Не у всех есть возможность устанавливать свое собственное расписание на день. Но даже если вы работаете на традиционной работе, вы можете распределить свои задачи так, чтобы получать больше от своего рабочего времени.
Описываю ключевые инсайты из книги «Таймхакинг: Как наука помогает нам делать всё вовремя» для оптимизации своего ежедневного графика, чтобы делать больше и соблюдать баланс в своей жизни.
«Выбор определенного времени - это еще не все, но это важно». - Даниэль Пинк «Таймхакинг: Как наука помогает нам делать всё вовремя»
Следование своим биоритмам
Какое отношение биологические ритмы имеют к вашему стремлению составить идеальный распорядок дня?
Исследования показывают, что время суток, которое вы выбираете для выполнения задачи, составляет 20% разницы в производительности. При прочих равных, вы будете выполнять задачу днем на 20% хуже, чем точно такую же задачу утром (если вы жаворонок).
80% населения испытывают общие колебания энергии и настроения в течение дня: энергия и настроение имеют тенденцию повышаться утром, уменьшаться во второй половине дня и снова слегка повышаться ближе к вечеру. Этих людей называют жаворонками.
Остальные двадцать процентов людей - совы. Они испытывают тот же паттерн, но смещенный позже и в обратном порядке: энергия и настроение у сов, как правило, умеренные днем, низкие ранним вечером и самые высокие поздним вечером и ранним утром.
Даниэль Пинк в своей книге «Таймхакинг: Как наука помогает нам делать всё вовремя» называет эти этапы дня - пиком, спадом и восстановлением. Они имеют основополагающее значение для оптимизации ежедневного графика и достижения максимальной продуктивности.
Пик
Пиковый период - это когда ваша энергия и внимание максимальны. Это когда вы лучше всего справляетесь с аналитической работой, требующей сосредоточенности и бдительности.
Если вы программист, решите сложную задачу кодирования, требующую концентрации. Если вы писатель, это лучшее время, чтобы сесть и написать или отредактировать свою работу.
Нельзя позволять рутинным задачам занять ваше пиковое время. Насколько это возможно, защищайте свое пиковое время для важных задач и глубокой работы, требующей большой концентрации.
Спад
Период спада - это когда у вас самый низкий уровень энергии. Вы чувствуете себя усталым и расфокусированным. Вы начинаете прокрастинировать и залипать. Жаворонки обычно чувствует это в послеобеденные часы.
Попытки сосредоточиться на важных задачах в течение вашего спада энергии - это путь к разочарованию и усугублению умственной усталости.
Время спада - это прекрасное время для того, чтобы делать необходимые, но не главные задачи. Те, в которых качество не имеет значения, и которые оцениваются "выполненно / невыполненно". Например, обработка почты или отправка отчетов. Также, это хорошее время, чтобы сделать перерыв, выйти на улицу, выпить кофе с другом или просто пойти вздремнуть.
Восстановление
Период восстановления - это когда ваша энергия и внимание не на пике, но вы все-таки можете сосредоточиться. Скорее всего, вы не чувствуете такой концентрации, как во время пика, но вы также не чувствуете себя вялым.
Исследования Пинка показывают, что люди наиболее креативны в период восстановления сил. Вместо того, чтобы просто выполнять ту же работу, которую вы выполняете в пиковые часы, но медленнее и немного хуже, попробуйте переключиться на задачи, требующие анализа и творчества.
Если вы писатель, это хорошее время для мозгового штурма, когда можно продумать сложную главу или придумать новые идеи. Если вы программист, используйте это время для изучения проблемы, для которой вы не смогли найти решения, или потратьте время на сторонний проект, чтобы попробовать что-то новое.
Соответствие задач вашей энергии
Этот энергетический паттерн объясняет, почему профессиональные скрипачи много тренируются утром, отдыхают после обеда, а затем еще немного тренируются по вечерам. Они используют часы максимальной энергии.
Вместо того, чтобы изматывать себя в часы с самым низким уровнем энергии, они делают перерыв, чтобы подзарядиться, и вечером возвращаются более свежими. Вы можете сделать что-то подобное со своим собственным распорядком дня.
Когда задачи соответствуют нашему уровню энергии, нам гораздо легче жить и работать.
Когда мы начинаем думать о своем графике с точки зрения энергии - пика, спада и восстановления - а не своего времени, становится очевидно, что не все часы равны. Час пикового времени стоит больше, чем час времени спада энергии.
Благодаря этому пониманию, вы сможете создавать себе продуктивное раписание, и всегда знать, что ответить, когда кто-то хочет созвониться с вами в 9 утра или устроить мозговой штурм после обеда.
