Работа над разными проектами показала важность такого всеми нелюбимого этапа, как составление документации. В связи с этим хотела затронуть такой востребованный digital-сервис, как база знаний.
Для чего нужна база знаний
Систематизация информации - часто информация хранится по отделам, а иногда и в головах сотрудников, поэтому сотрудник другого отдела должен запрашивать ее дополнительно. Каталогизация внутренних документов компании ускоряет и оптимизирует работу сотрудников.
Обучение новичков- подготовленная информация сокращает время адаптации персонала. Проще прочитать, чем искать того, кто владеет таинством знаний.
Обучение сотрудников- база знаний может использоваться для обучения и развития сотрудников
Самый простой способ создания базы знаний- корпоративный портал, например, на Битрикс 24. Как и любой портал, корпоративная база знаний может иметь различные раздел и содержать информацию в виде статей, видеоматериалов, обучающих курсов.
Для удобства поиска информации можно использовать чат-ботов.
Чтобы база знаний стала органической частью жизни компании, она должна отвечать нескольким критериям:
- полнота информации - в базе должна содержать разнообразная информация, затрагивающая интересы всех сотрудников компании;
- актуальность- база знаний должна регулярно обновляться
- удобство использования- найти информацию должно быть максимально просто
- своевременность- база знаний должна регулярно дополняться и соответствовать текущему уровню развития компании.
Ответственность за развитие базы знаний традиционно относится к ответственности hr-специалистов или специалистов по внутренним коммуникациям.