Итак, когда вы поняли каким, будет ваш отдел, нужно переходить к его структуре, ведь правильно выстроенные взаимодействия между сотрудниками и отделами, могут существенно сократить большое кол-во ошибок и ссор между ними.
Именно на этом этапе определяем сколько, в итоге у нас будет сотрудников, ведь именно от структуры зависит их количество. Как пример очень часто в компании становятся перед выбором универсальный менеджер (тот, кто будет собирать заявки и сам их оформлять, а может даже и выезжать на встречи) или вариант второй, при котором вы возьмете отдельного менеджера на сбор заявок и посещение клиентов, а другого на их оформление и контролем логистики.
Естественно, первый вариант менее затратный и сокращает число сотрудников минимум вдвое, но мое мнение, такой вариант далеко не эффективный. Не вижу смысла говорить про минусы первого, а лучше поясню плюсы второго варианта.
Первый значимый плюс: не так сложно найти замену. Давайте будем честны во многих фирмах обычно сильная текучка кадров. Заменить универсального менеджера, который оформляет заказы и приводит новых клиентов будет довольно нелегко, а вот найти их по отдельности значительно проще.
Второй плюс: если от вас ушел один из менеджеров, к примеру, который посещал клиентов, то второй, который был на оформлении заказов сможет подстраховать этих клиентов, что не позволит вам потерять значительную часть продаж.
Третий плюс: ваш второй менеджер, не отвлекаясь на оформление заказов, может все свое время посвятить подбору новых клиентов, что значительно скажется на их приросте!
Конечно, по факту плюсов еще очень много, да и вариантов схем, структур и видов взаимодействий тоже, поэтому при выборе структуры лучше все тщательно взвесить!
Взаимодействия между отделами (если у вас большая фирма) тоже должны быть продуманы и отрепетированы во время работы до идеала! Ведь именно от этого будет зависеть скорость и качество работы вашей фирмы. Я бы, конечно, рекомендовал всю структуру и взаимодействие выстраивать через CRM систему (но об этом, думаю, будет, отдельно несколько статей).
Ну и напоследок приведу небольшой пример, что может быть не так, при несогласованной работе между отделами. Отдел продаж может продать товар, а отдел закупок заказать его на два дня позже, чем нужно было для клиента и по приходу на склад, заказ мог быть распределен на более позднюю дату отгрузки, чем требовалось, в итоге клиент был отгружен сильно поздно и недоволен. Понятно что все заказы срочные и все в первую очередь отправить нельзя, но зачастую в таких ситуациях играет плохая согласованность между отделами. К примеру, в идеальной ситуации заказы могут быть разделены по статусам "важности" где на каждом этапе их по ним распределят и отгрузят. По итогу более важные заказы будут отгружены первыми!