Для предпринимателя внедрение СЭД – это возможность эффективного развития бизнеса благодаря экономии времени на составлении, обработке документации, закупке бумаги, оплате труда. Автоматизация документооборота позволяет избавиться от огромного количества документации, получить полный контроль над каждым документом. Использование точной информации – залог грамотного анализа и принятия правильных управленческих решений.
Эффективность СЭД на предприятии
Документооборот в цифровом формате имеет ключевые преимущества:
- исключена потеря данных;
- документ направляется адресату с последующим уведомлением о получении;
- осуществляется своевременное исполнение распоряжений, приказов;
- обмен информацией выполняется в реальном времени;
- мгновенная взаимосвязь (отправка и получение накладных, актов, счетов, договоров) с контрагентами;
- подписание документации посредством ЭЦП;
- управление заказами, поставками, движением товара;
- обеспечение информационной безопасности и защиты коммерческой тайны.
С внедрением СЭД повышается эффективность всех бизнес-процессов: от совместной работы с внутрифирменными документами до построения идеальной схемы взаимоотношений с клиентами и партнерами.
Этапы внедрения СЭД
Внедрение СЭД на предприятии включает следующие мероприятия.
Постановка задач
Автоматизация призвана решать проблемы документооборота в компании, поэтому необходимо выполнить анализ процессов движения, исполнения, контроля и хранения документации. Определение слабых мест позволит составить полный перечень целей внедрения СЭД.
Подготовительные работы
Чтобы электронное делопроизводство было максимально эффективным, требуется проведение следующих мероприятий:
- анализ документов и алгоритма работы с ними;
- определение маршрутов перемещения внутренней и внешней документации;
- изучение регламента составления, подписания, регистрации, утверждения, оборота, исполнения, утилизации документов;
- определение корпоративных норм и нормативов действующего законодательства РБ к формату оформления корреспонденции, управленческо-распорядительных, бухгалтерских, финансовых документов.
На основе полученных данных определяются ключевые требования к разработке индивидуальной СЭД.
Оптимизация делопроизводства
Все делопроизводственные процессы необходимо упорядочить, оптимизировать, систематизировать операции с документацией, прописать их регламент и стандартизацию ведения документооборота.
Разработка проекта СЭД
Проектирование СЭД включает:
- прописание схем создания, движения, управления документами;
- составление очередности подписи, исполнения;
- распределение прав доступа, возможности совместной работы.
На основе составленного технического задания выполняется разработка типовой конфигурации СЭД с доработкой и адаптацией ПО под конкретные требования заказчика.
Внедрение СЭД на предприятии
В зависимости от масштабов компании внедрение электронного документооборота может осуществляться по структурным подразделениям или по процессам (прием писем, пересылка договоров, отправка отчетов, обмен документами с контрагентами). Для максимальной эффективности и ускорения бизнес-процессов одновременно внедряется система электронных цифровых подписей.
