Главная проблема общения по интернету с коллегами и начальством – недопонимание. В тексте нельзя передать интонацию и эмоции, из-за чего ваше письмо может быть понято неправильно. Это способно привести к появлению рабочих проблем, обид. Рассмотрим, почему деловая переписка может стать причиной негатива, как этого избежать.
Причины
Мы подсознательно чувствуем, какое сообщение подразумевает положительный настрой, а какое – отрицательный. Однако не всегда можем понять и сформулировать, в чем именно это проявляется.
Я собрал для вас основные ошибки при общении в интернете, которые портят о собеседнике впечатление.
1. Отсутствие контакта.
В связи с тем, что при обмене информацией в сети ответ мы получаем не сразу, возникает множество проблем. Например, в жизни конфликт можно выяснить и уладить уже на месте. Но при обмене письмами получается следующая ситуация: «Что он мне написал? Вот сейчас ответит, и я скажу ему об этом!»
Ответ приходит через несколько часов или дней, эмоции уже не бурлят, разбираться во взаимоотношениях не хочется. Но осадок, который задаст настроение последующему общению, останется.
2. Предвзятость.
Если вы заранее нацелены на то, что человек отнесется к вам пренебрежительно, именно так и воспримете его сообщение. Как показывает практика, получатели писем оценивают их хуже, чем сторонние люди. На это влияет склонность приумножать негатив или находить его там, где его нет.
4. Отсутствие точных формулировок.
Вставлять в текст выражения, которые можно интерпретировать по-разному - плохая идея, если не хотите вызвать у человека негодование и обиду. Как правило, сообщения с двойным смыслом принимают именно в негативном ключе.
5. Обезличенность.
Свое имя люди воспринимают позитивнее, чем другие слова. Поэтому отсутствие прямого обращения к получателю письма не только снижает ценность текста, но и оказывает неуважительное отношение. Ведь если человек не удосужился прислать вам сообщение лично, а отправил рассылку, должно ли это быть приятно?
Как правильно составлять
Чтобы избежать подобных недопониманий, вам следует знать основные правила написания писем. Руководитель вы или сотрудник – неважно, этот навык пригодится в дальнейшем, чтобы сохранить взаимоотношений с коллективом.
1. Ограничить юмор.
Если считаете, что доля иронии разбавит грубый официальный стиль, вы заблуждаетесь. Не стоит забывать, что чувство юмора у всех разное, и то, что кажется смешным вам, может негативно воспринять получатель письма. Лучше обойтись стандартными, но тактичными фразами.
2. Учитывать индивидуальность.
Все люди обладают разной степенью чувствительности. Кого-то может задеть одно неосторожное слово, а кто-то не станет «пропускать через себя». Поэтому, если вам важно, чтобы письмо не было воспринято негативно, дайте прочитать его другим. Пускай они подскажут вам, есть ли сомнительные моменты в тексте.
3. Обратить внимание на размер.
Короткие сообщения хоть и удобны, так как способны донести информацию быстро и кратко, но все же нежелательны. На подсознательном уровне время, которое вы уделили для составления текста, человек принимает на свой счет.
Если составите длинное письмо, это заставит получателя почувствовать, что вы его цените. Но не перебарщивайте, ведь внушительное полотно текста никто не захочет читать.
4. Помнить об обращении.
Не забывайте про жесты вежливости. В начале сообщения поприветствуйте собеседника и назовите его имя. Это уже заранее расположит его к вам.
Если будете учитывать эти правила при написании письма, количество затаенных обид и открытых конфликтов существенно сократится.
Подпишитесь на канал, чтобы узнать больше приемов, позволяющих избегать конфликты на работе и в семье.
Читайте ещё:
Как реагировать на грубость со стороны подчиненных, чтобы укрепить свой авторитет
Как перестать нервничать, если приходится жить с человеком, который раздражает, провоцирует конфликт