Вы можете начать блокировать свои пиковые часы для самой важной работы вместо того, чтобы заполнять их встречами, а после, в часы спада, истощать себя сложными задачами.
Определение собственного энергетического паттерна
Мне тоже нравится вдохновляться распорядком дня других людей, но заимствовать его полностью не имеет смысла, ведь у каждого из нас свой биологический ритм. Лучше првоести необольшое само-исследование и определить свой.
В книге Д.Пинка есть удобный трекер Daily When Tracker, который помогает отследить уровень своей энергии в течение дня, и найти свой энергетический паттерн.
Попробуйте отслеживать свою энергию с помощью этого трекера в течение недели. Установите таймер на каждые 90 минут. Когда таймер сработает, поставьте отметку от 1 до 10, чтобы отразить, насколько энергичным или сконцентрированным вы себя чувствуете. Вы можете увидеть некоторые личные отклонения от общей картины. Например, спад может случиться ранее в течение дня, а восстановление может начаться позже.
Я отслеживала свою энергию в течение дня вместе с трекингом деятельности, о котором я писала в статье про управление энергией. В результате, я поняла свой паттерн (ближе к жаворонку) и выявила дела, которые приносят мне энергию, и те, что забирают ее у меня.
Разница расписаний для жаворонков и для сов
Если вы выяснили, что вы - жаворонок, как и большинство людей, то вам стоит настроить под это свое расписание. Научитесь вставать как можно раньше, чтобы иметь больше времени для важных дел пока весь мир еще спит.
- Пиковые задачи лучше ставить на самое утро.
- Задачи для времени спада можно поставить после обеда.
- Задачи на время восстановления в 16-17 часов, когда происходит новый всплеск энергии.
Для сов, все наоборот. Их, на самом деле, не так уж и много, большинство людей - жаворонки со сбитым режимом сна. Но если вы выяснили, что являетесь совой, тогда не стоит насиловать себя ранними пробуждениями.
- Вы можете вставать как вам удобно (в 11-14:00).
- Сначала делать несложные задачи для времени спада.
- Затем задачи для времени восстановления.
- И к вечеру (с 22-23:00) заниматься пиковыми задачами.
Атрибуты идеального расписания
Дневные тематики
Если поанализировать свою энергию чуть дольше, вы можете увидеть и другие закономерности. Например, вы можете заметить, что выполняете большую часть аналитической работы в начале неделе, проводите больше встреч в середине, а в конце недели вы больше посвящаете себя учебным задачам.
В таком случае, назначение дневной тематике может стать для вас продуктивным подходом. Я использую этот вид планирования уже около года, и в целом, мне нравится. Я попробовала разные варианты: разделение дней по проектам (учеба, бизнес, блог, семья..), разделение дней на половинки по проектам и т.д.
Сейчас я решила попробовать назначать тематики дни не по разным проектам, а по типу деятельности: планирование, администрирование, исследование и письмо (для блога), глубокая работа (для сложных задач), обучение, семейные дела.
Фильтры задач по уровню энергии
После того, как вы знаете свой энергетический паттерн, нужно начать классифицировать свои задачи по требуемому уровню энергии. Вот список примерных задач для категорий:
- Пик: аналитическая работа, требующая внимания и бдительности.
- Восстановление: работа с идеями или обучение, требующие сосредоточенности и творчества.
- Спад: работа, которая не требует сосредоточения или внимания, но ее все же необходимо выполнить.
Я использую тэги для задач по этим трем категориям в моем Todoist'е. Это позволяет увидеть все задачи по выбранной категории из разных проектов, и я могу планировать их распределяя по дням недели.
Планирование времени для отдыха
Мне сложно оторваться от работы для перерывов на отдых. Но исследования неизменно показывают, что перерывы помогают восстановить внимание и мотивацию, укрепляют память и способствуют обучению и креативности.
Включение перерывов в ежедневный распорядок дня - один из наиболее эффективных способов повышения продуктивности, особенно, когда нужно сделать важные дела за короткое время, а вам не хватает сосредоточенности.
Отдых нужно выбирать в зависимости от типа энергии, которую вам нужно восстановить. Я писала об этом в посте про прокрастинацию. Есть разные способы делать перерывы:
- Микроперерывы: короткий отдых для глаз и тела.
Для отдыха глаз, можно смотреть вдаль каждые 20-30 минут. Для поддержания водного баланса, можно прерываться на питье воды. Для отдыха тела, можно сделать короткую расстяжку.
- Физический отдых: движения, прогулки.
Можно сделать небольшую зарядку или сходить на 5-минутную прогулку каждый час работы.
