Кажется, для планирования бюджета на канцтовары особого ума не надо. Просто заказывай всего по чуть-чуть каждый месяц, и все будет в порядке. Но при таком подходе в конце года можно обнаружить, что бюджет на нуле, на складе нет ни одного стикера, зато папки можно есть на завтрак, обед и ужин. А сотрудникам, как назло, не нужны папки, им срочно подавай десять упаковок стикеров.
Разбираемся, как правильно составить бюджет на канцтовары, чтобы к концу года не сойти с ума, выкраивая деньги на ручки, карандаши и блокноты.
Шаг 1. Ведите учет канцтоваров, чтобы ни одна ручка не прошла мимо вас
Некоторые офис-менеджеры и секретари каждый месяц по привычке заказывают в офис одни и те же канцтовары: 10 папок, 20 ручек, 30 карандашей… Только вот не учитывают, что принадлежности расходуются с разной скоростью. В итоге 100500 папок пылится без дела, а маркеров для конференций вечно не хватает.
Но такого не случится, если перед закупкой вы посмотрите, сколько канцелярии у вас в запасе. Чтобы не пересчитывать ручки и карандаши вручную, заведите таблицу в Excel и каждый день отмечайте, сколько канцтоваров выдали. Так вы сможете понять, что и в каких количествах заказывать, чтобы не тратить деньги зря.
А еще вы сможете заметить всякие странности: например, в третьем отделе с невероятной скоростью пропадают ручки, а Василий Петрович тратит по четыре пачки бумаги в неделю. С «вещественными доказательствами» в виде учетной таблички вы сможете осторожно предупредить сотрудников, что наглеть не стоит.
Шаг 2. Уточните у сотрудников, какие канцтовары им нужны: это предотвратит бунт и сэкономит деньги
Бывает, сотрудники на свои деньги покупают канцтовары и потихоньку копят раздражение. Я, мол, закрываю многотысячные сделки, а мне не могут купить папку-планшет, чтобы писать было удобнее. Кажется, этот пункт не имеет никакого отношения к экономии, но в критический момент злосчастная папка-планшет может стать последней каплей, после которой ценный сотрудник уволится. Нанимать нового долго и дорого: подходящий найдется не сразу, а продвижение на сайтах по поиску персонала стоит немалых денег.
Чтобы покупать только полезные канцтовары, создайте гугл-документ с шаблоном заказа. Разошлите его по отделам и попросите сотрудников указать, какие канцтовары им нужны.
Вот как может выглядеть список:
Проверьте список и убедитесь, что коллеги не заказали чего-то странного. Например, 300 упаковок клейких стикеров должны напрячь — может, сотрудник хочет залепить ими всю стену в офисе. Вряд ли это хорошая идея.
Обязательно укажите дедлайн и напоминайте про него — например, попросите сдавать таблицу каждый месяц до 25 числа. Если сотрудник опоздал, значит, сможет получить свои скрепки и ножницы только через два месяца, когда придет следующая закупка.
Шаг 3. Найдите качественную замену дорогим канцтоварам
Когда закупаете канцтовары в офис, кажется, что лучше выбирать дорогие позиции: мол, чем дороже условная папка, тем дольше она будет хранить документы и не разваливаться на куски. Но обычно дорого не равно качественно: скорее всего, вы переплачиваете не за удобство ручек и стойкость стикеров, а за дизайн или название бренда.
Разберемся на примере. У Attache есть линейка Economy. Это те же старые добрые функциональные канцтовары, но без модных и порой бесполезных фишек. Экономия выходит неплохая. Например, 400 листов разноцветных стикеров у Attache стоят 285 рублей — это в среднем на 100 рублей ниже, чем у конкурентов. Папка на кольцах стоит 64 рубля, и она будет хранить документы так же надежно, как модель с ярким принтом за 400 рублей. Листайте галерею, чтобы увидеть, что товары линейки Attache Economy и стоят приятно, и выглядят хорошо:
В линейке Economy есть все канцтовары, которые могут потребоваться в офисе, даже органайзеры для рабочего места и маркерные доски. Все принадлежности простые, без ярких картинок и надписей, но по надежности ничем не уступают товарам из более дорогих сегментов. На одних только папках с Attache Economy можно сэкономить несколько тысяч в месяц. Эти деньги можно потратить на что-то более полезное: например, на Новый год подарить сотрудникам не скучные ежедневники и календари с логотипом компании, а подарочные сертификаты или хорошее шампанское для праздничного застолья.
Листайте дальше, чтобы выбрать качественные и недорогие канцтовары для вашего офиса в гипермаркете «Комус». Добавьте в корзину товары Attache на сумму от 1 500 ₽ и используйте промокод «БЛОКНОТ», чтобы получить в подарок бонусную карту на 500 ₽.