Я не буду сейчас перечислять случаи, когда компании выгодно «как-бы потерять» первичку или прошлую отчетность. В сегодняшнем посте речь пойдет о том, как это сделать технично и так чтобы к вам не подкопались проверяющие, при этом традиционно свои рекомендации подкреплю свежей судебной практикой.
Сразу скажу, бумажек потребуется оформить немало и делать это надо это очень ответственно.
Вначале бизнесмен должен издать приказ о создании комиссии по расследованию причин утраты документов, даже если «утратили» вы их специально и по собственной инициативе. Таковы требования п. 6.8 Положения, утв. Минфином № 105 29.07.1983года.
Созданная комиссия при необходимости может привлечь себе в помощь для подтверждения инцидента полицию, пожарников, МЧС и т.д. Причем со справками из этих ведомств доказать реальность утраты документов будет гораздо полегче, так что сразу этим вопросом озадачьтесь.
Следующий момент в акте, который оформляет комиссия, важно четко указать, какие именно документы утрачены, и по какой причине (наводнение, пожар, крысы съели и т.д. ).
Из свежей судебки, предприятие настаивало на том, что документация была безвозвратно испорчена из-за прорыва трубы и затопления помещения, где хранилась бухгалтерская документация. При этом на суде были представлены договоры и акты выполненных работ по аварийному ремонту системы отопления. Судей эти доказательства полностью устроили (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа № А53-19924/2015 от 13.09.2016 года).
Еще в такой ситуации потребуется документально подтвердить переписку с контрагентами и то, что вы пытались восстановить утерянные документы. В этом помогут квитанции из почты и т.п. (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда № А75-8580/2014 от 29.04.2015года). В такой ситуации советую отправить заказные письма и в фирмы-однодневки, которые по факту уже на стадии их отмирания.
Учтите на основании той первички, которую удастся восстановить, необходимо заново составить отчетность и ОСВ по бухгалтерским счетам, а также налоговые регистры. На сколько качественно будет «переписана история вашей фирмы», будет зависеть от таланта и смекалки вашего бухгалтера… После чего директору потребуется уведомить ФНС о том, что работы по восстановлению утраченных документов закончены, и отправить налоговикам акт комиссии. К нему нужно приложить отчеты ответственных лиц об итогах работы по восстановлению первичных бухгалтерских документов общества (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда № А75-13053/2018 от 01.08.2019 года.). Если первичка оформлена чисто, даже при арифметических просчетах, есть вероятность, что судьи вас поддержат (постановление АС Северо-Кавказского округа № А53-39817/2018 от 10.11.2019года).