Как ваши менеджеры по продажам отчитываются перед вами? Есть ли у них планы? Или у вас CRM и вы сами все смотрите там?
В любом случае, продажи нужно планировать и не только на уровне руководства компании, но и на уровне менеджеров по продажам. А отчеты ваших менеджеров должны быть важным элементом контроля, на основе которых, вы должны принимать решения, влияющие на выручку.
Система еженедельной и ежедневной отчетности состоит из 5 компонентов: план оплат на неделю, факт оплат на сегодня, план оплат на следующий день, dashboard, работа с пайплайн. У начальника отдела продаж добавляется еще сводная таблица показателей по отделу.
Так как неделя представляет собой действительно критический срок в ежемесячном прогнозе по закрытию сделок, необходимо сразу научиться контролировать работу именно в этом разрезе. Поэтому первый отчет ваших менеджеров, должен быть - «план оплат на неделю».
Сформируйте его в CRM, обеспечьте регулярность процесса, при котором менеджеры еженедельно будут его заполнять и обсуждайте его на еженедельном совещании, например, утром в понедельник. Так вы подтвердите планы каждого менеджера, чем многократно повысите шансы на их выполнение.
Отчет «факт оплат за прошедший день» по большей части выполняет информационную функцию. Благодаря ему вы как руководитель будете отслеживать ситуацию на ежедневной основе.Главная особенность этого отчета состоит в том, что он заполняется менеджером несколько раз в день. Отслеживать оплаты на основе заполнения «факта оплат на сегодня» вы можете 2-3 раза в день. Например, в 12:00, 16:00 и 18:00. Такой почасовой мониторинг не только дает понимание ситуации, но и стимулирует продавцов.
Отчет менеджера «план оплат на завтра» представляет собой детализацию прогноза на неделю, но только с возможностью ежедневного контроля. Эта форма заполняется менеджером один раз в конце рабочего дня, который предшествует плановому. В конце истекшего дня он исследуется совместно менеджером с руководителем и соотносится с «планом оплат на неделю». Такой анализ позволяет достичь необходимой оперативности в действиях начальника отдела, который на его основании может вовремя скорректировать стратегию продавца.
Кроме системы отчетности, контролировать менеджеров необходимо с помощью собраний и совещаний. Обязательно внедрите эту систему, чтобы улучшить результат. Проводите 1 раз в неделю большое совещание. В начале рабочей недели утром обсуждайте результаты минувшей недели, ставьте планы на текущую, а также коротко разбирайте сложные ситуации, которые произошли. Ежедневное утреннее совещание конкретизирует план на текущий день, фиксирует результаты за вчера. В еженедельных и ежедневных собраниях участвует весь отдел продаж. Кроме того, в течение дня необходимо проводить летучки. Здесь можно использовать выборочный подход, чтобы разбирать текущую ситуацию конкретного менеджера. В систему отчетности можно подключить мессенджеры. Через этот канал связи можно получать быструю связь, контролировать рабочую дисциплину.
Руководителю отдела продаж можно вести еще две формы отчетности.
Сводный отчет по типу «доска», на которой динамическим образом изменяются и отображаются показатели выполнения плана по каждому сотруднику отдела и пайплайн.
Основное назначение сводной таблицы показателей по отделу– информационно-демонстрационное. Она может быть представлена на большом мониторе, либо расчерчена вручную на обычной доске. «Доска» должна автоматически заполняться в CRM, в которой отражены все необходимые показатели по каждому продавцу. «Доска» в основном направлена на то, чтобы оказывать психологическое воздействие на продавцов с целью подтолкнуть их к более активным, но в то же время разумным шагам по исправлению ситуации.
Пайплайн – термин, пришедший к нам из западной практики продаж. Он характеризует и детализирует состояние всех сделок, которые находятся на разных стадиях в «портфеле» сотрудника. Работа с пайплайн — это постоянный процесс взаимодействия руководителя с каждым из сотрудников по поводу решений, которые в итоге приведут к оплате. Для того чтобы такое взаимодействие было эффективно необходимо, чтобы все работы и отчеты менеджеров по продажам осуществлялись через CRM, а руководитель потом ранжировал сделки в CRM с помощью фильтров.
Пайплайн и результаты в отчетах каждого менеджера – вещи вполне управляемые. Если у вас еще не внедрена система отчетности в отделе продаж, либо она не эффективна, то пишите нам на info@step-up-web.ru и наши специалисты помогут вам в этом вопросе.