У чиновников из Роструда и Роскомнадзора разные позиции на этот счет. Послушаете одних — оштрафуют другие. Этот спор разрешили суды еще в 2013 году. С тех пор позиция неизменна.
Позиция Роструда
В Роструде считают, что хранить копии личных документов работников можно, если сотрудник дал на то письменное согласие. Такую позицию впервые высказали чиновники в Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований за 2 квартал 2017 г. Придерживаются её в Роструде и сейчас. Об этом свидетельствуют многочисленные ответы на сайте Онлайнинспекция.рф. Последний ответ от 25 августа 2021-го звучит так.
Нормами действующего законодательства порядок ведения личных дел работников не установлен. Если Вы имеете в виду копии паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, о браке, документов об образовании, военного билета и т. д., то хранение копий указанных документов сотрудников в личных делах допускается только с их письменного согласия. В отсутствие письменного согласия сотрудников копии документов должны быть возвращены данным сотрудникам или уничтожены.
Не спешите следовать совету — Роструд при наличии согласия штрафовать, как видно, за то, что храните копии, не будет. При этом требования законодательства в области персональных данных находится в ведении другого ведомства — Роскомнадзора. Того самого, который сайты неугодные закрывает.
Позиция Роскомнадзора
В 2013 году начались масштабные проверки Роскомнадзора по персональным данным. Компании стали штрафовать за то, что они хранят копии документов сотрудников в их личных делах: паспортов, военных билетов, дипломов и т. д.
Крупные компании, такие как METRO Cash and Carry, Банк Русский Стандарт и т. д. пошли судиться. Логично, ведь тогда копии документов хранили буквально все и даже не задумывались, а надо ли.
В суде они все Роскомнадзору проиграли:
- постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013;
- постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013;
- постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013.
Проблема в том, что все эти годы кадровики собирали и хранили копии документов сотрудников по аналогии с госслужащими. Это на них обязательно оформлять личные дела, брать заявления о приеме на работу, приобщать к личным делам копии личных документов (Положение, утв. Указом Президента от 30.05.2005 № 609).
Работодатели, которые к госслужбе отношения не имеют, никогда не имели права хранить у себя копии личных документов работников.
Вот уже почти 10 лет практика не меняется. Роскомнадзор штрафует тех, кто хранит копии документов вне зависимости от того, есть ли согласие, и суды его поддерживают. Роструд продолжает настаивать, что нарушений в этом не видит и тем самым подводит работодателей к административной ответственности по части 1 статьи 13.11 КоАП. А это, на минуточку, штраф до 100 тыс. руб., а в случае повторного нарушения — до 300 тыс. руб.