При взаимодействии между юридическими и физическими лицами случаются ситуации, когда другая сторона требует возврата товара. Причины и ситуации могут быть разными. Отношения с физическими лицами регулируются Законом о защите прав потребителей. В нем четко прописан повод для возврата товара, его замены и т.п.
Отношения между юридическими лицами регулируются Гражданским кодексом РФ и заключенным договором. Возврат возможен в случае поставки товара ненадлежащего качества или при нарушении условий договора.
При выставлении претензии в первую очередь опираются на положения заключенного договора.
После подготовки всех необходимых бумаг производится возврат товара или его замена. В 1С предусмотрены специальные шаблоны, отражающие эти операции.
Рассмотрим, как происходит этот процесс в 1С ERP.
Содержание
1. Оформление возврата от контрагента
2. Дополнительная информация
3. Оформление возврата на основании документа реализации
4. Планирование возвратов
5. Оформление по заказам и по приемке
6. Задание ответственным лицам
7. Претензия
8. Заключение
1. Оформление возврата от контрагента
Для того, чтобы в системе зарегистрировать возвраты товаров от клиентов достаточно оформить документ, который так и называется «Возврат товаров от клиента». Для этого дополнительно никаких функциональных опций включать не нужно.
Если предприятию требуется планировать такие возвраты и согласовывать их, то следует предварительно в настройках системы НСИ и администрирование включить опцию, что фирма принимает заявки от клиентов на возврат.
Если требуется просто оформить фактический возврат клиентом, то достаточно создать «Возврат товаров от клиента». Оформить его можно следующими способами:
- Из списка в разделе «Продажи»
- Через заявку на возврат.
В первом случае следует выбрать раздел «Документы продажи» (ДП), внутри него — соответствующий вид операции «Возвраты товаров от клиента» (ВТК) через кнопку «Создать». Тогда откроется новый акт.
В открытом окошке необходимо заполнить на вкладке «Основное» информацию о клиенте, контрагенте, соглашении, по условиям которого возможен возврат. А также выбрать организацию, склад и условия компенсации.
На вкладке «Товары» по кнопке «Добавить» выбрать товар к возврату, указать его характеристики, цену, количество, стоимость, ставку и сумму НДС и др. Также можно по кнопке «Заполнить» подобрать товары по распоряжениям/ордерам, добавить из ДП, загрузить из внешнего файла и т.п.
На заметку: чтобы было удобно работать с большим количеством номенклатуры, рекомендуем пользоваться «горячими клавишами» клавиатуры. Это могут быть сочетания клавиш — Ctrl+C, Ctrl+A, Ctrl+V – или отдельные клавиши Ctrl или Shift.
Стоимость, по которой производится возврат товара, определяется на основании настроек программы. У конкретных товаров можно заполнить себестоимость через одноименную кнопку. Даны два варианта заполнения:
- Определяется из документа продаж
- Или равна сумме в данной строке.
В первом варианте возврат осуществляется по себестоимости, указанной в акте реализации. Во втором случае происходит практический выкуп товара по цене продажи.
Также возможно указать себестоимость вручную. Для этого должна быть настроена валюта управленческого учета в разделе «Настройка НСИ и разделов». В противном случае, если цены на данный товар не зарегистрированы, появится сообщение об этом.
2. Дополнительная информация
На вкладке дополнительно отражается информация об ответственном лице, сделке, подразделении, контактных и иных данных. Через кнопку «Печать» можно распечатать:
- Возврат от клиента,
- Задание на размещение товаров,
- Заявление на возврат товаров.
Через гиперссылку «Реквизиты печати заявления на возврат» заполняются данные о покупателе, причине возврата, паспорте.
Через кнопку «Дт Кт» можно увидеть проводки – информацию как отразилась операция в регламентном учете.
В 1С: ERP Управление предприятием есть возможность вести учет в международном формате. Соответственно, по кнопке «Dr Cr» можно увидеть отражение операции в международном учете, если таковой ведется в организации.
Клавиша «ЭДО» позволяет оформить электронный документооборот. По соответствующей кнопке можно ввести на основании документа возврата:
- Задание,
- Заявку на расходование ДС,
- Поручение экспедитору,
- Претензию клиенту,
- РКО,
- Списание безналичных ДС
и другие.
