Кадровый учет неразрывно связан с множеством документов и “бумажной волокитой”. Разгрузить кадровых сотрудников, уменьшить объемы архива призван электронный кадровый документооборот.
По статистике, на одного работника выпускается свыше 15 документов в год. Эта цифра может достигать 80 и более. К числу такой документации относится приказ о трудоустройстве, переводе, отпуске, командировке, поощрении, повышении заработной платы, взыскании, увольнении. Дополнительно по предприятию могут выдаваться инструкции по пожарной безопасности, различные положения, распоряжения.
В чем суть перехода на электронные кадровые документы?
Электронные кадровые документы — цифровые аналоги бумажных. Они заменяют документы, оформленные на традиционных носителях, то есть дублировать их на бумаге не нужно.
При внедрении на предприятие электронного документооборота, работа с документацией сводится к следующему алгоритму (пример):
Кадровая служба формирует электронный документ, подписывает его ЭЦП (подходит "флешка для налоговой"), далее направляет через личный кабинет в сервисе либо прямо из 1С или другой системы электронный документ сотруднику. Ему на почту приходит уведомление о том, что в его адрес поступил электронный документ.
При этом сотрудник для подписания электронных документов может использовать мобильное приложение ЭДиН и мобильную электронно-цифровую подпись операторов А1 или МТС.
Это один из примеров схемы работы с использованием электронного документооборота в кадрах.
Какие выгоды от перевода кадрового документооборота в электронный вид?
В кадровом документообороте участвуют абсолютно все сотрудники в организации. Поэтому выгоды для каждого участника могут быть свои.
Для руководства компании:
- Сокращение затрат на оформление кадровых документов.
- Быстрый сбор юридически значимых документов.
- Снижение рисков по штрафам и репутационным рискам.
Для кадровой службы
- Снижение трудозатрат и высвобождение времени.
- Возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, SAP и любой другой.
- Онлайн-контроль за подписанием документов сотрудниками.
- Быстрая передача данных в бухгалтерию для расчетов.
- Надежное хранение электронных документов.
Для сотрудников
- Подписание документов с компьютера или смартфона.
- Получение и отправка в удобное время без необходимости обращаться в отдел кадров.
- Оперативный поиск личных документов в кабинете ЭДиН.
С чего начать компаниям, которые планируют переход на кадровый ЭДО?
Как правило, внедрение кадрового электронного документооборота происходить в несколько этапов.
Ниже пять шагов для перехода на электронные кадровые документы.
1. Определите ответственного за внедрение ЭДО со стороны компании. Со стороны ЭДиН за вами будет закреплен персональный менеджер.
2. Выберите, какие типы документов (приказы, заявление или другие) в первую очередь хотите перевести в ЭДО.
3. Мы вместе протестируем отправку нескольких видов документов через веб-версию, 1С и мобильное приложение ЭДиН. Проведем обучение.
4. Настроим интеграцию с 1С либо с другой системой.
5. Планомерно переводите в электронный вид все запланированные виды документов и подключаете остальных сотрудников.
Для правильного перехода на ЭДО понадобится подготовить нормативно-методическую базу: создать положение об электронном документообороте, положение по использованию ЭЦП и при необходимости внести изменения в коллективный договор и другие локальные нормативные акты, составить соглашения об ЭДО с сотрудниками.
