клиента цельную картину мероприятия. Основная задача - получить контракт, а для этого нужно соблюдать сроки предоставления предложения, быть внимательным к деталям (не забыть про воду для зала заседаний, например), вызвать доверие.

История из моего опыта. Я обычно всегда пишу так называемую «механику мероприятия» - в предложении обозначаю дату, количество гостей, тайминг, все подробности, которые смогла выяснить. Это пригодится, если клиент на предварительное предложение ответит, что всё совсем не то! Фиксируйте, фиксируйте! И обязательно прописываю пункт, что все цены на услуги являются предварительными, поскольку зависят от сезона (а бывает перенос мероприятия с ноября на последнюю неделю декабря, когда в силу вступает конский ценник по всем продуктам и подрядчикам), и будут уточнены в случае подтверждения мероприятия и заключения договора.

Решение. Клиенту нужно дать как можно больше данных и проекте, ивенту – задать как можно больше вопросов, чтобы не предлагать явно лишнее. И еще важная задача – простроить отношения юридически, прислав «рыбу» договора, где прописаны все этапы действий и условия оплаты.