Рынок – практически синоним слова «конкуренция». Стать более конкурентоспособным – это возможность завоевать и удержать лидирующие позиции, иначе говоря – быть успешным. Одним из факторов, влияющих на конкурентность и успех, является оптимизация бизнеса и его процессов (в этом случае мы говорим об устойчивых отлаженных бизнесах, потому что на этапе старта определяющими будут другие факторы). Руководство таких компаний давно пришло к пониманию того, что оптимизация закупочных процессов и закупочной деятельности в целом (в особенности для производственных предприятий) обеспечивает долгосрочные, т.е. стратегические, преимущества — а значит, играет большую роль в видении и построении будущего компании.
Оптимизация закупок – это процесс организации и регулирования закупочной деятельности, которая позволяет снизить затраты на закупки, в том числе издержки на снабжение/обеспечение производства. «Идеальная» оптимизация достигается как за счёт прямых, так и косвенных факторов.
Управление закупками и снабжением: прямая оптимизация затрат
К возможностям «прямой» оптимизации затрат на закупку относятся:
- Снижение затрат за счет консолидации потребностей;
- Снижение затрат через эффективное управление запасами;
- Повышение эффективности закупок через автоматизацию тендерных процедур.
Консолидация закупок
Консолидация закупок – это сбор заявок от разных подразделений с последующей закупкой общего объёма требуемых товаров. Экономия достигается за счёт разницы оптовых и розничных цен – крупные закупки приносят больше выгоды. Ведь, кроме цен, оптовые поставщики могут предложить более удобные условия поставки. Такое решение отлично работает для компаний с большим количеством территориально-рассредоточенных подразделений (агро- и промышленные холдинги, строительные корпорации).
Автоматизация тендерных закупок
Оптимизация закупочной деятельности практически невозможна (и однозначно не так эффективна) без автоматизации. Часто её внедрение начинается с автоматизации тендерных процессов, что позволяет:
- учитывать все критерии (в том числе неценовые) при выборе поставщика (победителя тендера);
- формировать, хранить и использовать для принятия решений о закупках «историю» поставщика (факторы полноты и достоверности документации тендера, соблюдения условий поставок и контракта в целом и пр.);
- контролировать процедуры и полномочия для согласования тендерных заявок в соответствии с политикой компании в части классификации и делегирования закупок;
- контролировать соблюдение плана закупок;
- формировать отчеты и данные в реальном времени.
Автоматизация тендерных операций подразумевает налаженное взаимодействие с внутренними заказчиками (подразделениями и филиалами) и, как правило, централизованное управление закупочными процессами.
Автоматизация тендеров от APS SMART ускоряет время проведения тендера и заключения контракта на 50-75% и снижает затраты на заключение договоров и закупки в целом до 30%.
Управление запасами и логистика
Правильное управление запасами и поставками позволяет избежать излишних закупок (того, что уже есть на складе) и снизить затраты на логистическую составляющую: например, своевременное перераспределение ресурсов между филиалами, один из которых вынужден систематически закупать то, что хранится и не используется на другом, может оказаться более выгодным. Для принятия таких решений необходимо иметь сводные данные о потребностях и запасах в разрезе всех внутренних заказчиков.
Централизация закупок
Эффективное управление запасами и консолидация закупок обеспечиваются путём централизации закупочных функций. Централизация также повышает прозрачность операций. Иногда это может привести к созданию отдельной организационной структуры. Однако, это не означает тотального контроля «центра» – разным подразделениям могут быть делегированы различные полномочия в соответствии с их компетенциями: закупки сырья для производства, комплектующих для техники, услуг по обеспечению офисов и др. могут частично осуществляться отделами или филиалами в зависимости от объёмов и согласно утверждённому закупочному плану. Комплексная централизация управления закупками обеспечивает:
- мониторинг складских запасов на всех складах в реальном времени;
- быстрое согласование и консолидацию потребностей;
- максимальную эффективность и прозрачность тендерных процедур;
- учёт и контроль поставок и связанных расходов;
- фиксацию, единообразие и системность процедур и процессов закупки.
