Фрагмент курса "Интервальная работа" из Мастерской Азениум.
- Какую роль играет ритм во всем процессе и почему он должен быть стабильным
- Почему нужны короткие и длинные перерывы и какую роль они играют в эффективности
- Как согласовать ритм работы и внешние ритмы окружающего мира
Ритм в рабочем процессе стабилизирует интервалы работы и отдыха. Он не позволяет отдыхать слишком долго и возвращает к работе, но и не позволяет заработаться слишком увлеченно. Ритм — самая важная часть всей системы. Именно благодаря ритму достигается рост продуктивности и концентрации.
Основой всего рабочего процесса является ритм. Работа и перерывы с фиксированными и постоянными интервалами. Ритм можно представить в виде математической формулы, например: (15+5)*4+20. В ней: 15 — время работы, 5 — короткий перерыв, 4 — количество интервалов работы до длинного перерыва, 20 — время длинного перерыва. Не стоит опираться на эту формулу как на строгую математическую выкладку, она просто позволяет коротко выразить ритм работы.
Рабочий интервал представляет собой основу деятельности и время видимой продуктивности. За это время решается основная задача. Название "видимой продуктивности" означает, что результат работы виден в количестве написанных слов или прочитанных страниц. Можно использовать этот показатель для расчета затрат времени. Во время перерыва работа тоже происходит, просто ее результат не очевиден. Рабочий интервал целиком посвящен задаче и происходит в состоянии максимальной концентрации. Она является ключевым фактором к успеху.
В первую часть рабочего интервала лучше включить время на настрой на работу (вход в рабочее состояние), обычно полминуты. Запустите таймер. Посмотрите весь список задач и выберите следующую. Если необходимо, можно выписать задачу в нескольких словах на стикер и приклеить на монитор, чтобы сохранить концентрацию. Разумеется, стикер должен быть на видном месте и выделяться из окружающего пространства. Его задача — создать визуальный якорь к продуктивному состоянию. Еще нужно отключить звук на телефоне, включить музыку или звуки природы. Они замаскируют отвлекающие звуки окружающего мира и другой создадут аудиальный якорь к продуктивному состоянию. Посмотрите все, что сделали за прошлые интервалы, если они сегодня были. Откройте программы, разложите документы.
На первый взгляд кажется, что все эти затраты времени совершенно не нужны и их даже не стоит учитывать. Вместе с тем, никогда не стоит бросаться в работу с головой прямо с первых секунд. Эта короткая подготовка играет одну из ключевых ролей в успешном начале рабочего интервала. Входить в рабочий интервал без подготовки можно только если это продолжение той же самой задачи после короткого перерыва.
Основная часть рабочего интервала посвящена работе. Фокусируйтесь на своей задаче. Звуки из окружающего мира не должны вас беспокоить и вы можете сконцентрироваться максимально глубоко. С непривычки часто будет появляться желание проверить телефон или электронную почту. Но до звонка таймера делать это категорически запрещено. Поначалу трудно преодолеть этот соблазн, и работа движется медленнее, чем хотелось бы, но по мере привыкания к системе продуктивность повышается. Эффект от концентрации достигается именно за счет того, что мозг оказывается занят только одной задачей.
Многие офисные работники привыкают пить чай и перекусывать прямо на рабочем месте, не прерываясь. В случае с интервальной работой правила немного меняются. Во время рабочих интервалов и коротких перерывов можно только пить. Печенье или сэндвич занимают слишком много времени в состоянии, когда концентрация должна быть максимальной. Это непозволительная роскошь. Во время короткого перерыва приготовьте себе чай или кофе, который будете пить во время рабочего интервала. Но все перекусы оставьте на длинные перерывы. Время в состоянии высокой концентрации чрезвычайно дорого и его не слишком много. Нельзя расходовать его таким образом.
За полминуты до окончания рабочего интервала (если у вас есть такой таймер, который предупреждает об этом), лучше подвести итоги деятельности. Посмотреть на весь свой прогресс, подвести итог, записать в журнал. Если у вас обычный таймер, то специально отслеживать конец рабочего интервала не стоит — это верный путь к потере концентрации. Можете сократить время на таймере на одну минуту, чтобы приступать к подведению итогов за одну минуту до реального окончания интервала. Если вы не планируете дальше работать над этой задачей (например, если она выполнена), то можете убрать все необходимые для нее материалы и закрыть программы. В этот период происходит выход из рабочего состояния и организм понимает, что наступило время отдыха.
