Много говорят о важности обратной связи. Этот тип общения имеет решающее значение на работе, потому что при правильной обратной связи сотрудники будут знать, где они делают и где больше стоит. Кроме того, правильный разговор не только поможет направить сотрудников в правильном направлении, но и поможет не потерять мотивацию и энтузиазм.
Один из самых важных советов - как можно чаще оставлять отзывы. Если вы заметили, что сотрудник выполняет свои обязанности неправильно или у вас есть какие-либо комментарии, немедленно сообщите им, чтобы они узнали и исправили их. Не очень уместно отмечать все ошибки, неточности или замечания и в конце месяца, приглашая сотрудника на встречу, сразу все говорить. Во-первых, сотрудник, получивший целую лавину информации, советов, замечаний, уже не будет знать, с чего начать, что самое главное, и, вероятно, не все особо заметит. Скорее, в течение месяца, когда вы замечаете, что что-то идет не так, как вы ожидаете, скажите это сразу. А в конце месяца вы можете назначить встречу и обсудить самое важное, не забывая при этом поговорить о том, изменилась ли работа сотрудника с тех пор, как ваше замечание было сделано или учтено.
Обратная связь должна предоставляться последовательно. Во время каждой встречи обсуждайте, какие серьезные ошибки допускаются, и в каких областях вы бы хотели, чтобы сотрудник приложил больше усилий. Установите ежемесячные (или еженедельные, полугодовые или, возможно, годовые) цели и на каждой последующей встрече говорите о том, как много было сделано для их достижения, и у вас могут появиться дополнительные идеи. Если на каждой встрече будут обсуждаться только новые вещи - встреча потеряет много пользы, потому что сотрудник будет постоянно отвлекаться от одной поставленной цели к другой. Конечно, важно постоянно ставить новые цели или дополнять существующие, но также обсуждать то, что уже сделано.
Будьте конкретны, давая как положительные, так и отрицательные отзывы. Сказания «ты хорошо работаешь» или «я доволен твоей работой» не работают, они слишком абстрактны. Скорее скажите конкретно, какие качества сотрудников удовлетворяют вас больше всего, какие задачи были хорошими или какая повседневная работа вам нравится. Сотруднику важно знать не только о том, что у него все хорошо, но и о том, что он делает хорошо.
При отрицательной обратной связи конкретность становится еще более важной, потому что поговорка «работает плохо» означает отсутствие выгоды, а скорее кажется, что все, что делает сотрудник, делается плохо, и обычно плохо выполняются только определенные задачи. Назовите конкретные области, вакансии или проекты, которые вас не удовлетворили, укажите, что вас не удовлетворило, и как вы планируете выполнить задачу. Сотрудник, зная, что сделал не так, будет направлен в правильном направлении и будет знать, что делать.
Не сосредотачивайтесь только на негативных вещах. Если во время встречи вы постоянно щекочете ошибки сотрудника, подчеркиваете все, что было сделано плохо, и забываете все достижения, хорошо выполненную работу - сотрудник просто потеряет мотивацию и почувствует себя недооцененным. Так что сначала поговорите о положительном, о том, что было сделано хорошо. И только потом переходите к тому, что вы хотите улучшить. Таким образом, сотрудник будет чувствовать, что его ценят, но в то же время будет знать, в каком направлении ему следует совершенствоваться.
Поощряйте самих сотрудников давать вам обратную связь, может быть, они ждут от вас разных встреч, может быть, у них есть хорошие идеи о том, как достичь поставленных целей, или даже они хотят поставить перед собой цели. Не делайте предубеждений, что имеет значение только ваше мнение. Сотрудник, вовлеченный в планирование своих целей, будет чувствовать себя более мотивированным для их достижения.
И имейте в виду, что обратная связь должна предоставляться последовательно. После одной встречи сразу договоритесь о дате следующей. Сотрудник будет знать, сколько времени потребуется для достижения поставленных целей, и вы сами будете уверены, что не забудете записаться на прием. Последовательность - один из наиболее важных аспектов, позволяющий сделать обратную связь максимально эффективной и полезной.