Немного про работу, как делать ее более эффективно. Собственно про важность приоритетов можно прочитать ЗДЕСЬ, и про то, как делать несколько дел одновременно делая что-то одно - ЗДЕСЬ.
Я попробую ответить на вопрос: как быть, если все таки надо выполнять несколько задач? При этом буду говорить не про приоритеты, или продумывание процесса, а про состояние и режим работы.
Понятно, что работы разные нужны и работы разные важны. При этом любая работа это определенный набор задач, которые необходимо выполнить. Есть определенные процедуры, есть правила/регламенты, но в самих задачах есть нечто такое, что следует учесть, чтобы не палить из пушки по воробьям и не стрелять из рогатки по танкам. И это нечто, это есть характер самой задачи.
Часть первая: Предыстория (тезис)
Первый автор, кто обратил на это внимание - был Эдвард ДеБоно. И с присущей ему метафоричностью он придал каждой из задач образ обуви, в которой мы выполняем ту или иную задачу. Получилось красиво, "шесть пар обуви действия", но чего-то недоставало.
Такая цветовая дифференциация задач помогает правильно настроиться на выполняемую задачу и выполнить ее в максимально для этого эффективном режиме. Так "грязная и неприятная работа" может вызвать у вас приступ прокрастинации который можно долго лечить "джедайскими техниками" подбрасывая полена в любимый камин "прокрастинации". А можно образно одеть "коричневые башмаки", и вооружившись образом (силой метафоры) выполнить грязную работу быстро, чтобы не растягивать удовольствие.
Метафоры действия ДеБоно были настолько сильными, что я не удержался и добавил еще две пары обуви для действий, которых не хватало в системе Эдварда.
Часть вторая: Развитие темы или драматизация (антитезис)
Удивительным образом, за тысячи километров и на расстоянии десятка лет другой британец Мериам Белбин (известный по девяти ролям менеджеров) в своей книге "Как работать по-другому" предложил иную цветовую дифференциацию задач. Суть идеи все та же: по работе мы сталкиваемся с разными задачами и очень часто подходим ко всем ним без разбора как к работе, с одной установкой, одним настроем, а это не совсем правильно и совсем не эффективно.
Деление работы на задачи и их классификация была не такая метафоричная, зато пояснение цветовых решений были весьма занятные, абсолютно разной логикой появления цвета. Так "Оранжевая" работа - предполагает, что апельсин круглый, как и круглый стол, за которым она происходит, а "Желтая" работа - предполагает, что первая буква в слове "Yellow" напоминает развилку, требующую принятия решений. А с "Черной работой" вышла совсем беда, по соображениям политкорректности ее пришлось переименовать в "Розовую". (М.Белбин описывает, что пошел на этот шаг осознанно, чтобы его не осудили за то, что он на что-то там намекает и ущемляют в правах негров)
Занятно, что большинство цветов пересекаются, а иные, например синий цвет или розовый, вообще совпадают по своей сути и с этим нужно что-то делать, пора навестить в этом порядок.
Часть третья: Цветовая дифференциация задач (синтез)
Чтобы не было путаницы, автор концепции Гипермышления, предлагает синтетическую модель из девяти цветов.
Цвета имеют смешанную логику и вобрали в себя идеи Э.ДеБоно и М.Бакингема, чтобы внести ясность в характер решаемых по работе задач, чтобы вы могли выбрать подходящий режим работы, мотивацию и время.
Таким образом работу как сумму задач можно представить в виде разных цветных элементов и настроиться на каждый из них. Важно, что это позволит не только выбрать правильный настрой и режим работы, но и составить комбинации задач таким образом, чтобы учесть переключение внимания и психологическую инерцию. Также важно принять во внимание необходимое разнообразие работы, чтобы в задачах преобладали разные цвета и если какого-то цвета задачи нет, то обратить на это внимание и исследовать этот момент.
(с) ИП.
Москва, 2021
p.s.
Подробно описания задач вы можете прочитать ниже:
Синие задачи - задачи выполняемые по плану, когда известно что и как делать. Возможно под эти задачи формализованы, т.е. существует регламент выполнения.
Зеленые задачи - задачи выполняемые по ситуации, известна цель, есть правила и принципы. Здесь вы можете выбирать необходимые действия и то, как выполнять эти задачи.
Оранжевые задачи - это задачи выполняемые при взаимодействии с другими людьми. т.н. групповая работа, обсуждение, согласование, координация общих действий.
Белые задачи - задачи выполняемые с чистого листа. Это творческие задачи когда нужно что-то придумать, создать новое или скомбинировать по-новому известные элементы.
Серые задачи - это поиск и сбор данных по теме, формулирование и задавание разных вопросов, сбор ответов, оценка полноты и достоверности полученной информации.
Желтые задачи - это действия по принятию решений, т.е. разрешение неопределенности, оценка и выбор альтернатив, выработка решений в случае проблемной ситуации.
Бирюзовые задачи - это задачи по обучению, развитию навыков, приобретению нового опыта. Изучение лучших практик, извлечение уроков из ситуаций, рефлексия.
Красные задачи - это задачи обращенные на саму работу, задачи, процесс и эффективность ее выполнения. Здесь также важно понимание ценности, которую она создает для организации.
Фиолетовые задачи - это задачи, которые не принесли результатов здесь и сейчас. Это определенный задел на будущее из готовых решений, знаний, методов и технологий.