Заметка: Не пренебрегайте ритуалами входа в работу и выхода из нее. Их эффекты поначалу неочевидны, но роль в успешной работе очень велика.
Как бы ни хотелось попасть "на волну" и не прерываться, на деле гораздо больший эффект дает именно интервальная работа. Так что не стоит усердствовать, если кажется, что работа делается и именно поэтому ее нужно делать. Перерывы нужны для поддержания высокого уровня концентрации и работоспособности. Находясь "на волне" очень легко не замечать упадок работоспособности, который потребует длинного периода восстановления. Именно для этого и нужен таймер и короткие перерывы. Их нужно делать даже если не хочется.
После завершения рабочего ритма наступает время перерыва. Третье число в формуле показывает, сколько рабочих интервалов должно пройти перед тем как следует устроить длинный перерыв. А до тех пор все перерывы являются короткими. Короткий перерыв призван дать немного отдыха и ненадолго вернуть "с волны" в реальность. Для офисных работников будет полезно сделать гимнастику для глаз в течение 30 секунд. Длительное время работы за монитором сказывается на состоянии зрительной системы и ее нужно поддерживать как никакую другую. Можете сделать несколько упражнений сидя в кресле. Обязательно отложите инструмент, которым пользуетесь, будь то шариковая ручка или компьютерная мышь. Это должен быть настоящий отдых, только короткий.
Старайтесь во время перерыва не думать о работе и не прокручивать варианты следующих действий. Мозгу нужно время чтобы обработать информацию в подсознании, и в это время не стоит грузить его той же задачей сознательно. Просто откиньтесь в кресле и послушайте музыку. Очень часто в течение короткого перерыва мозг выдает интересную идею. Ее стоит записать чтобы обдумать в следующем рабочем интервале. Но возвращаться к работе до окончания перерыва не стоит.
Заметка: Для таких интересных идей постоянно держите на столе листочки для записей. При работе в интервальном режиме эти идеи будут сыпаться как из рога изобилия.
Посмотрите на часы, проверьте телефон, если нужно. Не начинайте дел, которые могут затянуться за перерыв, иначе рискуете сбить ритм. И еще одно: многие люди стараются не терять времени и во время перерыва занимаются другим делом, например, проходят урок в Duolingo или повторяют карточки в Anki. Категорически не рекомендую делать этого. Во время перерыва "мускул концентрации" должен быть расслаблен, так достигается максимальный эффект и продуктивность. Занимаясь же изучением чего-либо вы не позволяете ему восстановиться и тогда вся польза от интервальной работы исчезает. Перерывы — суть интервальной работы, именно они способствуют концентрации.
Когда вы проведете нужное количество рабочих интервалов, настанет время длинного перерыва. Если обстоятельства не позволяют, длинный перерыв можно устроить раньше или добавить еще один рабочий интервал. Это правило не строгое, скорее рекомендательное. Но не стоит слишком сильно отклоняться от него. Длинный перерыв должен быть не короче запланированного времени, но чаще всего он оказывается длиннее. Часто бывает необходимо согласовать ритм работы с другими ритмами, поэтому длинный перерыв и варьируется. Основное правило для длинного перерыва: по пять минут на каждый рабочий интервал.
Во время длинного перерыва обязательно нужно сменить положение. Лучше всего встать и пройтись. В этот перерыв можно перекусить, а еще лучше сходить за перекусом. Это обеспечит организм минимальным количеством физической активности. Во время длинного перерыва не стоит заниматься делами, которые требуют концентрации. Этот перерыв предоставляет отдых для мозга в большем объеме. Часто люди планируют несколько задач на день и длинные перерывы являются естественными переходами между ними. Не бойтесь удлинять эти перерывы при необходимости. Но укорачивать их не стоит.
Упражнение: Спланируйте списки из нескольких задач на начало рабочего интервала, его окончание, на короткий и длинный перерыв. Сделайте набросок, а не жесткий план.
Показать рабочий ритм, его части и взаимосвязи — несложно. Гораздо сложнее следовать ему, особенно на первых порах, когда эффект от такого режима работы еще не очевиден. Именно поэтому лучше внедрять такой режим работы постепенно.
Этот и другие курсы в Мастерской.
Другие фрагменты этого курса скоро будут опубликованы и ссылки на них появятся здесь.