Для многих компаний гибридный или полностью удаленный формат работы больше не является чем-то новым. Сотрудники все чаще работают из дома и лишь иногда приезжают в офис или коворкинг. Обеспечить эффективную работу удаленных команд и не потерять в производительности во многом помогают выбранные решения и инструменты – сервисы для видеоконференций, канбан-доски и различные офисные приложения. В этом материале мы разберемся, какие сервисы наиболее удобные и безопасные для работы, и рассмотрим как их достоинства, так и недостатки. Поехали!
Обеспечиваем связь с коллегами
Skype. Это платформа-мессенджер, в функционал которой заложены групповые видеоконференции, возможность общения один-на-один и демонстрация экрана для показа презентаций и другой важной информации всем участникам. Этот сервис практически по умолчанию используется во многих компаниях для делового общения с коллегами или клиентами.
Преимущества. Можно воспользоваться с любого устройства: телефона, планшета, ноутбука или прямо из браузера.
Недостатки. Desktop-приложение требует достаточно много памяти, что может затормаживать работу и стать проблемой при важных конф-коллах.
Teams. Как и Skype, это мессенджер от Microsoft. Работает на Windows, macOS и Linux. Приложение также можно скачать на смартфон или открыть веб-версию.
Преимущества. Как и у конкурентов, имеет функции голосовых и видеозвонков. Помимо этого, у команд есть возможность совместно редактировать документы.
Недостатки. Необходимо оформить платную подписку на Office 365. Подойдет только для тех компаний, которые используют не классический, а облачный «офис». Но недавно Microsoft открыли бесплатный доступ в Teams частным пользователям, у которых уже есть учетная запись в Skype.
Zoom. Самый нашумевший и самый популярный сервис видеоконференций в 2020 году. Работает на Windows и macOS, в браузере и можно скачать приложение на телефон.
Преимущества. В отличие, например, от Skype, не зависает и не вылетает при стабильном интернет-соединении даже при большом количестве участников. Имеет несколько приятных плюшек:
- интерактивную доску, изображение на которой выглядит как на обычной магнитной доске;
- функцию размытого фона, также пользователь может выбрать любой понравившийся доступный фон или загрузить свою картинку;
- заметки.
Все необходимые инструменты всегда под рукой у организатора конференции: он может включать и выключать видео и микрофон участников, запускать и останавливать демонстрацию экрана и назначать помощников при необходимости.
Недостатки. При использовании бесплатной версии конференция длится 40 минут, если участие в ней принимают более двух человек.
В период пандемии в заголовках СМИ появлялась информация, что Zoom подвергался хакерским атакам, а данные пользователей утекли в сеть. Поэтому этот сервис не подойдет для передачи важной корпоративной информации.
Офис, который всегда под рукой
Google Docs. Здесь есть все, что нужно: документы, таблицы, презентации. Встроенного функционала точно хватит под базовые потребности.
Преимущества. Готовый офис, который избавляет от необходимости покупки специализированного программного обеспечения. Все вносимые изменения сохраняются в режиме реального времени. К любому документу можно открыть доступ по ссылке или настроить ограниченный доступ, добавив в настройках почту коллеги.
Недостатки. Без оформления подписки пользователю доступно только 15 Гбайт на Google-диске. Ненадежен с точки зрения информационной безопасности, поэтому конфиденциальную информацию через эти сервисы передавать не стоит.
Управление проектами и канбан-доски
Trello. Этот сервис обеспечивает удобное управление проектами компании. Использовать можно мобильное приложение, декстопную версию или через браузер.
Преимущества. Сервис является бесплатным. Максимально удобен для разных команд: можно добавлять новых пользователей на доски и разграничивать права доступа к разной информации. Можно также использовать для личного пользования и вести список дел, проставлять дедлайны.
Недостатки. Последние обновления не радуют: периодически слетают внесенные задачи и не сохраняются изменения.
Timely. Это тайм-трекер, который доступен как десктопная программа, мобильное приложение и приложение для Apple Watch.
Преимущества. Этот сервис позволяет автоматически отслеживать, сколько времени команда тратит на выполнение той или иной задачи. Для этого в Timely необходимо интегрировать тот сервис, которым пользуется команда, например, то же Trello, в котором отображены все задачи. После этого система автоматически будет анализировать действия пользователя и отображать данные на временной шкале. Добавляя новое задание, Timely будет подсказывать нужные теги. Это удобное решение, которое оптимизирует планирование работы на день, неделю или месяц, позволяет следить за задачами и не пропускать дедлайны.
Недостатки. Не подойдет тем, кто использует Google Docs. У команд просто не останется времени дополнительно обучать искусственный интеллект отслеживать проекты, так как бо́льшую часть времени сотрудники работают на другом ресурсе.
Сервис полностью платный, минимальная стоимость подписки на месяц – 8 долларов.
Работа на удаленке
VDI. Это решение, которое позволяет создавать виртуальную ИТ-инфраструктуру и разворачивать полноценные рабочие места для сотрудников. Подключиться к такому виртуальному ПК можно с любого устройства и в любой точке мира.
Преимущества. Главное преимущество VDI – это высокий уровень информационной безопасности. Каждая виртуальная машина полностью изолирована, поэтому действия пользователей не взаимосвязаны и никак не влияют друг на друга. Такое решение подойдет для компаний, которые обрабатывают и хранят персональные данные, и им необходимо соблюдать 152-ФЗ “О персональных данных”. При этом для сотрудника все остается в привычном формате: тот же интерфейс и те же программы, которыми он обычно пользуется.
Недостатки. Довольно дорогостоящее решение. Также при стандартных настройках качество звука оставляет желать лучшего.
Различных сервисов и приложений для удаленной работы, конечно же, намного больше. В этот обзор вошли инструменты, которые используют сотрудники “Онланты” в своей работе. Однако некоторые из рассмотренных решений подходят только для личных целей, но не для корпоративного взаимодействия. Это связано с высокими требованиям информационной безопасности в ИТ-отрасли. При этом эти приложения будут удобны для планирования дел и личного тайм-менеджмента.
Какие из них выбрать – решать вам. Это будет зависеть от потребностей и возможностей команд, а главное, требований информационной безопасности. А какие сервисы для удаленной работы используете вы? Делитесь в комментариях!
#удаленная работа #технологии #информационные технологии #облако #конференция #персональные данные #информационная безопасность