После того, как заполнены все поля и распечатаны требуемые акты, по кнопке «Провести и закрыть» окно закроется, а операция отразится в регламентном учете.
3. Оформление возврата на основании документа реализации
Для создания возврата товара на основании документа реализации (ДР) следует выделить нужный документ в списке, затем нажать кнопку «Создать на основании» и в открывшемся окошке выбрать операцию возврата.
Аналогично созданию нового заполняются необходимые поля.
Обратите внимание, что на вкладке «Основное» в поле «Компенсация» можно выбрать ее вид:
- вернуть денежные средства или
- оставить в качестве аванса.
Этот выбор доступен после заполнения сведений о возвращаемом товаре.
Первый вариант приводит к формированию акта «Списание безналичных денежных средств». Благодаря ему учитывается процесс возврата денег контрагенту.
Во втором случае денежные средства не возвращаются, а учитываются как аванс контрагента по иной операции. Это может быть предоплата по другой поставке или заказу. В любом случае данная операция уменьшает задолженность контрагента перед организацией.
4. Планирование возвратов
Для планирования и учета возвратов продукции от контрагентов используется «Заявка на возврат от клиента». Создать его можно как из списка документов в меню «Продажи», так и на основании ДР. Заполнение полей в последнем случае производится автоматически на основании ДР. Здесь важно определить способ компенсации. В данном случае возможны следующие варианты:
- Заменить товары,
- Вернуть ДС,
- Оставить в качестве аванса.
Последние варианты описывали выше. А вот первый – замена товара – приводит к появлению вкладки «Заменяющие товары». На ней нужно указать какие товары в каком количестве и по какой стоимости предоставляются в качестве замены.
На вкладке «Возвращаемые товары» ставится «галочка» при выборе поступления одной датой. На вкладке «Заменяющие товары» отмечаются желаемая и реальная даты отгрузки. Проставляется «галочка», если планируется отгрузка одной датой.
На вкладке «Доставка замены» отображается способ доставки:
- Самовывоз (с нашего склада),
- Наша транспортная служба до клиента,
- Наша транспортная служба до перевозчика,
- Перевозчик (с нашего склада),
- На усмотрение транспортной службы.
И вводится адрес доставки, который будет отображаться при печати.
Из этой формы можно распечатать «Заявка на замену».
В рассматриваемом документе над табличной частью можно проставить статус:
- На согласовании,
- К возврату,
- К выполнению,
- Выполнена,
- Отклонена.
Соответственно, с заявкой можно работать и отражать внутрифирменное согласование. Если у заявки установлен статус к возврату, то такой документ будет являться распоряжением на оформление фактического возврата. Следовательно, следует оформлять «Возврат товара от клиента».
Если установлен статус на согласовании, то необходимо кликнуть на ссылку «Согласование». В открывшейся форме вбить текстовое сообщение и активировать процесс согласования. Здесь же можно по соответствующей кнопке посмотреть карту маршрута бизнес-процесса.
Когда заявка согласована, можно из этой формы по соответствующей кнопке «Создать документ на основании» открыть форму «Возврат товаров от клиента».
Здесь автоматически будут заполнены поля, сообразно оформленной заявке, уменьшен долг клиента. Есть возможность прикрепить файлы, например, отсканированный ДР или результат рассмотрения претензии.
По кнопке «Провести и закрыть» данные сохранятся и отразятся в регистрах учета.
5. Оформление по заказам и по приемке
Создать возвратный документ на основании заявки можно еще одним способом.
В меню «Продажи» выбрать в разделе «Оптовые продажи» подраздел «Возвраты к оформлению». В открывшемся окне появится список заявок на возвраты. Выделив соответствующую заявку, следует нажать на клавишу «Оформить по заказам».
Благодаря этому действию откроется окошко с созданием документа «Возврат товаров от клиентов». В нем уже будут заполнены все соответствующие поля из заявки.
Клавиша «Оформить по приемке» используется для возврата на тех складах, где применяется ордерная схема.
