Каждый учебный центр должен вести сквозной учет — реестр выдачи всех удостоверений, организованный по порядку. Это огромный массив данных, с которым нужно работать и хранить его. Сначала мы вели все документы в Excel и Word, таблица постоянно усложнялась, появлялись все новые связи между листами — эта паутина данных была еще и очень уязвима: легко можно было что-нибудь стереть и потерять данные навсегда. Но мы придумали выход...
Мы решили создать свой программный продукт! «Атрию» можно назвать модернизированной Excel-таблицей, которая не имеет сбоев, хранится на сервере, к ней могут подключиться несколько человек одновременно и работать удаленно.
«Атрия» упростила наш документооборот и ведение реестра и ускорила изготовление удостоверений настолько, что мы можем выпускать от 1.5 до 3.5 тысяч документов в месяц!
Заказчик обучения заполняет заявку по выбранной программе, затем заявку нужно подгрузить в программу «Атрия», и человек автоматически зачисляется в нужную группу. Далее методисту нужно выбрать нужного студента и нажать на кнопку «Печать» - и «Атрия» все сделает сама: подготовит все необходимые формы удостоверений, документы, журналы, протоколы, которые требуются законодательством! Методисту остается только нарезать и заламинировать удостоверение, наклеив фотографию.
С помощью этого программного продукта мы полностью исключили рукописную работу и автоматизировали основные процессы — присвоение номеров и дат.
В программе есть конструктор удостоверений, поэтому мы быстро можем переделать документ, когда меняются требования законодательства или появляется новое направление обучения.
Еще одной фишкой «Атрии» является присвоение QR-кода, при сканировании которого можно проверить, кому принадлежит удостоверение, посмотреть программу обучения и ее продолжительность. Таким образом мы защищаем компанию от мошеннических действий.
«Атрия» в разработке 3,5 года, и сейчас мы готовим внедрение новых технологий в этот программный продукт.
Такая программа может стать незаменимым помощником для любого учебного центра, который хочет ускорить внутренние процессы и исключить ошибки.