Интересный наблюдается парадокс: с одной стороны, компании требуют от сотрудников умения работать в режиме многозадачности (и даже пишут об этом в вакансиях). С другой стороны- из научпопа и дорогих семинаров большинство менеджеров знают: многозадачности не существует, она просто не предусмотрена физиологией мозга (Д.Каннеман и А.Тверски, Т.Компернолле, М.Шпитцер, В.Дубынин и др.). Уже, вроде и признанный авторитет российского менеджмента Александр Фридман провел посвященные этой проблеме программы для ТОПов (участники кивали головами, соглашались, записывали что-то). Но вот что-то пока не видно в организациях боссов, реально объявивших многозадачности "Джихад". Похоже на шизофрению? Обсудим.
Не первый десяток лет мы знаем, что:
- Т.н. «Многозадачность» — это лишь постоянное переключение между несколькими задачами, а не одновременная их отработка
- Время параллельного выполнения двух задач на 20% больше времени их последовательного выполнения
- Отвлечение 1 раз на 1 минуту от текущей задачи– это плюс 4 минуты ко времени ее выполнения (переключение между разными контекстами не происходит мгновенно, в первоначальную задачу требуется снова «войти»)
- Не важно, насколько «быстренько» и «по мелочи» Вы отвлекаете коллегу. Важен сам факт разрыва его рабочего контекста. И количество таких разрывов.
- В среднем, специалиста отвлекают от задачи 3 раза в час. Умножить на 4 минуты на «возврат в задачу». И умножить на 8 часов. Итого до полутора часов потерь времени в день!
- Результат «радикальной» многозадачности- много плохо сделанных задач
- Отвлечение от важной задачи на другие (менее значимые) всех демотивирует
- Утомляемость при параллельном выполнении задач в 2 раза выше, чем при последовательном.
- Ежедневная практика многозадачности = «истощенность» и быстрое выгорание сотрудников.
- Управление через чаты в мессенджерах «сжирает» около 2 часов рабочего времени исполнителей в день
- «Псевдо-Многозадачность» – следствие «кривого», планирования, менеджмента «хотелок», нехватки ресурсов и штата
Что может помочь выполнять показатели, не разрывая людей на части?
Путь первый, полуфантастический:
- «Перетрясти» бизнес-процессы. Понять, какие «съедают» время, не приближая нас к цели и за счет чего. "Отрезать" все лишнее и выкинуть, либо передать в другие структуры.
- Автоматизировать работу, не пожалев денег (экономия будет больше, но не сразу)
- Расширить штат, если никакие процессы урезать нельзя, передать их тоже некому, а увеличение количества часов в сутках не предвидится.
- Внедрить SCRUM, Канбан, жить по «Эджайл» и по здравому смыслу.
Путь второй, банальный, на вид. Но действенный:
- Улучшить планирование (задач, ресурсов, времени, стыковки процессов, взаимодействия с партнерами и т.д.)
- Определить приоритеты (можно ли от чего-то пока вообще отказаться, если «сделать сейчас» приведет к худшим последствиям, чем «сделать потом»).
Путь третий. Хорошо «привинчивается» к первым двум, простой и
бесплатный:
- Не отвлекать своих подчиненных от текущей задачи, если ситуация не критичная.
- Навести порядок в коммуникациях через рабочие чаты
Про третий путь- чуть подробнее, потому что его можно внедрять прямо
сейчас:
- Не «дергайте» сотрудников по мелким вопросам, если можете получить ответ самостоятельно, например, из корпоративных ресурсов или отчетов, которые у Вас уже есть, но в которых лень копаться («А какой у нас штат логистики?», «А сколько мы продали в аналогичном периоде прошлого года?», «Напомни, как зовут нового менеджера по закупкам?» и т.д.).
- Появился вопрос посерьезнее- назначайте встречу. Боритесь со спонтанным «хочу прямо сейчас!».
- Сокращайте количество рабочих чатов в мессенджерах. Ну или хотя бы не плодите новые источники отвлечения.
- Установите график реагирования на рабочий чат, почту. Например, раз в час. А по суперсрочным вопросам- приучайте людей созваниваться.
- Запретите «флуд» в чатах. Шутки, "мемасики" и публичный «срач» веселят народ, но если на все реагировать- посчитайте, какие суммарные потери времени ждут команду.
ВЫВОД:
Если Вы расплодили вокруг себя «многозадачность» и гордитесь этим- будьте готовы работать с последствиями. Думаете, «многозадачность» можно купить? Как выяснилось (Gallup, McKinsey, Deloitte), примерно 70% сотрудников в какой-то момент (1,5 - 3 года работы) готовы перейти на менее оплачиваемую работу, но с более четкими приоритетами в задачах, возможностью сосредоточиться на главном и работать по строгому плану без вечных «разрывов на части».
Учтем это.
Всем здравомыслия)