Менеджер большую часть своего рабочего времени в CRM работает с модулем «Задачи и проекты» общаясь с клиентом и сопровождая сделку по стадиям. Часто в ходе работы менеджер ставит задачи себе и производственным подразделениям вручную, а ведь можно автоматизировать планирование и создание большого количества периодически повторяющихся задач.
По мере роста оборотов компании и повышению сложности основных бизнес-процессов количество плановых, регулярных и производственных задач возрастает в геометрической прогрессии и со временем становится настоящим бременем и непосильной ношей для исполнителей и руководителей подразделений. Со временем контроль за большим числом задач становится тяжким и информативность штатного ПО Битрикс24.CRM падает. Отличным решением в этой ситуации является использование Приложения Статистика компании, которое распространяется по подписке Битрикс24.Маркет
Приложение выводит на экран отработанные шаблоны с распределением задач по крайним срокам, план задач на неделю, позволяет с помощью фильтров вычленить и выделить практически любую информацию за любой интересующий период в графическом отображении.
Планы по задачам отдельных групп лиды, сделки и всех проектов позволяют легко ориентироваться в общем потоке информации, контролировать их и принимать оперативные решения.
ВАЖНО:
Регулярные задачи по причине физического отсутствия на момент анализа при этом не учитываются, их просто еще нет.
По факту в самый непредсказуемый момент может наступить «нежданчик» и в один день система может, например, сгенерировать 100 задач выставить счета для арендной оплаты клиентам… и тем самым создать высокую нагрузку на сотрудников.
Держать в памяти все возможные варианты развития событий и плановые нагрузки становится достаточно большой проблемой.
Как создаются задачи?
Решение №1
Постановка задач непосредственно в карточке сделки.
Менеджер вручную создает любое количество сделок в рамках проекта прямо в сделке активировав соответствующую вкладку «Задача» правого меню ленты. Заполнение обязательных полей: ответственный, постановщик, крайний срок и описание задачи, как правило не вызывают затруднений.
ВАЖНО:
Количество задач по каждой сделке ограничивается только разумной достаточностью.
Не забыть каждую задачу связать с текущим проектом, это сильно упрощает и оптимизирует коллективную работу компании.
Проекты являются самостоятельно обширной темой и не являются предметом сегодняшнего материала.
Проектам ранее уже было посвящено достаточно много опубликованного материала с которыми можно ознакомится в видеоархиве нашего канала.
Решение №2
Часто в ходе сопровождения сделки по этапам возникает необходимость копирования основной задачи с разными планируемыми в зависимости от событий крайними сроками и ответственными.
Самое простое действие ручного копирования можно осуществить, открыв любую закрытую или находящуюся в работе задачу и используя штатное ПО Битрикс24.CRM, активировать вкладку «Еще», получить доступ к манипуляциям с задачей включаю функцию «копировать».
ВАЖНО при копировании задачи:
- Необходимо поменять ответственного (если нужно).
- Изменить крайний срок.
- Делать нужное количество копий.
- Вручную не забыть поменять привязку задач к проектам.
Решение №3
Использование в работе опции штатного ПО - создание регулярных задач, по тому же методу как создаются регулярные сделки и счета, например, для выплаты ежемесячных услуг связи.
Уже созданная или любая новая задача может послужить шаблоном для регулярной задачи. Параметры настройки скрыты во вкладке «Дополнительно». После активации кнопки «регулярная задача» удобно, гибко и тонко настраиваются период, кратность, срок действия, количество повторений и варианты параметров автоматического прерывания генерации регулярных задач.
После этого строго по расписанию в заданное время система всегда будет создавать новую регулярную задачу согласно плана.
Все шаблоны регулярных задач доступны в рамках дозволенных пользователю прав в вкладках меню задачи интерфейса, таких мест несколько, это «Задачи группы», модуль «Задачи и проекты» карточки сущностей CRM.
Решение №4
Использование бизнес-процессов для автоматизации постановки задач в рамках сделки.
Менеджер создает сделку, заполняет обязательные поля, наполняет ее товарами, указывает контрольные даты и сопровождает клиента по этапам – стадиям. При переходе из одной стадии в другую система генерирует автоматические задачи указанным в полях сотрудникам компании -участникам проекта, соответствующие очередному этапу «Старту проекта». В нашем примере участниками проекта являются аналитик и технолог компании. Далее в карточке сделке в специальном разделе «Планирования задач оптимизации и отчетов» менеджер прописывает (подставляет) контрольные (крайние) даты которые будут автоматически подставляться в задачи. Старт запуск бизнес-процесса генерации плановых задач в нашем примере осуществляется вручную с помощью штатной команды Битрикс24.CRM. В итоге в система создает плановое количество задач по заранее созданным шаблонам и схеме с автоподстановкой ответственных и крайних сроков.
БИНГО:
На страницах статистического отчета «Статистика компании» [STATISTICS.FIX4.ORG] отображается реальная картина плановой нагрузки по сотрудникам, отделам, проектам за интересующий период. Так просто и изящно решается проблема вала скрытых регулярных задач, которая внезапно появляется обычно в самый неожиданный момент.
Решение №5 используем бизнес-процессы и внешнее приложение в работе
А можно еще лучше, удобнее и максимально исключить человеческий фактор? Ну не хочется менеджера считать и ручками проставлять контрольные даты.
В нашей компании оптимизация всех проектов по плану происходит каждую среду, а составление и отправка отчетов каждую пятницу. Достаточно в дополнительных полях указать контрольные дни недели каждого планового действия и оперируя обязательными опорными данными: датой начала и конца проекта, мы поручаем системе, самой рассчитать плановые даты, количество задач и генерировать их.
Что нужно для реализации рассмотренных решений?
- Решение №1, 2 может быть реализовано на всех тарифах Битрикс24.CRM.
- Решение №1,2,3 может быть реализовано на тарифах «Стандартный» и «Профессиональный» или любой «коробочной» версии Битрикс24.CRM.
- Решение №4 и 5 может быть реализовано на тарифах «Профессиональный» или любой «коробочной» версии Битрикс24.CRM.
Больше деталей и подробностей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»