Формы учета
Учитывать рабочее время сотрудников работодателя обязывает статья 91 Трудового кодекса РФ. Для этих целей Госкомстатом разработаны и утверждены соответствующие формы документа:
- 1. Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
- 2. Т-13 «Табель учета рабочего времени».
Обе формы имеют единое назначение:
- учет фактически отработанного работником времени;
- учет пропущенного работником времени;
- контроль соблюдения работником режима работы, установленного трудовым договором;
- формирование данных об отработанном времени;
- формирование данных для расчета оплаты труда;
- получение данных для составления статистической отчетности по труду.
Рассмотрим основные отличия.
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Т-12
Эта форма документа заполняется вручную, независимо от того, напечатаны ли бланки типографским способом или хранятся в электронном виде. В последнем случае заполненный бланк распечатывается и подписывается ответственным лицом для передачи данных в бухгалтерию. Т-12 имеет два самостоятельных раздела. Как следует из названия, один из них предназначен для фиксирования отработанных сотрудником часов, другой — для расчета оплаты рабочего времени. В Постановлении Госкомстата оговаривается, что организация вправе использовать только первый раздел формы Т-12, так он является самостоятельным документом отчетности. Раздел второй заполняется бухгалтерией. В свою очередь бухгалтерия для расчета оплаты труда может использовать другие утвержденные формы или программы.
Основная таблица табеля Т-12 состоит из 55 позиций. В документе максимально учитываются детали рабочего периода для точного расчета зарплаты.
Табель учета рабочего времени Т-13
Этот документ имеет электронный формат и заполняется автоматически. Табель Т-13 имеет упрощенную структуру. В отличие от Т-12 он состоит из одного раздела. По умолчанию предполагается, что для расчета зарплаты на основании данных бухгалтерия будет использовать дополнительные программы. Таблица имеет всего 13 позиций для внесения информации. Заполненный табель необходимо распечатать и заверить подписью ответственного лица.
Табели Т-12 и Т-13 предназначены для учета рабочего времени при стандартном режиме работы.
Журнал учета ненормированного рабочего времени
В настоящее время официальной унифицированной формы табеля учета внеурочных часов не существует. Поэтому руководителям организаций для этих целей рекомендуется разработать свой формат документа. Это может быть табель на основе Т-12 или Т-13, или журнал с необходимыми графами для заполнения, соответствующий специфике ненормированной работы. Он также должен заполняться вручную и подписываться ответственным лицом для передачи в бухгалтерию.
Электронный формат учета рабочего времени
Табель или журнал учета рабочего времени относятся к первичным бухгалтерским учетным документам. Формат их ведения прописан в Законе «О бухгалтерском учете». Из положений Закона следует, что документ может формироваться как в бумажном виде, так и в электронном.
Документ, на котором отсутствует подпись не может быть юридически значимым. Поэтому, если предприятие или организация выбирает электронный формат документа, то для его заверения потребуется электронная подпись. Регулирует работу цифрового атрибута Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
О видах электронной подписи, ее назначении и возможности приобретения можно узнать в этом разделе.
В настоящее время принято вести учет в двух форматах: в электронном и бумажном.
Период учета
Частота или периодичность подачи учетных документов в бухгалтерию законодательными актами не установлена. Но статья 136 Трудового кодекса РФ гласит:
«Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена».
Это значит, что бухгалтер рассчитывает оплату работы сотрудников каждые полмесяца. Поэтому сведения об отработанном работниками времени или неявках и их причинах должны поступать в бухгалтерию с такой же периодичностью — каждые 15 дней.
Отчетным периодом для учета рабочего времени установлен один календарный месяц. Соответственно, табель закрывается и передается в бухгалтерию в последнее число месяца.