Приоритизация задач: что делать в первую очередь?

Я уже многое писала об управлении задачами и временем, но в приоритизацию я глубоко еще не погружалась. Видимо, раньше я не касалась этой темы, потому что сама не применяла каких-то методов для расстановки приоритетов - и зря.

С ростом количества задач выбрать, с чего начать, становится труднее. Хорошие новости — в этом и помогает приоритизация.

Приоритизация нужна, когда у вас есть большой список задач или несколько списков задач по сферам жизни, но вы не знаете как распределить их во времени — за что браться в самом начале.

Она широко используется в бизнесе для экономии ресурсов на тестировании гипотез и планировании работы команды.

Приоритизация — это не про отказ от всего в пользу чего-то одного. Она - про то, что делать с самого начала. Приоритизация отвечает на вопрос: что мне делать в первую очередь?

В этапах управления временем, приоритизация стоит на 3 месте:

1. Сначала мы ставим цели
2. Затем планируем действия для реализации целей
3. И переходим к расстановке приоритетов всех действий, чтобы максимально быстро добиться результата.

Методы приоритизации

Самые эффективные методы приоритизации личных задач от простых к сложны:

• По ценности

Это самый легкий, быстрый, но не самый эффективный метод. Этот вид приоритизации позволяет сортировать задачи по ее ценности для осуществления ваших целей.

При обзоре задач задавайте вопрос: насколько эта конкретная задача ведет меня к цели? Если вам становится неочевидна связь этой задачи с вашей целью, ее можно отменить или отложить.

Этот метод хорошо применим, если вы привыкли декомпозировать свои большие цели на более маленькие (краткосрочные цели), а их - на конкретные ежедневные шаги (задачи).

Нельзя добавить цель «Привести форму» в свой ежедневный список, но вы можете добавить такие задачи, как «потратить 30 минут на пилатес» или «пойти на 15-минутную прогулку». Пересматривайте свои цели по каждой сфере, когда вы садитесь планировать свой день, и добавляйте задачи, которые приблизят вас к ним.

• Зелёные задачи

Концепцию красных и зеленых задач придумал Дорофеев (автор «Джедайских техник»). По его мнению, существуют два типа задач: красные и зелёные. Красные задачи необходимо делать, чтобы выжить. Зелёные задачи могут сделать тебя счастливее.

Если при оценке (другими методами), задача не набирает достаточный балл приоритета, чтобы начать её делать в ближайшее время, но вы станете счастливее от ее выполнения, пометьте такую задачу тэгом «зеленая». Помимо приоритетных задач, стоит иногда делать и такие задачи (хотя бы 2 раза в месяц).

• Метод Парето

Напомню про принцип итальянского экономиста Парето: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что меньшая часть прилагаемых усилий приносит большую долю результата. А практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на выполнение целей.

Метод Парето заключается в том, чтобы найти те самые 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное.

Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время и быстрее достигать запланированных целей. Попробуйте написать 25 задач, гипотез и идей, которые вели бы вас к вашим целям. Выберите из них 5 самых важных и работайте над ними. Остальные можно делегировать, либо совсем от них отказаться.

Это очень простой подход, но его минус — субъективность. Он подойдет для планирования дня, но не для принятия важных решений.

• Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — метод выделения приоритетов от бывшего президента США Эйзенхауэра. Этот метод заставляет вас учитывать срочность и важность каждой задачи, а не делать только самое срочное - независимо от того, важно оно или нет.

Он разбивает задачи на четыре приоритета:

1. «Срочные и важные» задачи нужно выполнять немедленно.
2. «Несрочные и важные» задачи должны быть запланированы в вашем списке дел или календаре.
3. «Срочные и неважные» задачи следует делегировать кому-то другому.
4. «Несрочные и неважные задачи» удалить.

Используйте такую сортировку для вашего списка дел. После того, как у вас есть эти категории, действуйте соответствующим образом: делайте, планируйте, делегируйте и удаляйте задачи из своего списка дел.

• Метод RICE

RICE — это самый комплексный метод приоритизации, который очень популярен в бизнесе. Он достаточно прост. Оценка приоритетов проводится на основе следующих критериев:

1. Reach (охват) — количество людей, которые будут затронуты результатом задачи. Этот показатель не особо применим для жизненных задач, поэтому его можно либо убрать, либо сделать кастомным. Например, если решение задачи полияло только на вас - поставьте единицу, если на вашу семью - цифру, равную количеству членов семьи.
2. Impact (влияение) — влияние задачи на вашу цель. Этот критерий может быть выражен в деньгах или других числах, которым вы придумаете обозначение.
3. Confidence (уверенность) — уверенность в этой идее. Проверьте, насколько вам кажется, что эта задача/гипотеза приведет вас к цели. Этот показатель должен быть тем выше, чем меньше субъективность вашего решения. Его можно записывать в виде процентов, а при итоговом подсчете переводить их в доли (100% = 1).
4. Effort (трудозатраты) — количество времени или других ресурсов, которые отнимет задача. Этот показатель может быть оценен в деньгах или времени - в часах работы, например.