В этом же окне есть клавиша «Состояние выполнения», при нажатии на которую откроется информация по заявке.
В ней отражена задолженность клиента, состояние процесса возврата, обеспечение и прочие сведения по конкретной заявке.
По гиперссылке «Оформленные возвраты» можно попасть в «ДП». В нем через настроенный фильтр по виду документа можно сделать выборку только возвратных актов.
6. Задание ответственным лицам
На основании документа возврата можно сформировать задание ответственному лицу. В нем указываются, собственно, само задание, предмет, исполнитель, важность, сроки выполнения.
Есть текстовое окно для пояснений. Отображается дата и время начала работы над заданием. Также можно установить «галочку» для выбора проверяющего выполнение задания. Здесь также есть возможность прикрепить файлы. По кнопке «Стартовать и закрыть» задание размещается и начинается отсчет срока выполнения.
7. Претензия
Претензия – это акт, который оформляет контрагент при нарушениях условий поставки или несоответствии качества товара. Поводом для претензии могут быть:
- Нарушения сроков поставки,
- Несоблюдение объемов,
- Нарушения целостности упаковки,
- Пересортица,
- Дефекты продукции,
и другие нарушения.
При крупных нарушениях претензия представляет собой шаг перед подачей искового заявления в Арбитражный суд. При хороших коммерческих взаимоотношениях претензия представляет собой договоренность между юридическими лицами об исправлении нарушений или недостатков продукции.
Какой-либо установленной формы претензии не существует. Главное, в претензии должны содержаться данные о контрагентах, об условиях договора, которые были нарушены, требования о замене, возврате товаров или взыскании денежных средств, сроки устранения нарушений и т.д.
В 1С ERP при создании заявки на возврат или непосредственно возвратного документа можно оформить претензию клиента.
В меню «Продажи» в разделе «Оптовые продажи» в подразделе «Документы продажи (все)» следует выделить нужный документ. Далее нажать на кнопку «Создать на основании» и выбрать «Претензия клиента».
В открывшемся окне проставить статус:
- Зарегистрирована,
- Обрабатывается,
- Удовлетворена,
- Не удовлетворена.
На вкладке «Основное» заполнить поля с наименованием клиента, описанием претензии, причиной возникновения, ответственного и виновного сотрудника.
На вкладке «Результаты рассмотрения», соответственно, приводится решение по данному вопросу. На вкладке «Участники» определяется список участников для оперативной работы по данной претензии и прописываются их роли.
Роли могут быть различными:
- Влиятель,
- Клиент,
- Конкурент,
- Поставщик,
- Решатель.
После заполнения данных возможна печать через соответствующую кнопку.
На основании созданной претензии можно по клику на гиперссылку «Взаимодействие» создать по этому поводу встречу, запланировать мероприятие, звонок, отправить сообщение или письмо.
Также здесь возможно прикрепление файлов.
8. Заключение
Итак, в статье подробно изложен процесс оформления возврата товаров от контрагентов. Обратите внимание, что с целью планирования работы по претензиям и возвратам рекомендуется пользоваться заявлениями на возврат. На основании их можно ввести и отследить все операции по рассмотрению, согласованию, возврату или замене товаров. А также по возврату денежных средств или учету их в качестве авансов по другим поставкам.
Тинькофф Платинум — кредитная карта с лимитом до 1 000 000 ₽. Оформить можно онлайн, нужен только паспорт. Если оформить по моей ссылке, вы получите бесплатное обслуживание навсегда
Tinkoff Black — дебетовая карта с кэшбэком. Зарабатывайте деньги, а не бонусы. Если оформить по моей ссылке, вы получите бесплатное обслуживание навсегда
Счет для бизнеса в Тинькофф — открытие и обслуживание счета от 0 ₽. Если оформить по моей ссылке, вы получите 3 месяца обслуживания бесплатно
Кредит наличными от Тинькофф — без справок о доходах и поручителей. Если оформить по моей ссылке, вы получите повышенный кредитный лимит
Инвестиции — откройте брокерский счет в Тинькофф за 5 минут без визита в офис. Если оформить по моей ссылке, вы получите акцию до 4 000 ₽