- Ментальный отдых: прогулка на природе, медитация, дыхание.
Прогулки на природе оказывают положительное влияние на мозг. Можно гулять в местном парке пару раз в день, выгуливать собаку или даже просто посидеть на лавочке на улице (это все же лучше, чем внутри).
Можно помедитировать. И это необязательно должна быть долгая сессия - достаточно пары минут. Также, можно просто контроллируемо подышать в течение минуты. Это снижает уровень стресса и обостряет восприятие.
- Социальный отдых: краткие беседы, сообщения.
Социальные связи положительно влияют на здоровье и производительность. Можно написать или ненадолго позвонить кому-нибудь, чтобы поддержать вашу связь или выразить благодарность. Или можно запланировать прогулку с кофе с другом или коллегой, с которым вам нравится общаться.
Очень легко глубоко погрузиться в работу и совсем забыть о перерывах. Поэтому стоит планировать перерывы на отдых в своем расписании, чтобы периодически восстанавливать свою энергию.
Я создала повторяющиеся задания на "отдохнуть", и каждый раз анализирую, какой вид сил мне нужно восстановить, а затем выбираю задачи для восстановления именно нужного вида энергии.
Дневной сон
Короткий дневной сон может стать суперсилой продуктивности, если его сделать правильно и в нужное время.
Он может стать мощным способом выбраться из своего энергетического спада и настроиться на еще более продуктивное восстановление.
Чтобы спланировать идеальный сон, нужно найти время своего максимального спада энергии. Он будет происходить примерно в одно и то же время каждый день, вы увидете это из своего трекера энергии. На это время и нужно запланировать дневной сон.
Для сна, нужно создать спокойную, тихую и желательно темную обстановку. Можно заранее выпить чашку напитка с кофеином - ему требуется около 25 минут, чтобы попасть в кровь, поэтому вы начнете ощущать эффект, как раз, когда настанет пора просыпаться.
Идеальный сон длится от 20 до 30 минут, поэтому можно поставить будильник на 25 минут. Сон более 30 минут дает большую вероятность ощущения вялости, т.к. тело уже начало готовиться к более длительному и глубокому сну. А сон менее 20 минут не дает всех преимуществ дневного сна.
Время в запасе
Если сделать на день слишком жесткий график, он становится хрупким. Малейшая задержка может повлиять на все тщательно разработанные планы, оставив вас опаздывать везде и создав постоянный стресс и подавленное состоянии. Поэтому имеет смысл создать буферное время (запас) в своем ежедневном расписании.
- Встречи - это наименее гибкое занятие в расписании. Чем меньше встреч вы оставите в своем расписании, тем больше у вас будет запаса для управления неожиданными событиями в своем дне.
Проанализируйте свои встречи, особенно повторяющиеся. Оставьте только те, что точно необходимы и не могут быть выполнены асинхронно в письменной форме. Эти необходимые встречи стоит запланировать на не пиковые часы и вне тематических дней. Можно попробовать назначить их все на один день недели.
- Еще один способ добавить запас в свой график - это сократить количество важных задач на день. Оставьте только одну самую важную задачу (также, этот метод известен как «Съесть лягушку на завтрак»).
Для приоритизации, спросите себя, что вам нужно сделать, чтобы считать этот день продуктивным. Эта задача должна быть четко определена и выполнима за 1-2 часа. Ее стоит выполнять в свои пиковые часы.
В большинстве случаев вы сможете выполнить больше, чем просто одну важную задачу, но если все пойдет не по плану, вы все равно сможете считать день успешным.
Вывод
Чувство непродуктивности - неизбежная часть человеческого существования. От него не избавиться, ведь оно обусловленно нашей физиологией. Биологические ритмы влияют на нашу продуктивность.
Принятие этого факта позволяет грамотнее планировать свои дела и быть продуктивнее, при этом не насилуя себя работой, когда нет сил. Это дает понимания необходимости перерывов для здоровья и эффективности, и снимает чувство вины за отдых в середине дня.
Не существует идеальных графиков дня, существует только тот, что подходит для вас. Определив свой энергетический паттерн, вы можете создать себе идеальный и индивидуальный график, который позволит наслаждаться жизнью на пути к свои целям.
Я полностью переделала свой график, основываясь на своей энергии. Пока рано говорить о результатах в цифрах, но я заметно реже чувствую себя подавленной и виноватой за непродуктивность в «рабочее время».
Подписывайтесь на мой телеграмм-канал «life as a project», где я публикую больше материалов о дизайне и управлении своей жизнью, и скачивайте мою книгу «Дизайн жизни».