После ухода из K&K и открытия SALERMAN .Agency (2012 г.) я поменял принципы работы с почтой.
В K&K мы использовали Microsoft Outlook, и мне (как программисту) приходило не так много писем — в основном внутрикорпоративная переписка, иногда с внешними контрагентами. Серьезной проблемы с почтой не было — все письма просто лежали в папке «Входящие», я изредка искал что-то в переписке и уведомлялся о каждом новом письме мгновенно (иногда это отвлекало). Отдельно от работы я использовал ящики для личной почты, куда иногда что-то приходило. Меня всё устраивало.
Начиная с лета 2012 ситуация начала меняться — писем в почтовые ящики стало приходить всё больше и больше. Росло количество переписок с клиентами, почта на личные ящики тоже была перенаправлена на рабочий и начался ад. Каждый час всплывали уведомления о новых письмах, как важных, так и бесполезных (это еще совпало с тем, что компании начали пробовать email-маркетинг), нужно было что-то делать. По-началу я пытался настроить правила сортировки писем по папкам, какие-то правилами сразу удалять. Более-менее помогло только максимально по-отписываться от всяких ненужных рассылок.
Так я и узнал о технике «Пустой инбокс» или «Inbox Zero».
Суть техники: письма так-же приходят в 1 папку «Входящие» (она же Inbox). Из этой папки они либо удаляются (если больше никогда не станут нужны), либо уходят в папку «Архив». Архив — папка со всеми письмами, которые вы разобрали и больше ничего не нужно с ними делать. Папка «Архив» есть почти во всех почтовых программах и сервисах (иногда её нужно включить).
Первым делом я все письма из папки «Входящие» отправил в папку «Архив» и во входящих стало 0 новых писем. После этого все письма, что приходили скапливались в папке «Входящие», пока я их не разбирал и, таким образом, во входящих у меня всегда либо 0, либо несколько писем с которыми еще нужно поработать и пока они нужны в фокусе.
Например, пришло 3 письма: ответ клиента, письмо от МВидео про мои бонусы и письмо от вопросы от другого клиента. Первое письмо я прочитаю, информацию из ответа или где-то сохраню или приму к сведению и письмо отправлю в Архив. Второе письмо я прочитаю и либо удалю, либо в «Архив». Третье письмо я оставлю во входящих, чтобы оно дождалось, когда я на него отвечу клиенту, после чего оно тоже уйдёт в «Архив».
Стало сильно проще работать с почтой, а потом я добавил еще несколько «надстроек» от Максима Дорофеева. Я создал правило автоматизации, которое абсолютно все письма сразу помечает как «прочитанное», чтобы не играть в игру «прочитано - не прочитано - прочитано» и не тратить лишнее «мыслетопливо». Я отключил уведомления о новых письмах (уведомления выключены не только на письма, но и на мессенджеры и соц. сети), чтобы они не отвлекали от текущего дела. Я просто просматриваю не появилось ли чего нового раз в пару часов, этого достаточно и мир не сломается ;-)
ЗЫ: Пару слов про приложения. Аутлуком я не пользуюсь с 2012, несколько лет использовал Airmail для Mac OS и iOS, последнее время использую Spark.
#жизнь #бизнес #лайфхаки #zero_inbox