Понимание закупок как сквозного бизнес-процесса, увязанного с другими процессами обеспечения жизнедеятельности компании, даёт существенную итоговую экономию издержек и затрат.
Главными результатами централизации для целей стратегического управления и развития предприятия являются:
- Достоверное прогнозирование потребностей для составления плана закупок;
- Гибкое операционное управление закупками и снабжением в масштабе всей компании;
- Доступность необходимой информации для стратегического анализа и планирования;
- Построение целостной и функциональной системы управления взаимоотношениями с поставщиками (srm).
Опыт внедрения системы управления закупками APS SMART показывает, что экономия от рациональной централизации может составить десятки миллионов гривен в первый же год. Автоматизированная система SRM APS SMART предоставляет широкие возможности для управления закупками и поставщиками в масштабе всей компании.
Управление поставщиками. Роль SRM в оптимизации закупок
Один из аспектов управления взаимоотношениями с поставщиками, на котором базируется построение стратегии такого управления – это классификация и сегментация поставщиков. Разделение поставщиков на стратегических (тех, на ком «завязано» обеспечение основных бизнес-процессов) и «операционных» (замена которых не играет существенной роли) помогает правильно распределить функции и порядок взаимодействия лиц, ответственных за организацию и проведение разных закупок, обобщить и регламентировать закупочные процедуры, мониторить и своевременно реагировать на изменения в деятельности ключевых поставщиков.
Планирование закупок
Планирование проводится на основании планов производства и продаж, данных о закупках и их потреблении за прошлый плановый период, консолидированной информации о текущих потребностях и складских остатках. Бюджетирование закупок происходит с учётом данных финансового планирования (графика движения денежных средств), исходя из предполагаемой стоимости на основании информации о прошлых и текущих рыночных ценах. Годовой план закупок в автоматизированной системе является основанием для построения маршрутов согласования тендерной документации и контроля за закупками (их целесообразностью, своевременностью) и затратами на них. Отклонения от плана в предыдущем периоде становятся отправной точкой для оценки эффективности планирования и последующей оптимизации планируемых поставок по условиям (срокам, суммам и др.) и поставщикам.
Планированию бюджетов «посвящён» отдельный модуль системы APS Budget. В увязке с остальными возможностями системы управления закупками APS SMART он позволяет автоматизировать контроль за соблюдением закупочных планов и процедур, а также получать отчётные данные для анализа и корректировки.
Оптимизация отдела закупок
Нельзя говорить об успехе в оптимизации в отрыве от кадровой работы с персоналом закупок. «Оптимизацию персонала» можно проводить одним или несколькими способами одновременно:
- изменить (увеличить или сократить) количество сотрудников;
- пересмотреть (разделить, совместить, наделить полномочиями для согласования и делегирования) функциональные обязанности и/или организационную модель подразделения (структуру отдела);
- внедрить программу обучения (повышения квалификации);
- автоматизировать работу отдела.
Повышение квалификации специалистов по закупкам
Успешные компании уделяют большое внимание своим сотрудникам (простым закупщикам, менеджерам, управленцам закупок). К сожалению, нет высших учебных заведений, где бы учили «на закупщика», а обучение по специализированной международной программе (CIPS) доступно не всем. Поэтому внутрикорпоративное обучение специалистов (тренинги, курсы, семинары, участие в профильных мероприятиях) и постоянное повышение их квалификации – еще один важный аспект оптимизации процесса закупок на предприятии.
Аутсорсинг закупок
Заказчик торгов может делегировать проведение закупок стороннему подрядчику – например, при отсутствии у него тендерных специалистов. Конечно, все существенные критерии для проведения тендера в этом случае должны быть задокументированы. На аутсорс также могут быть отданы не все закупки, а только «непрофильные» для бизнеса – логистика, проведение ивентов, закупка маркетинговых материалов (POS), клининг и т.п. Это хорошо работает для сфер бизнеса, где есть часть основного бизнеса (например, торговля топливом), и есть часть вспомогательная (HoReCa на АЗС).
APS SMART поможет подобрать квалифицированных закупщиков в штат Вашей компании – или обеспечит профессиональный аутсорсинг Ваших закупок, в полном соответствии с требованиями, политиками и спецификой Вашего бизнеса.
