5 проблем согласования документов в организациях
В организациях больших и малых периодически возникает задача согласования документов. Служебные записки, Заявки на отпуск, Заявки на командировки и закупку техники — любой бизнес-процесс движения документов в компании. Если в процессе участвуют только сотрудники компании, это внутреннее согласование.
В современном digital-мире есть много способов организовать подобные бизнес-процессы. Есть специальный софт, есть универсальные программы (Trello, Bitrix24, Листоход). В некоторых организациях до сих пор для любых согласований используют чаты Whatsapp или Telegram.
Кроме того, Бизнесу бывает необходимо согласовать договор или другой документ с заказчиком, подрядчиком или партнером.
Если внутри организации сотрудники могут “договориться” использовать любой подходящий инструмент, то с внешними контрагентами и их представителями — не всегда. Кто-то ждет договор на почту, кто-то в whatsapp, а кто-то присылает курьера. Подобные бизнес-процессы мы называем внешними согласованиями.
Также, при согласовании документов с сотрудниками других организаций, есть сопутствующие проблемы:
- коммуникация в разных местах (чатах, приложениях, информационных системах);
- фиксирования решений нет, приходится просматривать всю историю переписки, чтобы найти решение конкретного человека по вашему документу;
- нет удобного инструмента для поэтапного движения документа;
- непонятно, куда писать комментарии по документу, и где их потом искать;
- непонятно, какой финальный статус документа и где искать актуальную версию.
Мы поставили цель создать единую удобную среду для автоматизации процесса согласования любых документов. Внутри организации и вне ее. Простую в использовании и не требующую лишних телодвижений (и программ).
Что работает на данный момент
Так как основных кейсов — два (Внутреннее и Внешнее согласование), мы движемся, параллельно наращивая функции в двух направлениях.
Согласование внутри организации:
- Шаблоны маршрутов согласований.
- Онлайн-просмотр документа.
Согласование с внешними контрагентами:
- Можно запустить согласование документа внутри организации и добавить внешних пользователей (через email). Можно запустить согласование только для внешних пользователей.
- Хранилище документов на Яндекс.Облаке. Доступ по ссылке, действует ограниченное время.
Как работает Микро-СЭД (кратко о технологиях)
Само приложение с технической точки зрения представляет PWA на Vue 2 (сейчас мы проводим рефакторинг на Vue 3 и TypeScript с особым вниманием мобильной версии сайта).
На бэкенде PHP 8.0. и БД PostgreSQL, а для пользовательских файлов — S3 на Яндекс.Облаке.
Для связки с Битрикс24 мы адаптировали и опубликовали приложение в Маркетплейсе Битрикс24. Оно отвечает за список сотрудников и взаимодействие с CRM.
Сейчас Микро-СЭД доступен только как приложение для Битрикс24, однако в планах выпустить его как standalone веб-сервис.
История решения вопроса автоматизации согласований
Первая версия продукта для автоматизации согласований договоров внутри организации появилась в 2018 году. Сейчас это полнофункциональный продукт для коробочных Битрикс24. У него своя ниша, свои сценарии использования и типичный портрет клиента. Подробнее — страница у нас на сайте.
В новом приложении мы хотим уйти от ограничений “коробки” и от ограничений инфраструктуры Битрикс24.
При разработке Микро-СЭД мы учитываем опыт, накопленный за 3 года. При составлении списка функций опираемся в первую очередь на востребованные пользователями:
- светофор состояний;
- согласование с внешними пользователями;
- мобильная версия;
- интеграция с CRM;
- онлайн-просмотр документов;
- наглядный конструктор маршрута согласования.
Бизнес-результат: чего добились за полгода.
Первая версия вышла в конце мая 2021.
На данный момент мы имеем 38 коммерческих установок (через маркетплейс Битрикс24), из них 2 компании пользуются приложением ежедневно.
Удивительно, но несколько клиентов, которые ждали выпуска этого продукта, отказались его использовать по причине “Мало функций, мы ждали больше”.
Сейчас доступна 3 версия приложения, мы верим в успех. Также верим, что вернем потерянных клиентов.
Наше узкое место — мало обратной связи от пользователей. Мы проводим интервью с реальными и потенциальными клиентами, но их крайне мало.
Если вы желаете принять участие в интервью и обсуждении новых функций продукта, пожалуйста, напишите нам на microsed@intervolga.ru .
Что дальше? Идем на Запад, в Мобилки и Юридическую чистоту.
В следующем релизе мы сделаем англоязычную версию приложения. Мы предполагаем, что продукт будет полезен многочисленным малым бизнесам Европы, США, Латинской Америки.
Чтобы не повторять ошибок русскоязычной версии, мы сразу начали диалог с потенциальными клиентами и обсуждение их проблем в согласованиях документов.
Хотим уделить должное внимание юридической стороне вопроса. Мы планируем внедрить подтверждение решения по SMS.
Также на очереди расширенная коммуникация в рамках согласования (аналог чата или форума). Делаем адаптив для мобилок и улучшаем PWA.
Продукт получился технологичным и интересным. Приглашаем попробовать на https://microsed.bitrix24.site/ . Будем рады обратной связи, идеям и пожеланиям!
Полезные ссылки:
• Разработка и доработка проектов на 1С-Битрикс.
• Настройка интеграции с 1С любой сложности.
