С 1 сентября 2021 года отменили Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые обязывали дублировать записи из трудовых в личных карточках. Значит ли это, что от Т-2 теперь можно отказаться?
Зачем нужна Т-2
Личная карточка сотрудника — документ незаменимый. Там отражают всю информацию о сотруднике: от личной информации до кадровых событий.
Учитывая, что копии личных документов хранить даже с письменного согласия сотрудников опасно, личная карточка остается единственным регистром, где можно посмотреть всю информацию о сотруднике. Например, его образование, переподготовку и курсы. Ведь дипломы и удостоверения тоже хранить нельзя — Роскомнадзор нещадно штрафует.
Можно ли отказаться
До 1 сентября личную карточку вели в обязательном порядке по двум причинам. Первая — правила ведения и хранения требовали, чтобы записи из трудовых книжек дублировали в Т-2 и знакомили с ними работников под подпись. Вторая — воинский учет ведется именно по карточкам Т-2 (п. 23 Методических рекомендации Генерального штаба Вооруженных сил РФ от 11.07.2017).
Правила ведения и хранения трудовых книжек больше не действуют — вместо них новый Порядок (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н). В нем ничего о личных карточках нет. А вот в воинском учете ничего не изменилось — его по-прежнему ведем по личным карточкам Т-2.
Личные карточки однозначно нужно продолжать вести на военнообязанных сотрудников.
Что касается остальных сотрудников — формально можно личные карточки на них не вести. Оштрафовать за них не смогут — нет оснований. На сколько это целесообразно — решайте сами. На мой взгляд, отказываться от Т-2 преждевременно. Вспомните, если руководство требует в отделе кадров всю информацию о сотруднике, какой документ приходит в голову первым...