Проделайте эти шаги по отношению ко всем анализируемым задачам или гипотезам. Приведите все результаты к единой шкале. Получившиеся по каждому параметру для всех гипотез баллы занесите в таблицу.

Приоритеты определяются по формуле: (Reach x Impact x Confidence) / Effort. Посчитайте итоговый балл для каждой задачи по этой формуле. Работайте последовательно над задачами, которые набрали больше баллов.

Помните, что единицы измерения должны быть одинаковыми для всех задач. Если вы в первом случае считали охват «в людях», то при анализе другой задачи по этому параметру делайте аналогично.

• Метод ICE

Этот метод практически такой же как RICE, но с некоторыми отличиями. Ключевое отличие — тут ориентация не на влияние задачи на цель, а ее влияние на показатель (например, количество спорта в жизни). А также, отсутствие критерия охвата.

ICE состоит из 3 критериев:

1. Влияние (Impact) показывает, насколько идея положительно повлияет на ключевой показатель жизни, который мы пытаетемся улучшить.
2. Уверенность (Confidence) показывает, насколько мы уверены в оценках влияния и лёгкости реализации.
3. Лёгкость реализации (Ease) показывает, сколько усилий и ресурсов потребуется для реализации идеи.

Оценивая задачу, нужно определить значение каждого показателя, перемножить их и получить ICE оценку. Задачи с самой высокой оценкой ставятся наверх списка. Значение баллов для каждого критерия вы можете выбрать самостоятельно.

• Метод «Сначала съешьте лягушку»

Этот метод просит вас определить одну важную задачу на день и выполнить ее в первую очередь. Выявить такую задачу может быть не просто.

Попробуйте ответить на вопрос: какую самую важную задачу я могу сделать сегодня, что остальные задачи станут легче или вовсе станут ненужными?

Если в конце дня кто-то спросит вас: «Что было самым ярким событием вашего дня?», каким вы хотите, чтобы был ваш ответ? Оглядываясь назад на свой день, каким делом, достижением или моментом вы хотите насладиться? Это — та самая задача.

Чаще всего этой задачей будет та, которую мы больше всего хотим избежать (отсюда и поедание лягушки). Это может быть задача, которая кажется слишком сложной для выполнения, или та, которая доставляет нам дискомфорт. Сделайте ее с самого начала, прежде чем у вас появится возможность откладывать дела на потом.

Завершение хотя бы одной важной задачи — это заметное улучшение по сравнению с тем, что многие обычно делают. Это позволит выполнять 5-7 больших дел в неделю. Возможно вы сделаете и другие задачи за день, но выполнение одного важного дела наполнит вас чувством выполненного долга, и это создает импульс для решения других задач.

Во время ежедневного планирования ставьте самую сложную задачу в начало списка дел и назначайте ей время. Затем ниже вы можете запланировать другие задачи.

Мелкие задачи

Все эти методы хороши, но как быть с мелкими задачами, которые невозможно оценить? И что если на оценку всех задач уйдет больше времени, чем на их выполнение?

Если задача маленькая и простая, её невозможно оценить, но точно надо сделать — не тратьте время на оценку. Поставьте максимальный балл по каждому критерию, если используете балльную систему. Так задача всегда будет на самом верху списка — просто берите её и делайте.

Но не стоит поступать так с каждой задачей. Определите для себя максимальный размер задачи, чтобы она не требовала оценки — выполняйте такие задачи без оценки, как будто бы они имеют высокий приоритет. Для меня такими задачами являются те, что не занимают больше 20 минут.

Инструменты для работы с приоритетами

Для приоритизации задач в компаниях используются чаще всего Jira (со специальными плагинами) или Google Sheets. Для индивидуальной работы с задачами большинство используют такс-менеджеры (Todoist, Trello, TickTick и т.д) или бумажные планеры.

На бумаге вы можете реализовать любой метод приоритизации, но это не будет эффективно. Некоторые такс-менеджеры поддерживают простую приоритизацию - матрицу Эйзенхауэра, например. Для более сложных, но эффективных методов, вам придется использовать Notion таблицы или Google Sheets, дублируя задачи туда.

Я всегда делала приоритизацию в голове, но это почти не работало, поэтому сейчас начинаю использовать балльную систему через Notion.

Подписывайтесь на мой телеграмм-канал «life as a project», где я публикую больше материалов о дизайне и управлении своей жизнью, и скачивайте мою книгу «Дизайн жизни».